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Lorsque l’hôpital AZ Sint-Elisabeth Zottegem (SEZZ) décida de mettre en place un système ERP pour une gestion plus intégrée et centralisée, il n’a pas voulu se limiter aux services administratifs centraux. L’entrepôt et certains services ont également pu profiter des avantages d’une plus grande automatisation des processus. Mais il fallait pour cela disposer d’un matériel et d’un logiciel appropriés et conviviaux qui s’intègrent parfaitement au système ERP central. Pour cela, ils ont pu compter sur PHI DATA.

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L’hôpital AZ Sint-Elisabeth Zottegem (SEZZ) est un hôpital régional de 333 lits agréés et un hôpital de jour (chirurgie, oncologie et interne, gériatrie) de 74 places. Une équipe de plus de 100 médecins et de plus de 900 employés s’occupe d’environ 35 000 admissions par an.

Description du projet

L’hôpital AZ Sint-Elisabeth Zottegem (SEZZ) travaille depuis un certain temps à la numérisation de ses processus opérationnels. L’étape suivante a consisté à automatiser davantage les processus logistiques et la gestion des stocks de l’entrepôt, du laboratoire clinique et du service d’anatomo-pathologie.

Avant, nous devions passer en revue notre stock chaque semaine pour savoir quoi commander. Aujourd’hui, grâce à la combinaison de PHI DATA et de notre système ERP, tout est étiqueté à la réception et scanné lors de l’utilisation. En scannant, nous savons immédiatement si nous avons encore suffisamment de stocks, de sorte que les mauvaises surprises sont évitées. – Annelies, Laborante Anatomo-pathologie

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Pour améliorer la communication entre le centre logistique, les différents services et le système de gestion central et pour éviter les erreurs dans la gestion des stocks, AZ Sint-Elisabeth Zottegem a trouvé une solution Smart Edge chez PHI DATA, qui utilise une combinaison du logiciel IDhospitalsupply et le matériel (appareils mobiles Datalogic Memor 10 Healthcare, lecteurs de codes-barres Datalogic Gryphon 4500 Healthcare et imprimantes robustes Zebra GK420 TT).

« La solution excelle dans la simplicité. L’interface est suffisamment claire pour que presque aucun malentendu ne soit possible. Et tout est correctement communiqué au système ERP, sans effort supplémentaire et sans erreur. – Kathleen, laboratoire principal

Les appareils mobiles et les scanners de codes-barres enregistrent désormais les besoins de l’entrepôt et des départements spécifiques et communiquent tout avec le système de gestion central. De cette manière, les utilisateurs peuvent suivre efficacement les stocks sans faire d’erreurs et le centre logistique central conserve une meilleure vue d’ensemble.

Grâce à l’approche ouverte et constructive de toutes les parties – PHI DATA, Xperthis et notre équipe informatique – la livraison et l’intégration ont été faites sur mesure et dans les délais. – Johan, responsable de la logistique et de l’entrepôt

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La solution Smart Edge de PHI DATA, qui connecte l’environnement et les processus physiques et numériques, améliore la communication entre le centre logistique et le système de gestion central, et entre le service logistique et les services qui utilisent le système. Tout cela entraîne moins de perte de temps et moins d’erreurs, de sorte que les employés peuvent consacrer plus d’attention aux soins de santé. La convivialité des applications garantit une grande acceptation par les utilisateurs finaux.

En attendant, le soutien fourni par l’équipe PHI DATA reste toujours aussi fiable, ajoute Johan : « Notre contact Wim Verduyn est toujours prêt à 100 % pour nous. Si nous avons besoin d’un nouvel appareil d’ici demain, il s’en chargera, quel qu’en soit le coût. Cela aussi contribue à notre satisfaction ».

Chaque année, plus de 120.000 Audi A1 quittent la chaîne de production d’Audi Brussels. Plus de 2.500 collaborateurs y travaillent dur. Environ 3.400 chariots de différentes hauteurs et largeurs circulent pour tirer, pousser, soulever et ranger les différentes pièces. Tout ce matériel roulant doit subir un entretien approfondi au moins une fois par an. Par ailleurs, la durée de vie des batteries de traction augmente lorsqu’elles sont régulièrement entretenues. A la recherche d’une solution qui lui fournirait un récapitulatif et qui sera efficace, Audi a fait appel à PHI DATA. 

