Défi :

Automatisation de la logistique du processus de lavage de vêtements des détenus

Description :

PHI DATA a automatisé le processus de lavage complet des vêtements des détenus à l’aide de code-barres et d’étiquettes RFID. L’automatisation permet de rendre la logistique du processus de lavage plus efficace, et de rédiger des rapports clairs par vêtement.

Résultat :

Processus de lavage efficace
Traçabilité des vêtements
Rapports par vêtement sur les lavages et les réparations

Les établissements pénitentiaires de Leuze et de Marche-en-Famenne qui sont sous surveillance du SPF Justice font appel à des fournisseurs de services externes pour entre autres la gestion de la blanchisserie. Leuze fait appel aux services de Facilicom ; la prison de Marche-en-Famenne travaille avec Sodexo. Les deux établissements recherchaient un moyen pour rendre la logistique du processus de lavage plus efficace et pour cartographier le flux de nettoyage du linge. Ceci est entre autres nécessaire pour démontrer que les services délivrés répondent aux exigences du cahier des charges du SPF Justice. PHI DATA a développé une solution sur mesure pour chaque établissement.

Leuze

Au sein de l’établissement pénitentiaire de Leuze, PHI DATA a implémenté un système d’étiquettes code-barres qui sont posées dans les vêtements. Chaque code-barres est un numéro unique, lié à un type de vêtement et à une taille. Chaque code correspond également à un numéro de cellule. La blanchisserie est dotée d’un pc à mémoire intégrée et un lecteur de code-barres. Tous les vêtements qui rentrent et sortent de la blanchisserie sont identifiés à l’aide du lecteur code-barres et saisis dans le terminal. Si un vêtement ne correspond pas à une cellule ou s’il est présenté trop tôt au lavage, il y sera refusé. Le système permet également d’informer de la nécessité d’une réparation éventuelle.

Après lavage, chaque vêtement est à nouveau scanné pour enregistrer le lavage, mais également pour organiser la distribution du linge propre. À l’écran, le lecteur affiche le numéro de cellule associé ainsi que le numéro d’enregistrement, afin que l’opérateur puisse déposer le vêtement dans le bac correspondant à la bonne cellule. Après le tri des vêtements lavés, ils sont emballés et ramenés dans les cellules. Comme le système enregistre tous les vêtements entrants et sortants, toutes les informations concernant les activités de la blanchisserie sont connues. De manière simple, le système peut dès lors délivrer des rapports liés à une banque de données et mis à jour automatiquement.

Marche-en-Famenne

À Marche-en-Famenne, Sodexo a choisi de mettre en place un système de gestion automatisé utilisant des étiquettes RFID. Ce processus permet de minimiser l’enregistrement manuel, ainsi les vêtements propres sont restitués aux détenus endéans les 6 heures. Les étiquettes RFID assurent l’identification et la traçabilité des vêtements et augmentent la qualité et l’efficacité des services de la blanchisserie.

PHI DATA a ainsi livré des tags RFID à poser sur 8.000 pièces de T-shirts, pantalons et sweatshirts. Les sacs à linge des détenus, dans lesquels les vêtements sont apportés à la blanchisserie, ont également été dotés d’étiquettes RFID. Ces sacs correspondent à une cellule, permettant ainsi de suivre quel détenu fait laver quel type de vêtement lorsque les sacs passent au point de lecture. Cette information est transmise à une autre équipe de la blanchisserie, qui veille à ce que le détenu reçoive de suite un jeu de vêtements propres du même type et de la même taille.

L’avantage est que le contenu est connu sans que les vêtements doivent être retirés du sac. Ceci est d’autant plus pratique parce que les vêtements restent dans le sac pour le lavage. Les vêtements propres sont préparés sur une surface contenant une antenne RFID. Un écran affiche de suite si ce sont les bons vêtements et l’article est automatiquement effacé de la liste de vêtements à préparer. Lorsque la liste est vide, on sait que tous les vêtements rapportés ont été remplacés par un jeu propre. Toutes les informations et les rapports sont centralisés sur un serveur MS SQL. Ainsi, 1.000 vêtements sont lavés chaque jour.

« Notre question à PHI DATA était très claire : nous souhaitions que le processus logistique soit aussi efficace que possible, du tri et du lavage, au retour des vêtements. L’identification des vêtements à l’aide de puces RFID, nous permet de lire automatiquement quelles pièces entrent et sortent et chez quel détenu elles arrivent. La solution, qui est opérationnelle depuis l’inauguration de l’établissement pénitentiaire s’avère un grand succès. En plus, cette technologie ultramoderne facilite la réintégration sociale des détenus travaillant avec le système », dit Jacques Deltour de Sodexo.

