Van Marcke is een gespecialiseerde groothandel die de distributie verzorgt van badkamers, keukens, verwarmingsinstallaties, sanitair en installatiemateriaal, evenals duurzame oplossingen voor water en warmte. Het bedrijf is marktleider in België en Luxemburg. De groep telt ongeveer 1.600 medewerkers (waarvan ongeveer 1.200 in België), 19 toonzalen in België, Luxemburg en Frankrijk en 132 winkels wereldwijd voor professionele klanten. Het bedrijf investeerde ook 75 miljoen euro in een revolutionair nieuw distributiecentrum van ongeveer 90.000 m² in het hoofdkwartier in Kortrijk.

Voor het transporteren van producten van en naar de winkels doet Van Marcke een beroep op externe diensten maar ook op een eigen vloot van vrachtwagens en bijhorende chauffeurs. “Sommige van onze producten – douchepanelen, badkuipen, jacuzzi’s … – passen nu eenmaal moeilijk in een standaard vrachtwagen”, verklaart Stijn Hoegaerts, IT-directeur bij Van Marcke, “daarom hebben we ook eigen vrachtwagens, uitgerust voor een optimaal transport van alle mogelijke producten.”

Magazijnbeheer en logistiek voorspelbaarder en transparanter maken

Voor het beheer van magazijn en logistiek gebruikte Van Marcke tot voor kort nog altijd een systeem met bedrijfseigen software. Die omgeving was dringend aan vernieuwing toe, om te kunnen beantwoorden aan de eisen van vandaag. “We moesten evolueren naar een omgeving die met name onze verwachtingen rond voorspelbaarheid en transparantie kon invullen. Vandaag kan je niet meer zonder: zowel de klanten als de eigen werknemers verwachten dat ze tijdig op de hoogte worden gebracht van beschikbaarheid en levering, zoals ze dat gewend zijn in hun dagelijkse leven”, aldus Stijn Hoegaerts. Van Marcke koos voor een SAP-omgeving, die voldoende open standaarden en interfaces biedt om inzicht te verschaffen aan de buitenwereld en aan andere systemen.

Bovenop de criteria voor meer openheid was Van Marcke ook op zoek naar een systeem dat de levering van producten sneller kon registreren en verwerken. “Vroeger moesten chauffeurs vaak verzendnota’s laten tekenen door de klant en het gehandtekende formulier nadien inscannen en doorsturen naar de administratieve diensten. Maar op die manier verloren we soms twee dagen tussen het moment van levering en de verwerking in het administratieve systeem. Dat is enorm veel voor een bedrijf dat pas factureert op het moment dat de goederen echt bij de klant staan. Zeker gezien het hoge aantal leveringen per jaar had dit ook een impact op onze ‘bottom line’.” Bovendien bleek het bestaande systeem voor registratie van geleverde goederen technologisch niet toereikend voor de nieuwe omgeving.

Daarom ging Van Marcke dringend op zoek naar een oplossing waarbij de ontvangst van levering meteen ook het startschot betekende voor het versturen van de factuur, zonder enige verwerkingstijd of extra stappen. Dit vergde een infrastructuur die niet alleen betrouwbaar was, maar ook flexibel en voldoende open om te koppelen met de infrastructuur van de andere betrokken spelers. “Naast ons eigen SAP Warehouse was er ook nog PTV, die met hun softwareprogramma Smartour zorgt voor de dispatching van het transport op basis van de te leveren producten. En tot slot moesten uiteraard ook de transporteurs over de juiste technologie beschikken om gebruiksgemak te koppelen aan betrouwbaarheid en correcte integratie.”

“Het klikte al tijdens de voorbereiding”

Omdat Van Marcke al een beroep deed op PHI DATA voor de scanning van producten in het magazijn, tot beider tevredenheid, werd de IDdelivery-software van laatstgenoemde ook onder de loep genomen. “Gezien onze historiek wisten we dat we met PHI DATA een betrouwbare partner verder aan boord zouden hijsen. We hadden aanvankelijk enkel aan hen gedacht voor de hardware, maar toen zij ook de nodige software voor verwerking van de gescande data bleken te hebben, wilden we die natuurlijk ook overwegen. En zij stelden niet teleur. Nog voor het contract was getekend, waren ze al actief met ons aan het zoeken naar de best mogelijke oplossing en integratie van de omgevingen van de drie betrokken partijen. En ze stelden alternatieve hardware voor die evenwaardig was aan wat wij vroegen én goedkoper. In iemand die jouw belangen boven de eigen winst stelt, heb je vanzelf al meer vertrouwen.”