Lorsque 3.400 chariots différents circulent, il est difficile de savoir lesquels ont déjà subi un entretien et lesquels ont rapidement besoin d’être contrôlés. Les collaborateurs d’Audi Bruxelles faisaient ce qu’ils pouvaient avec des fichiers Excel qui étaient complétés chaque jour. Pourtant, certains chariots n’étaient pas contrôlés assez régulièrement. Ils devaient en outre rester disponibles dans le département de montage pendant toute l’année opérationnelle. Lors des vacances annuelles, le moment propice pour le contrôle, il arrivait cependant qu’ils soient introuvables. Cette situation pouvait compliquer le contrôle annuel obligatoire.

Audi a donc recherché une solution lui offrant une vision beaucoup plus rapide des chariots qui avaient déjà été contrôlés et de ceux qui devaient rapidement subir un entretien. La marque a opté pour un système prévoyant d’équiper chaque chariot de tags RFID passifs. Un système avec antennes orientées lit les tags dans un couloir par lequel passent chaque jour la plupart des chariots. L’équipe de maintenance assure quant à elle une tournée avec des capteurs manuels qui lui permettent de scanner les chariots qu’elle croise. Chaque collaborateur dispose de ses propres données de connexion et peut directement saisir dans le système quel chariot il a traité et les actions réalisées.

« Je savais précisément quelle solution aurait ma préférence », explique Koen Cosyns, coordinateur Facility Management chez Audi. « Les tags RFID passifs me donnent l’aperçu que je souhaite avoir, à un prix acceptable. J’ai indiqué à PHI DATA ce que je recherchais, et ils ont développé un programme sur mesure pour Audi Brussels. Cela n’a pas été simple, car il y avait beaucoup de restrictions. Les chariots à contrôler n’étaient en outre pas uniformes, que ce soit au niveau de leur format ou de leur fonction. »

Audi ne s’est pas lancée à la légère dans sa recherche du partenaire idéal. « Nous avons aussi demandé à d’autres fournisseurs quelles étaient les solutions qu’ils pouvaient offrir. PHI DATA offrait la meilleure solution en termes de rapport qualité-prix. Nous collaborions en outre déjà avec eux, puisque PHI DATA nous fournit des imprimantes et des scanners depuis plusieurs années. Ils connaissent donc bien notre entreprise et nous savons qu’il s’agit d’un partenaire professionnel et fiable. La collaboration se déroule bien et si un problème survient, il est vite résolu. »

Depuis la mise en œuvre de la solution, les réparations sont moins souvent nécessaires et la durée de vie des chariots en circulation augmente. « Pour donner une idée de l’impact de l’entretien plus régulier : nous utilisons aussi la solution pour nos batteries de traction, qui fournissent notamment de l’énergie électrique à nos chariots élévateurs à fourche et aux transpalettes. Nous suivons l’entretien de plus de 300 batteries de traction, qui représentent ensemble une valeur d’environ un million d’euros. Nous pouvons désormais rapidement voir pour ces équipements aussi quelle est la date du dernier entretien et ce qui a été fait. »

Audi utilise pour ce faire une copie du programme que PHI DATA a développé pour le matériel roulant. Les agents de maintenance effectuent une tournée avec des capteurs manuels et lisent les tags des batteries qu’ils croisent ou sur lesquelles ils travaillent. Ils peuvent à nouveau directement saisir dans le système l’entretien qui a été effectué. « Il s’agit d’un grand avantage des terminaux manuels, que nous utilisons aussi bien pour les batteries que pour les chariots à l’arrêt. Les collaborateurs scannent les tags RFID et peuvent directement voir dans la base de données si un entretien est nécessaire. Auparavant, ils devaient d’abord naviguer dans d’interminables listes Excel. La durée de vie de nos batteries de traction, qui était autrefois de trois à cinq ans, peut désormais atteindre jusqu’à sept ans grâce à la maintenance régulière. »

A terme, Audi envisage d’étendre la solution. « Nous étudions à présent quelles sont les données que nous pouvons collecter à l’aide de tags RFID pour les unités liées à la production. Nous voulons à nouveau collaborer avec PHI DATA pour ce projet. »

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DHL Parcel (Speedpack) livre chaque jour plus de 6 000 colis, 800 palettes et 2 000 articles de dimensions irrégulières en Belgique et au Luxembourg. À cet effet, plus de 270 véhicules quittent chaque jour l’entrepôt ou l’une des cinq zones de cross-docking en Belgique.