Depuis son site de Gand, DSV, un prestataire mondial de solutions logistiques, offre des services de stockage et de distribution de produits sensibles à la température et d’articles de soins de santé (tels que les équipements médicaux, pharmaceutiques et cosmétiques).

La société compte cinq zones de températures différentes, où les produits sont stockés selon les exigences de température les plus strictes.

Des besoins liés aux accréditations

DSV doit être en mesure de démontrer à tout instant les conditions précises de conservation de ses produits dans l’éventualité d’un audit mené pour des rapports d’accréditation. L’entreprise s’est donc mise à la recherche d’une solution de surveillance continue et de reportingafin de pouvoir contrôler température et humidité. En outre, des valeurs limites différentes doivent pouvoir être définies pour tous les capteurs. Si ces valeurs maximales ou minimales sont dépassées, une alarme se déclenche auprès de la personne qui est liée au capteur.

Solution sans fil

Lors de la recherche de la solution la plus appropriée et après avoir comparé une série de fournisseurs, DSV a sélectionné PHI DATA. « Nous avons été convaincus par les riches possibilités permettant de définir les alarmes et de générer des rapports », déclare Willem Wijnant, Project Manager chez DSV Solutions. Autre point fort de la solution de PHI DATA : sa grande flexibilité. En effet, les connexions fonctionnent sans fil et les capteurs sont faciles à déplacer. Par ailleurs les seuils d’alarmes et les autres paramètres sont faciles à changer.

PHI DATA a installé un système de suivi des conditions de température et d’humidité d’AeroScout. Complète et flexible, la solution installée affiche un plan de l’établissement avec tous les capteurs. Comme ces capteurs fonctionnent sans fil, des câblages supplémentaires et de nouveaux points d’accès s’avèrent inutiles. Si malgré tout la connexion s’interrompt, non seulement l’alarme se déclenche, mais la mémoire du capteur mémorise pendant une certaine période les conditions de stockage jusqu’à ce que la connexion entre le serveur et le capteur soit rétablie.

L’extraction de données et de rapports est très facile à effectuer. En travaillant avec un système de droits d’accès, chaque utilisateur reçoit différentes possibilités. Ainsi, un responsable d’entrepôt peut voir la température dans sa propre zone de température, mais ne peut en modifier la configuration.

DSV ayant opté pour une solution avec contrat de service, toutes les mises à niveau et mises à jour, ainsi que le support logiciel, sont inclus dans le contrat. Sans contrat de service, la licence devrait être renouvelée à chaque mise à jour majeure. En plus, le service de support de PHI DATA peut être contacté en cas de questions ou de problèmes, et ce tant à distance que sur site.

Implémentation sans problème

« La mise en œuvre s’est très bien déroulée », précise Willem Wijnant. « PHI DATA connaissait très bien le produit et a fourni un bon support en matière de configuration. Auparavant, nous avions déjà travaillé avec un système de surveillance de température mais celui-ci ne permettait pas de créer des rapports à partir du logiciel. Avec ce nouveau système, le reporting fonctionne très bien, ce qui est pour nous un réel plus. Dans le passé, nous devions faire les rapports manuellement, maintenant ils sont automatiquement générés par le système. En outre, les modifications à notre système existant étaient minimales. Comme tout fonctionne via Wi-Fi, nous n’avons pas dû prévoir d’autres investissements en matériel. »

DSV envisage maintenant d’étendre la solution à d’autres établissements en Belgique.

Wemmel, 18 avril 2017 – PHI DATA^®, spécialiste de l’identification automatique basé à Wemmel (BE), a remporté un appel d’offres émanant de quatre entités de l’Union européenne : le Secrétariat général du Conseil, la Cour de justice de l’Union européenne, la Cour des comptes européenne et l’Institut universitaire européen pour mettre en œuvre un nouveau système de gestion des actifs.

Ces quatre entités effectuent régulièrement des inventaires de leurs actifs (matériel informatique, mobilier, mais aussi objets de valeur). La procédure actuelle d’inventaire est réalisée à l’aide de lecteurs de code-barres portables, qui arrivent en fin de vie et qui doivent être remplacés par un nouveau système.

L’offre attribue à PHI DATA^® un contrat-cadre de cinq ans pour l’achat de lecteurs de code-barres, l’installation et la configuration d’une application client sur les lecteurs de code-barres, la mise en place d’un serveur intermédiaire et cinq ans de maintenance pour l’intégralité de la solution proposée (y compris les logiciels et le matériel informatique).

PHI DATA^® a compris quels étaient les besoins et les critères des quatre institutions et leur a donc proposé une solution utilisant 150 lecteurs de code-barres (Datalogic Memor X3). Ils se connecteront avec le client final via le logiciel IDasset^® de PHI DATA^®.

La nouvelle solution remplacera le système actuel d’inventaire qui est en place depuis 2007 dans plusieurs institutions européennes et permettra la gestion et l’inventaire des actifs disséminés sur plusieurs sites.