Bij de voorbereiding van de implementatie moest Van Marcke met vier partijen aan tafel: Van Marcke zelf, PHI DATA, PTV en het Zweedse Centiro, de logistieke partner die de uitvoerder van het transport bepaalt, tot en met het voorzien van de juiste labels voor het gekozen transport. De goede samenwerking tussen de vier partijen was opmerkelijk, vervolgt Stijn Hoegaerts: “Het klikte bijzonder goed tijdens de voorbereiding van het project, waarbij we de noodzakelijke en de gewenste functionaliteit uitvoerig bespraken. We begonnen zelfs geregeld te dromen van alles wat mogelijk is als we onze krachten bundelen. Maar de strakke deadline dwong ons ertoe om voorlopig voor de basisfunctionaliteit te kiezen. Maar de roadmap voor de komende jaren is dus al gekend.” Anderzijds werd de strakke deadline dan ook zonder noemenswaardige vertraging gehaald.

95% adoptie na amper een week

En nog opmerkelijker: vrijwel meteen werd de oplossing zo goed als helemaal ingezet bij de levering door de transporteurs, vertelt Stijn Hoegaerts: “Vanaf de tweede week zaten we al aan 95% adoptie. Vrijwel alle transporteurs gebruikten de oplossing dus meteen voor bijna alle leveringen. Er was ook niet echt een opleiding nodig. We noemden het eerder een kennismaking, omdat het gebruiksgemak en de intuïtieve interface nauwelijks om enige toelichting vroegen. 95% na amper een week is een uitzonderlijk hoog resultaat. Normaal is 100% adoptie onhaalbaar, maar in dit geval durf ik er toch naar streven.”

Tijdwinst voor transporteur en administratie

De werking van de oplossing is eenvoudig. Alle leveringen hebben een barcode met een uniek nummer. Elke bestuurder heeft een mobiel apparaat met ingebouwde barcodescanner die real time is verbonden met de centrale database. Bij het inladen kan al worden nagegaan of er een 100% match is tussen de gescande goederen en de laadbon, die alle te vervoeren goederen opsomt. Zo ja, dan krijgt de transporteur met één klik het adres van de eerste klant en de bijhorende rij-instructies.

Bij de klant wordt elk afgeleverd artikel gescand. De ontvanger tekent voor ontvangst op het scherm van het apparaat. Indien er problemen zijn met de levering, kan dat worden aangegeven, eventueel zelfs met foto’s. Na de levering worden die gegevens meteen via het mobiele toestel doorgestuurd voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen.

Toekomstplannen zijn al gekend

De implementatie en het resultaat stemden Van Marcke zo tevreden dat ze nu al uitkijken naar de volgende fase, met nieuwe functies die het rendement van de technologie nog meer verhogen en het leven van de transporteurs nog vereenvoudigen en veraangenamen. “Ik denk onder meer aan de mogelijkheid om de rit aan te passen terwijl de transporteur onderweg is. Dat was vroeger ondenkbaar maar dankzij de goede integratie tussen de drie omgevingen is dit nu perfect mogelijk. Als een truck op de terugweg van een levering bijvoorbeeld een retour kan oppikken die tijdens zijn rit werd gesignaleerd, spaart dit vaak twee extra ritten uit.” Ook de integratie van e-CMR, de elektronische versie van het begeleidend document dat transporteurs aan de douane moeten voorleggen, hoort tot de concrete volgende stappen.

Last but not least wil Van Marcke de transparantie nog meer opdrijven, besluit Stijn Hoegaerts: “Nu al winnen we niet alleen zelf veel tijd bij het verwerken van verzendnota’s zoals vroeger, we kunnen de klant ook beter en centraal informeren waar hun levering zich momenteel bevindt, ongeacht of het transport gebeurt door onze eigen transporteurs of door derden. In de toekomst kunnen we hen zelfs al op de hoogte houden van de voortgang vanaf het moment van de ‘order release’ tot het moment van levering.”

De werkomgeving waar productie, logistiek of andere kernactiviteiten gebeuren, vormen het kloppende hart van een bedrijf. Die fysieke keten, waarbinnen zich alle processen en bewegingen afspelen van goederen, assets en mensen, dient echter verbonden te worden met de digitale keten van de achterliggende IT-systemen en technologieën. Onze Smart Edge-oplossingen verbinden net die fysieke en digitale ketens met elkaar en optimaliseren hierbij de businessprocessen, met als uiteindelijk doel: een hogere operationele efficiëntie en productiviteit. – PHI DATA, The Smart Edge