DHL Parcel (Speedpack) s’est mise en quête d’une solution pour que les livraisons se déroulent le plus efficacement possible et pour offrir aux clients la possibilité de suivre leur colis en temps réel. La solution devait en outre fournir un avertissement si le chargement ne correspond pas au bon de livraison. Étant donné que certains clients de DHL Parcel (Speedpack) ont des exigences très spécifiques en matière de rapports, il devait être possible d’établir des rapports sur mesure. Pour finir, DHL Parcel voulait aussi que la solution intègre facilement les plaintes et réclamations dans la commande.

« Nous avons contacté plusieurs fournisseurs », déclare David Thys, BPO/IT Program Manager chez DHL Parcel. « Après comparaison, IDdelivery de PHI DATA s’est avérée la meilleure solution. Il y avait plusieurs raisons à cela. PHI DATA a obtenu un très bon score pour le rapport qualité-prix, tant en ce qui concerne l’installation qu’au niveau du fonctionnement quotidien. De plus, leur système proposait une utilisation simple et une implémentation rapide, tout en offrant toutes les possibilités espérées. »

IDdelivery attribue un code-barres avec un numéro unique à chaque article. Ces numéros sont liés à un bon de livraison qui appartient à une tournée ou à un trajet défini. Tous les chauffeurs disposent d’un PDA industriel de Motorola avec lecteur de codes-barres intégré. Ce PDA est relié en temps réel à la base de données centrale. En scannant tous les codes-barres lors du chargement, les chauffeurs peuvent contrôler tout de suite s’ils partent avec le bon chargement.

Après le chargement, IDdelivery affiche la liste de toutes les adresses de livraison de la tournée. D’une simple pression sur un bouton, le chauffeur peut démarrer la tournée à la première adresse de la liste. Le système est lié à un logiciel de planning et à Bing Maps, pour le calcul de l’itinéraire optimal et de l’heure d’arrivée prévue. Il permet en outre aux clients de suivre en temps réel où se trouve leur colis à quel moment, et à quelle heure environ il leur sera livré à domicile.

Une fois arrivé chez le client, le bon de livraison et le code-barres sur l’article sont scannés. Il est possible de signaler les problèmes de livraison éventuels, par exemple suite à des dommages, éventuellement avec des photos à l’appui. Le destinataire met sa signature sur le bon de livraison ou à l’écran du PDA, de façon à ce qu’il n’y ait pas de discussions par la suite sur qui a réceptionné quelle livraison.

Après la livraison, ces données sont disponibles immédiatement pour le traitement administratif ou le service clientèle, sans que le chauffeur doive d’abord remettre la paperasserie.

« Nous sommes très satisfaits de la solution », affirme David Thys. « Nous l’utilisons déjà depuis quelques années et tant notre flotte que notre back-office travaillent désormais beaucoup plus efficacement. De plus, nous consacrons moins de temps et d’argent aux téléphones, tant avec des personnes qui ont des questions sur leur livraison, qu’avec nos chauffeurs. Nos clients sont satisfaits parce que nous pouvons leur offrir un soutien sur mesure. Et les personnes qui attendent leur livraison réagissent très positivement à la possibilité de vérifier en ligne l’heure de livraison de leur commande. »

L’AZ Monica est un hôpital privé de 477 lits (ainsi que 100 lits pour la cli-nique de jour) situé dans la région d’Anvers. Il est né de la fusion de l’hôpital Maria Middelares de Deurne et de la Clinique Eeuwfeest à An-vers. Par la suite, la Clinique Apra (revalidation) a été intégrée au campus anversois.