À propos de PHI DATA^®

En tant qu’intégrateur de solutions d’identification automatique, PHI DATA^® est spécialisé dans les conseils, l’intégration et la maintenance de solutions d’automatisation et d’optimisation. Nous offrons ces services à divers secteurs notamment en matière de mobilité sur le terrain, de distribution, en atelier, d’étiquetage d’identification, de surveillance de la température et de localisation interne tout au long de la chaîne d’approvisionnement. PHI DATA^® se positionne depuis plus de 35 ans comme chef de file dans ce secteur en pleine évolution grâce à ses normes de qualité élevée et ses services orientés clients.

Grâce à nos solutions, votre organisation dispose toujours et rapidement d’informations accrues. Comme vos opérations quotidiennes gagnent rapidement en qualité et en productivité, vous amortissez votre investissement en peu de temps.

En tant qu’intégrateur de solutions, PHI DATA^® fait appel à des fabricants de classe mondiale. Cela signifie que nous cherchons la solution qui répond le mieux aux besoins de votre organisation. Le fil rouge de notre philosophie est Créativité, Compétence et Continuité.

La chaîne de magasins d’appareils électroniques Media Markt utilise dans ses 20 sites belges et luxembourgeois des terminaux fournis par PHI DATA pour inventorier ses produits. Grâce à la tête de lecture rotative et à l’absence de poignée, les utilisateurs peuvent plus facilement manier les appareils et donc scanner les produits livrés plus rapidement et plus aisément.

Media Markt – Saturn est la plus grande chaîne de magasins d’appareils électroniques en Europe, avec plus de 800 magasins répartis dans 16 pays. Ces magasins sont réputés pour leur large offre d’appareils électroniques, d’électroménagers, de CD, de DVD et de jeux.

Défi : la rapidité et l’ergonomie

Etant donné le vaste portefeuille de produits proposés et l’ampleur du stock, il convient de réaliser un relevé de la réception et un inventaire des produits livrés.

« A l’ouverture d’un nouveau magasin, environ 70.000 produits différents doivent être scannés », explique Benoît Brumagne, manager TIC chez Media Markt BeLux. « Etant donné que les produits diffèrent considérablement en termes de forme et de taille (l’offre va des CD aux lave-linges, en passant par les réfrigérateurs), le scanning était pour nos collaborateurs une tâche qui demandait beaucoup de temps et souvent lassante. Les scanners doivent en effet être parfaitement positionnés devant l’étiquette pour pouvoir scanner. »

Etant donné que les CD invendus peuvent après un certain temps être renvoyés, Media Markt a en outre cherché une solution pouvant accélérer le scanning et l’inventaire d’importants volumes de CD.

Solution : la tête de lecture rotative

PHI DATA a livré aux 20 sites de Media Markt 800 terminaux MC3090R Motorola sans poignée et avec tête de lecture rotative. « Grâce à ces appareils, nos collaborateurs peuvent beaucoup plus facilement placer le terminal juste devant l’étiquette pour pouvoir la scanner », explique Benoît Brumagne. « Autre avantage : le terminal peut être utilisé aussi bien par les gauchers que par les droitiers. »

Puisque les appareils sont équipés d’une carte radio, les données peuvent être transférées en temps réel via un réseau sans fil, et donc être directement disponibles dans le système logiciel. PHI DATA a développé sa propre solution logicielle pour le renvoi des CD invendus. « Lorsqu’un CD est scanné, cette solution recherche directement dans l’inventaire depuis combien de temps il se trouve en rayon. Si une date préalablement définie est dépassée, le collaborateur qui scanne le CD est directement averti et il peut le retirer du rayon pour le renvoyer », poursuit M. Vanbellingen.

Résultat : moins d’erreurs et un gain de temps

La sélection de la solution PHI DATA a permis à Media Markt d’atteindre des résultats concrets. Le processus de retour des produits invendus est donc beaucoup plus rapide grâce au suivi plus simple des stocks existants.

Media Markt a en outre pu réaliser une économie d’un demi-ETP pour la réception des produits à l’ouverture d’un nouveau magasin. Le résultat le plus important est cependant l’amélioration sensible de la qualité de la saisie des données qu’a pu observer Media Markt, affirme Benoît Brumagne. « Les erreurs liées à la saisie manuelle sont désormais entièrement écartées, puisque nous réceptionnons toute la gamme de produits via les scanners. »

« Cela fait huit ans que nous sommes client chez PHI DATA et nous sommes à chaque fois agréablement surpris de la qualité du service et de la proactivité dont PHI DATA fait preuve pour aborder les demandes et les problèmes spécifiques. »

Benoît Brumagne, Manager TIC chez Media Markt BeLux

Avec son nouveau concept LabelEasy, PHI DATA implémente pour la toute première fois une solution tout-en-un chez SCA Hygiene Products Stembert, producteur d’articles de soins personnels en papier. Grâce à une formule « tout compris », l’entreprise a la garantie de la continuité du service et de la livraison, et donc de la productivité.

Dans le cadre d’une collaboration de cinq ans, PHI DATA livrera plus de 40 millions d’étiquettes à SCA Hygiene Products.

Managed Labelling Services

PHI DATA a lancé en fin d’année 2011 LabelEasy sur le marché belge. Ce nouveau concept offre une solution tout-en-un pour les étiquettes, et ce à un prix fixe et en prévoyant un planning clair des délais de livraison et de l’entretien.

Le client dispose ainsi d’une solution globale, d’un seul contrat, d’une seule personne de contact et d’un prix fixe par étiquette. Il ne lui est ainsi plus nécessaire de collaborer avec différents fournisseurs pour couvrir l’ensemble des étapes du processus d’impression – des phases d’achat, d’installation et de formation aux phases opérationnelles. Les principaux avantages sont la facilité d’utilisation, la flexibilité et les gains de temps. En outre, la qualité reste constante car un seul partenaire en porte la responsabilité.

D’un investissement de capital (CAPEX) à des dépenses d’exploitation (OPEX)

SCA Hygiene Products est la première entreprise belge à avoir opté pour LabelEasy. « L’importance des étiquettes et des imprimantes est souvent sous-estimée. Dans notre secteur, ce sont des produits critiques dont dépend notre productivité. Nous ne voyons que des avantages dans la nouvelle formule de PHI DATA. Et sur base des collaborations passées, nous avons très rapidement décidé d’à nouveau travailler avec eux. Avec LabelEasy, nous nous adressons à un seul fournisseur responsable de l’ensemble du processus d’impression et des livraisons. En outre, les coûts sont prévisibles et répartis dans le temps en fonction de notre volume de production, et il n’y a pas de gros investissement en début de projet, » explique Fabien Grégoire, directeur financier de SCA Hygiene Products.

“Avec LabelEasy, nous essayons d’encore mieux anticiper les besoins de nos clients. Au lieu de, par exemple, commander leurs étiquettes, d’acheter des imprimantes et de conclure des contrats d’entretien de façon séparée, ils peuvent s’adresser à nous pour une solution « label as a service » totale. En plus des nombreux avantages pratiques, nous offrons avant tout une tranquillité d’esprit.»

Rudi Lambrechts, Business Development Manager Printmedia Solutions chez PHI DATA.

L’hôpital Sint-Dimpna à Geel a débuté le monitoring des températures de ses frigos via un réseau sans fil. En collaboration avec AeroScout, leader mondial en “Visibility Solutions” pour le secteur médical, PHI DATA présente ce projet en primeur européenne. A l’aide de tags wifi, l’hôpital est en mesure de contrôler à distance la température des enceintes frigorifiques de 10 services de soins infirmiers, de créer des rapports automatiques et de réagir aux modifications brutales de température.

PHI DATA a récemment commencé l’installation à l’hôpital St-Dimpna à Geel de senseurs de température sans fil et de la plateforme de gestion MobileView d’AeroScout pour le monitoring de la température d’éléments tels que les médicaments et les aliments. A l’aide de tags wifi (AeroScout T5 Sensor) placés sur les enceintes frigorifiques de l’hôpital, la solution permettra le monitoring sans fil de la température, la création de rapports automatiques et le recours à des alarmes en cas de hausse ou baisse soudaine de la température. La solution AeroScout MobileView s’intégrera au réseau sans fil Cisco existant et à l’actuel système de gestion de bâtiment Honeywell. À terme, avec l’extension du réseau sans fil au reste de l’hôpital, d’autres services comme le labo et a pharmacie seront également équipés de ce système.

“Le contrôle de la température en milieu hospitalier est vital”, explique Danny Van Reeth de l’AZ St.-Dimpna. “Des éléments tels que les médicaments et les aliments doivent être conservés dans des conditions optimales, parfaitement contrôlées. Auparavant, les infirmières effectuaient une ronde quotidienne afin de relever et noter les températures. Par la suite, nous avons utilisé des ‘loggers’ qui n’étaient lus qu’une fois en plusieurs jours. Ce système de monitoring de température en temps réel nous aidera à la fois à respecter les réglementations et à prodiguer les meilleurs soins à nos patients.”