Les deux campus d’origine continuent à coexister en tant qu’hôpitaux offrant un service complet, mais de plus en plus souvent l’on a recours aux spécialisations et aux complémentarités. Par regroupement, l’AZ Monica est lié à l’Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA). L’hôpital qui est connu en Belgique pour son innovation désire également faire évoluer ses processus logistiques.

PHI DATA a pour mission de munir tous les consommables de puces RFID afin de gérer les stocks d’une façon plus efficace. PHI DATA va également implémenter ARTA, une solution mobile pour le transport de l’équipement et des patients, qui sera utilisée sur des terminaux mobiles Motorola MC55A-HC Healthcare via un réseau sans fil, une première en Belgique.

Chaîne logistique plus efficace

L’AZ Monica a récemment implémenté un système RTLS d’AeroScout qui assure le traçage des patients, du matériel médical et le monitoring de la température. Afin d’améliorer son processus logistique, l’AZ Monica poursuit sur sa lancée en équipant les articles utilisés d’une puce RFID. De la sorte, il sera possible d’effectuer un inventaire plus précis plus rapidement pour la centaine d’espaces de rangement, qui peuvent être réapprovisionnés à partir d’un stock centralisé. Principal avantage : même avec un stock minimal, le matériel nécessaire est toujours disponible.

Pour réaliser ce projet, l’AZ Monica a fait appel à PHI DATA qui a déployé ses solutions IDwms et IDhospitalsupply développées en in-terne. « PHI DATA a accumulé beaucoup d’expérience dans le secteur médical. On a souvent fait appel à nous pour des projets de monitoring de température et de détection de patients égarés mais ces derniers temps nous constatons un intérêt grandissant pour des solutions purement logistiques. Dans le secteur industriel, les systèmes de gestion de chaîne logistique et de gestion d’entrepôt sont des concepts plus courants, les hôpitaux ayant tendance avoir un retard en la matière. Cependant, les hôpitaux peuvent être considérés comme des entreprises avec une chaîne logistique et peuvent donc gagner en efficacité dans ce domaine », déclare Wim Verduyn, senior account manager healthcare chez PHI DATA.

Transport de patients

En plus de l’optimisation de la gestion des stocks, PHI DATA est aussi responsable de l’implémentation d’une solution de transport des patients. Pour cela, PHI DATA a collaboré avec Ortus Group, un fournisseur néerlandais depuis peu actif en Belgique et qui, avec l’AZ Monica, obtient sa première référence en Belgique. Avec le logiciel ARTA d’Ortus, tous les types de missions de transport peuvent être optimisés, qu’il s’agisse du transport des patients entre différents départe-ments ou de la prise des repas et le guidage des équipes d’entretien.

 » Nous voyons la technologie comme un moyen d’épargner au personnel médical des tâches administratives fastidieuses tout en améliorant la qualité et l’efficacité. C’est l’objectif du projet « LEAN Management » que nous avons lancé en début d’année et dans lequel PHI DATA joue un rôle de support important. Grâce à leur connaissance du secteur des soins de santé et leurs nombreuses années d’expérience dans la logistique, ils ont été d’un grand secours. »

Dirk Van de Vyver, Directeur Général Adjoint à l’AZ Monica

Cette approche holistique cadre avec les objectifs de flexibilité de l’AZ Monica. Dirk Van de Vyver, directeur général adjoint de l’AZ Monica précise : « Nous voyons la technologie comme un moyen d’épargner au personnel médical des tâches administratives fastidieuses tout en améliorant la qualité et l’efficacité. C’est l’objectif du projet «LEAN Management » que nous avons lancé en début d’année et dans lequel PHI DATA joue un rôle de support important. Grâce à leur connaissance du secteur des soins de santé et leurs nombreuses années d’expérience dans la logistique, ils ont été d’un grand secours. C’est pourquoi nous voyons ce projet comme le début d’une longue collaboration stratégique au cours de laquelle nous pourrons graduellement étudier et implémenter de nouveaux processus. »

Le contrat actuel couvre l’implémentation de l’IDwms et IDhospitalsupply de PHI DATA ainsi que la livraison et l’installation d’une première partie de la solution de transport ARTA qui tournera sur des terminaux mobiles MC55A-HC Healthcare de Motorola. Conçus pour le secteur hospitalier, ceux-ci sont compacts et faciles d’utilisation et disposent d’un grand écran et d’un étui de rangement blanc désinfectant.

L’analyse des processus et du flux de bbiens a déjà été effectuée et la premi-ère partie des applications sera encore livrée cette année.

Regardez la vidéo :

Défi :

Trouver une solution pour rendre les opérations logistiques récurrentes les plus efficientes possible.

Description :

Gestion des stocks en coll. avec le fournisseur de solution ERP Xperthis; ERP sur PC, terminal mobile équipé du logiciel PHI DATA IDhospitalsupply en connexion directe avec le système ERP central (SAP). Au total : 10-15 utilisateurs.

Solution :

Scanners manuels dotés du logiciel IDhospitalsupply.

Résultat :

Méthode de travail plus rapide et logistique interne plus efficiente

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Comme la majorité des hôpitaux, l’AZ Maria Middelares de Gand doit aussi régulièrement réapprovisionner les stocks de ses services qui accueillent les patients. Dans ces stocks, des petits bacs dans lesquels est rangé tout ce dont le personnel soignant a besoin : des gobelets en plastique, des bandages, des pansements jusqu’au matériel stérile et aux imprimés sont rangés sur des étagères.

Jusqu’en 2013, la gestion de ces stocks était effectuée manuellement. Les employés du magasin, passaient dans une dizaine de services de l’hôpital pour y vérifier les produits non stériles qui devaient être réapprovisionnés dans le stock. Dès qu’un bac était vide, à l’aide d’un ordinateur portable, le magasinier transmettait l’information à un système ERP central avec lequel il était en connexion. Au niveau du magasin, il déterminait ensuite les produits à rassembler et lors de son passage suivant, il remplissait les bacs vides des étagères.

Cette façon de travailler prenait énormément de temps et du fait de son caractère manuel, elle comportait aussi un risque d’erreur. L’AZ a donc cherché une solution pour que ces opérations logistiques récurrentes soient les plus efficientes possible. Car, en 2014-2015, Maria Middelares avait en effet décidé d’étendre cette méthode de réapprovisionnement à une trentaine de services ; et cela non seulement pour le matériel non stérile, mais aussi pour le matériel stérile.

PHI DATA a introduit un système de code-barres pour l’identification des services et des articles. Ceux-ci sont désormais enregistrés à l’aide de scanners manuels dotés d’un logiciel élaboré sur mesure. À chaque scan, un fichier texte est généré qui est ensuite lu dans le système ERP administratif central via une connexion USB sur un PC. Quand un bac est vide, le magasinier scanne le code-barres du rayonnage qui est chargé dans le système EPR. Les magasiniers sont ainsi informés rapidement et sans risque d’erreur des produits dont quel service a besoin.

“La nouvelle manière de travailler est beaucoup plus efficace”, explique Bart Claus, collaborateur du service de Distribution de l’AZ Maria Middelares. “Le grand avantage est qu’il n’y a pratiquement plus d’erreurs et cela, parce que nous ne devons plus introduire d’informations manuellement. Et cela, nous a permis, non seulement de réduire énormément la marge d’erreur, mais aussi de gagner beaucoup de temps – de 2 à 3 heures par jour.”

“Nous avons choisi de travailler avec PHI DATA parce que nous trouvions très pratique qu’ils puissent fournir à la fois le matériel hardware (les scanners manuels) que le logiciel (dont sont équipés les scanners)”, ajoute Bart Claus. “Nous sommes très contents de cette solution et nous avons même l’intention d’étendre l’utilisation de ce système à l’avenir à d’autres possibilités et notamment, la réalisation d’un inventaire ou le calcul automatique de la consommation.”

858 collaborateurs et 130 spécialistes travaillent à l’AZ Jan Portaels, l’hôpital général de Vilvorde. 10 700 patients y sont hospitalisés chaque année dans les 406 lits. Beaucoup de patients, donc beaucoup de travail. Pour un déroulement optimal des activités, l’AZ Jan Portaels s’est mis en quête de solutions pour protéger les patients confus du service de gériatrie, ainsi que de méthodes pour garantir la qualité de la conservation des médicaments, des réactifs et des échantillons de patients. L’hôpital a trouvé en PHI DATA le partenaire idéal pour ces solutions.