“Nous sommes ravis de la confiance que nous accorde l’AZ St. Dimpna,” commente Erik Cotman, Business Development Manager chez PHI DATA. “La solution AeroScout s’intègre parfaitement à l’infrastructure existante de l’hôpital. Ainsi l’installation ne nécessite pas un système de monitoring via câble peu flexible et cher. La plateforme AeroScout nous permettra, grâce aux possibilités de localisation, d’ajouter d’autres applications, telles que l’asset management, la maintenance d’équipement, des options de sécurisation des patients et du personnel, la gestion des flux et des ressources,…”

“Grâce à notre partenariat avec PHI DATA nous offrons une réelle valeur ajoutée au secteur hospitalier. Leur expérience dans l’identification automatique (AUTO-ID) et nos “Unified Visibility Solutions” aident les hôpitaux à optimiser leurs processus et les soins fournis aux patients”, précise Wim Verduyn, Healthcare Director Europe d’AeroScout.

L’AZ St.-Dimpna est un hôpital de 295 lits, né de la fusion de Sint-Elisabethziekenhuis du CPAS de Geel en de l’Onze-Lieve-Vrouwkliniek de l’ASBL Gemeenschap Augustinessen Geel. Quelque 700 personnes y travaillent, dont 70 spécialistes. L’AZ St.-Dimpna dispose de services de chirurgie, de médecine interne, de pédiatrie, de maternité et de gériatrie.

Le contrôle de la température en milieu hospitalier est vital. Des éléments tels que les médicaments et les aliments doivent être conservés dans des conditions optimales, parfaitement contrôlées. Auparavant, les infirmières effectuaient une ronde quotidienne afin de relever et noter les températures. Un travail laborieux pendant lequel une erreur pouvait toujours se glisser.”

Danny Van Reeth, Directeur Technique

Sint-Trudo est l’hôpital régional pour le sud-ouest du Limbourg et le sud du Brabant flamand. L’hôpital dispose de 310 lits. Pour contrôler les conditions de conservation des médicaments et des échantillons médicaux, l’hôpital utilise depuis bien longtemps un système de surveillance de la situation faisant appel à des tags de calibration. Le système de surveillance de la situation mesure en permanence la température et, si on le souhaite, le taux d’humidité et le niveau de CO2. En cas d’écart, une alarme retentit.

À Sint-Trudo, la température est mesurée toutes les dix minutes dans chaque réfrigérateur situé à proximité de la pharmacie et du magasin. Les données sont ensuite envoyées à distance vers le serveur. Mais Sint-Trudo a remarqué qu’au fil du temps, les tags devenaient moins précis. « Nous n’avions alors plus la certitude que nos médicaments et échantillons médicaux étaient conservés dans des conditions optimales », indique Toon Pirard, pharmacien à l’hôpital Sint-Trudo. De plus, chaque tag acheté s’accompagne d’un certificat qui n’est valable qu’un an. Afin de pouvoir prétendre à l’accréditation JCI (un label de qualité qui n’est accordé qu’aux hôpitaux obtenant un score optimal pour plus de 1 300 critères objectifs) les tags doivent toujours disposer d’un certificat, et doivent donc être recalibrés chaque année.

Ces tags peuvent être recalibrés de 3 manières différentes : soit en les plongeant dans un bain de glace et dans de l’eau bouillante afin de déterminer à quel point l’écart est important et en restaurant les valeurs d’origine, soit en achetant un tag de référence certifié avec lequel dix autres tags sont étalonnés, soit en sous-traitant la calibration. « Nous avons opté pour cette dernière solution », indique Toon Pirard. « La calibration dans un bain de glace et dans de l’eau bouillante prend beaucoup de temps, sans compter que vous avez besoin d’autres tags pendant toute la durée de la calibration. De plus, la méthode n’est pas fiable et n’est pas acceptée pour l’accréditation. Quand vous achetez des tags de référence calibrés, la procédure est également chronophage, vous avez aussi besoin de tags supplémentaires, et vous n’avez pas de certificat pour chaque tag. Sous-traiter la calibration se révèle légèrement plus onéreux, mais le surcout est compensé par le fait qu’aucun tag supplémentaire n’est nécessaire et que vous ne devez pas y consacrer personnellement du temps. »

C’est pourquoi Sint-Trudo a opté pour la ‘calibration as a (managed) service’ de PHI DATA, un contrat d’entretien avec un coût annuel fixe par tag. Les clients qui souscrivent à ce type de contrat reçoivent chaque année, avant que leur certificat n’expire, une boîte remplie de tags calibrés accompagnée des certificats y afférents et d’un aperçu des codes uniques. L’hôpital Sint-Trudo n’a alors qu’à échanger les tags, activer les nouveaux tags, et emballer et renvoyer les anciens. PHI DATA contrôle chaque année le niveau d’usure des anciens tags après qu’ils aient été retournés. Les piles de tous les tags sont remplacées tous les 2 ans. Sint-Trudo a ainsi la garantie que les tags fonctionnent toujours et ne doit plus se soucier de rien.

« La ‘calibration as a service’ est un développement idéal au sein de notre système d’enregistrement existant. Nous faisons des économies au niveau des coûts de personnel et pouvons présenter des certificats qui satisfont à toutes les exigences », indique Toon Pirard.