Détection d’errance efficace

L’AZ Jan Portaels cherchait des solutions à différents problèmes. Ainsi, le système de détection de fugue qui était utilisé dans le service de gériatrie n’était pas assez fiable. Afin de garantir la sécurité de patients confus sans trop accaparer le temps du personnel, les responsables se sont réunis pour examiner les exigences auxquelles un nouveau système devait absolument satisfaire.

Il en a résulté une liste de cinq priorités :

  • Le nouveau système doit être fiable
  • L’alarme doit retentir le moins possible
  • L’alarme doit être transmise via DECT
  • Seule la sortie est contrôlée
  • Les portes fermées découragent le comportement fugueur, mais le service entretient en même temps une ambiance ouverte

La solution proposée par PHI DATA répondait parfaitement à toutes ces exigences. Les portes sont normalement fermées et s’ouvrent automatiquement lorsque quelqu’un s’en approche, jusqu’à ce qu’une personne sans tag vienne plus près. Si un patient avec un tag s’approche, la porte reste fermée. L’alarme retentit uniquement si une personne avec un tag s’approche de la porte et que celle-ci est ouverte. Si un patient avec un tag doit être transporté, par exemple pour un examen, le personnel utilise le système de badge. Ce patient obtient ainsi provisoirement le libre passage.

« Nous sommes très satisfaits de la collaboration », déclare Marc Debremaecker, chef de service de Biotechnique et collaborateur du staff TICM (technologie d’informatique et de communication médicales). « Étant donné que nous voulions lier la solution à d’autres systèmes existants, nous avions besoin d’un partenaire qui s’implique avec nous. Les petits problèmes qui surgissent inévitablement lors de la réalisation d’un tel projet, ont été vite résolus par PHI DATA. La solution proprement dite fonctionne aussi exactement comme nous l’avions espéré. Puisque l’alarme n’est donnée que lorsqu’un patient quitte effectivement le service, nous pouvons garantir la sécurité de nos patients sans que nos collaborateurs ne perdent trop de temps à surveiller la sortie. »

Suivi de la température

Un autre argument qui a convaincu l’AZ Jan Portaels à opter pour la solution de PHI DATA, concerne sa modularité. Entre-temps, l’hôpital a déjà fait bon usage de cette possibilité : il a aussi choisi PHI DATA pour le suivi de la température des réfrigérateurs, tant à la pharmacie et au laboratoire que dans les services infirmiers et de consultation.

On s’est d’abord occupé du laboratoire. « Selon la norme ISO 15189, le laboratoire doit surveiller la température des réfrigérateurs, congélateurs et incubateurs. Chez nous, il s’agit au total de 34 endroits. Dans tous ces endroits, nous vérifions une fois par jour la température minimale et maximale sur le thermomètre, mais cela prenait du temps et n’était pas assez efficace, et on remarquait trop tard certains problèmes », affirme le docteur Sonja De Bock, chef de service de Biologie clinique. C’est pourquoi le laboratoire s’est mis en quête d’un système automatisé qui mesure la température en continu et qui avertit en cas de dépassement des limites prédéfinies.

On a finalement opté pour la solution AeroScout Condition Monitoring de PHI DATA. Des tags dans les réfrigérateurs, les congélateurs et les incubateurs surveillent la température en continu. Lorsque des limites prédéfinies sont dépassées, une alarme est envoyée via e-mail et DECT. La solution sans fil, qui fonctionne via WiFi, constitue des archives contenant des rapports mensuels. De plus, les dépassements de température comme les mesures correctives sont traçables.

Calibration as a service

Une fois que tous les réfrigérateurs, congélateurs et incubateurs du laboratoire étaient équipés de tags à la satisfaction générale, l’attention s’est portée sur les réfrigérateurs à la pharmacie et dans les services infirmiers et de consultation. Ceux-ci contiennent souvent des médicaments très onéreux et il relève de la responsabilité de la pharmacie d’en garantir les conditions de conservation correctes jusqu’à leur administration au patient.