Société de logement social

Woonhaven Antwerpen est une société de logement social qui loue et vend des logements sociaux. Elle propose aux locataires un logement qualitatif et abordable, en prêtant attention à la durabilité et à l’architecture. La société possède 18 000 maisons de rapport, dont 97 % sont des appartements. Ces logements sont dispersés dans les districts d’Anvers (à l’exception d’Ekeren), Mortsel et Edegem. Le nombre de chambres à coucher varie de 0 (studio) à 5. Woonhaven Antwerpen se charge également de l’entretien et de la rénovation des appartements.

Optimisation de la gestion du stock

L’entrepôt technique abrite un stock de quelque 8 000 articles qui sont nécessaires pour l’entretien quotidien. Une partie des pièces de rechange ne se trouvent pas dans l’entrepôt central, mais dans l’un des 75 entrepôts mobiles, des camionnettes avec lesquelles l’équipe d’entretien prend la route. Il y a peu de temps encore, seul l’entrepôt central faisait l’objet d’un inventaire. Dès qu’un article de cet entrepôt était chargé dans une camionnette, des informations quant au bon emplacement étaient uniquement disponibles sur le bon de picking en papier. Le système ERP de Woonhaven Antwerpen permettait de dresser également l’inventaire des 75 sous-entrepôts, mais cela requérait trop d’efforts dans la pratique. De ce fait, certains articles étaient plus difficiles à trouver pendant toute une période.

C’est pourquoi Woonhaven Antwerpen s’est mise en quête d’une solution permettant de reproduire l’emplacement sur des scanners à main. « Nous avons examiné ce qui était disponible sur le marché et nous avons comparé ces solutions », déclare Jan Pieters, Directeur ICT et informations de gestion chez Woonhaven Antwerpen. « La solution de PHI DATA est sortie gagnante : elle était la plus intéressante sur le plan du rapport qualité-prix. »

PHI DATA propose en général IDStock pour l’optimisation de la gestion du stock si les articles se trouvent à différents endroits. Mais étant donné que le système ERP de Woonhaven Antwerpen savait déjà où se trouve chaque article, on a créé une solution sur mesure. « PHI DATA a développé à notre intention un logiciel permettant à des scanners Honeywell de communiquer avec notre système ERP via des services web. Nos gestionnaires d’entrepôt ne doivent pas appeler de fonctions spécifiques, l’actualisation se déroule simplement via des codes-barres. »

La solution permet de prendre en charge le transfert d’articles entre différents entrepôts. Le bon de picking indique le bon emplacement. La solution veille à ce que le bon de picking apparaisse à l’écran du scanner à main au lieu de sur une version papier. Les articles qui sont scannés et prélevés, sont automatiquement déduits. La réception de matériel est aussi automatisée dans le système.

De plus, le comptage du stock s’en trouve particulièrement facilité. Alors que par le passé, l’entrepôt devait fermer pendant deux jours afin de pouvoir compter le stock et l’introduire de nouveau dans l’environnement ERP via des listes Excel, cette solution permet désormais de procéder à un ‘cycle-counting’ via l’entrepôt. Cela signifie que des zones sont scannées pendant toute l’année, afin que l’entrepôt puisse rester ouvert. De la sorte, les pertes et dégâts de marchandises sont à présent également pris en charge durant l’année.

Trajet positif

Woonhaven Antwerpen utilise la solution depuis le début 2015. « Plus encore qu’économiser, notre but était d’avoir le contrôle de notre entrepôt central et du stock dans tous les véhicules. Ce que nous n’avions pas auparavant. Indirectement, nous remarquons bel et bien que cela nous fait gagner du temps et de l’argent. »

Jan Pieters est très satisfait du service. « Étant donné que nous étions dépendants d’un autre fournisseur pour le service web, nous avons dû reporter l’implémentation de la solution. PHI DATA a fait preuve d’une grande flexibilité par rapport à ce retard et a vite planifié l’implémentation à une nouvelle date. Les bogues habituels et les adaptations afférentes au démarrage d’un tel projet ont été résolus efficacement. Juste après la première configuration, nous demandions déjà une extension : nous voulions que les transferts qui étaient exécutés via les scanners soient également imprimés sur un ticket. Les techniciens auraient ainsi une ‘liste des courses’ à compléter sur leurs bons de travail. Cette livraison de hardware et software s’est également bien déroulée. En ce qui nous concerne, le trajet a donc certainement été positif, et nous voulons encore le prolonger à terme en collaboration avec PHI DATA : nous aimerions pouvoir scanner un article dans l’entrepôt pour demander le réapprovisionnement. PHI DATA nous a assuré que c’était très simple, la solution ne nécessitant qu’une petite extension du logiciel existant. »

Atkore Vergokan produit et vend des systèmes de support de câbles en métal. La société dispose de plusieurs établissements de production, dont trois se trouvent en Belgique. Atkore Vergokan exporte ses produits presque dans le monde entier. Les systèmes de support de câbles peuvent être utilisés dans des bâtiments de bureaux, des entreprises industrielles, des tunnels, des hôpitaux, des centres commerciaux, des stades sportifs, des gares,… La société propose également une large gamme de traitements de surface.

Environ 18 000 articles sont stockés dans leur entrepôt. Ces articles de stock sont généralement des produits fins qui sont dispersés dans plusieurs sections. Étant donné qu’aucun système de gestion d’entrepôt n’était réellement utilisé auparavant, tous les mouvements étaient enregistrés manuellement jusqu’il y a peu ; du picking au packing, des transferts aux envois. De plus, les magasiniers n’avaient généralement pas d’aperçu clair des emplacements détaillés des articles et aucun système de prise d’inventaire sans faille n’était utilisé.

« Grâce au scanning, les enregistrements manuels ne sont plus nécessaires. Le gain de temps qui y est associé est énorme. » – Christophe Vanmeirhaeghe, Warehouse Manager

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Chez Atkore Vergokan, il existait un besoin réel de WMS (logiciel de gestion d’entrepôt) qui serait en mesure de garantir une organisation optimale de stock et une gestion de l’emplacement efficace. Il devait être en mesure d’enregistrer plus efficacement et plus rapidement les mouvements, les déplacements et les traitements (comme le picking et le packing) dans l’entrepôt ainsi que d’en assurer le suivi, tout en permettant une prise d’inventaire plus précise et plus facile.

« La fiabilité du stock est située entre 98 % et 100 %. »

Atkore Vergokan a finalement choisi la solution IDwms® de PHI DATA. Cette solution Smart Edge synchronise le flux complet d’informations dans l’entrepôt avec les mouvements des marchandises sur le lieu de travail. Chaque article dans l’entrepôt a reçu un numéro unique par le biais d’une étiquette d’identification. En scannant l’étiquette à l’aide d’un terminal manuel industriel, le magasinier est en mesure d’établir une connexion en temps réel avec la base de données WMS. En automatisant tous les enregistrements de mouvements, le nombre d’erreurs et la charge administrative ont diminué pour la réception, l’entreposage, le picking et l’envoi des articles. Un autre avantage d’IDwms® réside dans le fait que le stock est toujours exact et actualisé.

« Alors qu’un magasinier devait autrefois avoir une connaissance du produit pour connaître l’emplacement des articles, tout le monde peut à présent préparer les commandes. »

Les utilisateurs d’Atkore Vergokan constatent une productivité plus élevée et une meilleure visibilité en temps réel des articles dans l’entrepôt. Aucun inventaire annuel ne doit être effectué : des comptages sont maintenant réalisés pendant toute l’année grâce à un module d’inventaire. IDwms® a également pu être intégré facilement dans le système de facturation SAP existant.

Les défis

Automatisation de l’enregistrement de mouvements d’articles
Simplification du traitement administratif
Mise en œuvre d’une gestion de l’emplacement efficace
Prise d’inventaire simple et précise

Solution Smart Edge

Association conviviale d’un logiciel (IDwms®) et de matériel (TC8000) qui s’intègre à la perfection dans le système ERP actuel de SAP.

Technologie

Logiciel IDwms® de PHI DATA
Appareils TC8000 de Zebra (18 pièces)

Avantages

Productivité plus élevée dans l’entrepôt
Meilleure visibilité en temps réel des articles et de leur emplacement
Gestion simple des mouvements des marchandises
Gestion de l’emplacement bien organisée
Gain de temps et marge d’erreur plus faible
Réduction maximale de la charge administrative

Passer du transport de marchandises à la gestion d’entrepôt est dans la logique des choses. Mais pour faire de ces activités logistiques une réussite, Transport Dehertogh devait pouvoir compter sur une solution fiable pour l’enregistrement des produits et la gestion des marchandises dans l’entrepôt. Ils ont trouvé cette solution chez PHI DATA, et ont par la même occasion gagné un partenaire commercial dévoué.

L’entreprise de transport et de distribution Dehertogh est une véritable entreprise familiale. Fondée il y a plus de trente ans par le père et la mère Dehertogh, l’entreprise est entre-temps gérée et dirigée depuis quelques années déjà par trois fils, dont le gérant Dieter. Grâce à la passion des trois frères, l’entreprise s’est développée à tous les niveaux. Non seulement le chiffre d’affaires, le personnel et le nombre de camions ont augmenté, mais également les types de transport. Alors que l’entreprise transportait autrefois surtout des marchandises en vrac dans le secteur de la construction, elle prend à présent aussi des marchandises isolées et d’autres secteurs pour son compte.

Il était donc plus que logique que Dehertogh franchisse aussi l’étape suivante dans les prestations de services logistiques, notamment celle de la gestion d’entrepôt. « Au début, cette activité était encore limitée, parce que nous ne pouvions offrir que peu d’espace de stockage dans notre ancien site », explique Dieter Dehertogh, « mais depuis que nous avons à Bornem un entrepôt assez grand – entre-temps déjà quelque 3 000 m² – à disposition, nous avons vraiment pu nous lancer. »

Cherche : un aperçu en temps réel fiable dans une interface conviviale

Les activités logistiques ne se sont vraiment mises en route que lorsqu’un grand client a frappé à leur porte pour une mission de taille, pouvant aller jusqu’à 40 000 pickings par an. « Nous étions évidemment très enthousiastes », explique Dieter, « mais nous n’allions jamais pouvoir être à la hauteur de cette mission avec nos effectifs et notre infrastructure existants. Nous avions besoin d’une solution numérique, qui nous fournirait un aperçu du stock en temps réel et fiable, dans une interface conviviale. Et, vu l’échéance du client pour le démarrage du projet, le tout devait être opérationnel en quelques mois. »

Dans sa quête de la solution appropriée, Dehertogh est entrée en contact avec PHI DATA.

« Le courant a tout de suite passé avec PHI DATA, tant avec le responsable commercial qu’avec le Software Manager Luc Snellings, dès que nous les avons contactés pour obtenir davantage d’informations. Ils n’ont pas épargné leur peine pour nous informer correctement et en détail, et il s’est avéré que leur solution répondait mieux à nos exigences que celles des concurrents. Pour ne citer qu’un seul exemple : d’autres solutions ne synchronisaient les marchandises scannées avec le système de gestion que lorsqu’elles franchissaient la sortie, chez PHI DATA, ceci se fait au moment du scannage proprement dit. » Mais aussi la transparence quant au coût de la solution – pas de frais cachés dans le hardware ou d’autres extras –, a fait pencher la balance en faveur de PHI DATA.

Kurt Nauwelaerts, Business Development Manager PHI DATA IDwms, ajoute : « Nous avons tout de suite compris la problématique de Dehertogh et la nécessité d’un système flexible et convivial, pouvant être élargi facilement à de nouveaux clients comme l’une de leurs principales priorités. Avec notre solution IDwms, Dehertogh est prête à poursuivre sa croissance à l’avenir et à utiliser de manière optimale chaque m² d’espace de stockage. »

Après que le projet a reçu le feu vert en mai 2019, l’équipe de projet de PHI DATA a dû mettre pleins gaz pour rendre toute l’infrastructure et le système de warehouse management opérationnels d’ici la date convenue : un lundi de la mi-juillet 2019, en même temps que le déménagement des marchandises du client à l’entrepôt. Tout l’environnement devait donc être prêt à l’emploi en deux mois. La migration complète et la mise en service devaient se faire le week-end d’avant. « Ceci semblait être une bonne idée, au beau milieu du congé du bâtiment, mais vu après coup, nous aurions peut-être quand même dû garder les deux déménagements séparés », dit Dieter en riant.

Gain de temps énorme et plus petit risque d’erreur

Néanmoins, et aussi grâce à l’attention dévouée de l’équipe de PHI DATA et au temps de réaction court pour chaque point d’attention possible, l’échéance a été respectée, et la solution a été mise en service à temps pour traiter le grand déménagement du nouveau client.

Le système a d’emblée montré sa plus-value par rapport à l’ancien environnement : « Grâce à la connexion de l’enregistrement des marchandises entrantes et sortantes avec le système WMS, nous pouvons gérer avec la même équipe la grande quantité de nouveaux produits, et nous sommes armés pour en gérer encore plus. Toutes les marchandises entrantes et sortantes sont scannées avec nos scanners Zebra, et les transactions sont immédiatement traitées dans le système de warehouse management. »

« Le client peut se connecter à notre système WMS pour suivre son stock en temps réel. Notre système WMS peut même être connecté à leur système comptable. De plus, le risque d’erreur lors de l’introduction a drastiquement baissé. Avec cette solution de PHI DATA, nous avons franchi avec succès une étape importante dans la professionnalisation de notre entrepôt », conclut Dieter avec fierté.

Et Dieter est aussi particulièrement satisfait du service après-vente de PHI DATA : « De petites erreurs, dues en partie à la pression du temps, ont surgi ici et là dans le système. Ou nous avons découvert des fonctions que nous voulions ajouter. Il suffit alors de passer un coup de fil à Kurt Nauwelaerts et le problème est réglé ou l’extension est ajoutée en un rien de temps. Cela fait aussi partie du pack global qui a permis à PHI DATA de gagner notre confiance, et de la garder. »