« Nous avons établi un cahier des charges à cet effet », déclare Kim De Gieter, chef de service de Pharmacie. « Quatre fournisseurs ont soumissionné. Le marché a été adjugé à PHI DATA, qui répondait le mieux à nos critères. Nous avons acheté cinquante tags pour le monitoring et nous avons en outre opté pour la ‘calibration as a (managed) service’. » La ‘calibration as a service’ implique que l’AZ Jan Portaels reçoit chaque année, avant l’expiration du certificat, une boîte pleine de tags calibrés, accompagnée des certificats y afférents et d’un aperçu des codes uniques. L’hôpital Jan Portaels n’a alors qu’à échanger les tags, activer les nouveaux tags, et emballer et renvoyer les anciens. PHI DATA contrôle chaque année le niveau d’usure des anciens tags après qu’ils aient été retournés. Les piles de tous les tags sont remplacées tous les 2 ans. L’AZ Jan Portaels a ainsi la certitude que les tags fonctionnent toujours correctement.

« Nous sommes très satisfaits de notre choix, même si le déploiement prend beaucoup de temps étant donné qu’il faut équiper tous les services infirmiers et de consultation, ainsi que les salles d’opération. Tous les collaborateurs concernés doivent aussi être informés ou formés. Mais une fois que tout fonctionne comme il faut et que tout le monde sait se servir de la solution, le retour sur investissement est vite clair : la solution sans fil Condition Monitoring crée automatiquement des rapports, sur lesquels figurent les températures et la durée d’un écart de température éventuel. Nous pouvons ainsi prendre les bonnes décisions quant à la poursuite ou non de l’utilisation des médicaments. De plus, la collaboration se déroule très bien. Les collaborateurs de PHI DATA sont joignables facilement et rapidement en cas de questions ou de problèmes. »

PHI DATA a implémenté un système de scanning de code-barres pour le marquage, la réalisation d’inventaires et la localisation d’objets uniques sur la base de code-barres à l’hôpital AZ Jan Palfijn, à Gand. La solution englobe le matériel informatique, les étiquettes et les licences, et également la mise en œuvre et l’intégration avec le système de gestion des actifs existant.

Inventaire des actifs

Le service technique et le service infrastructure de l’AZ Jan Palfijn étaient en quête d’une solution qui permettrait de dresser périodiquement l’inventaire de tous les actifs dans l’hôpital entier. Ces « actifs » englobent tant l’appareillage médical que les tables, les chaises et les autres éléments du mobilier. L’objectif est, une ou plusieurs fois par an, de faire le tour de l’hôpital et de vérifier quels objets se trouvent dans quelles pièces. La solution devait également pouvoir communiquer avec le système de gestion des actifs actuel.

Pour obtenir une vision claire de quels objets et équipements mobiles se trouvent à quel endroit à l’hôpital, l’année dernière, l’AZ Jan Palfijn a lancé un système de gestion d’actifs (Rimses) permettant d’inventorier tous les objets. Dans ce système, nous trouvons le nom, la date d’achat, ainsi que l’emplacement plus toutes les caractéristiques techniques pour chaque objet. Ce système ne permet cependant pas de faire des contrôles périodiques. C’est pourquoi il a été recouru à une solution de PHI DATA. Le spécialiste des solutions Auto-ID, basé à Wemmel, a proposé, d’une part, une solution impliquant l’utilisation de scanneurs manuels pour l’enregistrement des actifs  et, d’autre part, le progiciel IDAsset permettant une intégration avec le système de gestion des actifs existant.

Comment ça fonctionne?

Hein Reynaert explique comment l’enregistrement et l’inventaire fonctionnent : « Tous les actifs que nous devons inventorier sont frappés d’une étiquette comportant un numéro d’objet et un code-barres. De cette manière, nous savons quels appareils ont été inventoriés, et lesquels pas. Ces étiquettes sont fournies par PHI DATA. Le scanning s’effectue au moyen d’un lecteur de code-barres. Les collaborateurs techniques du service infrastructure disposent, à cet effet, de deux scanneurs à main reliés au réseau WIFI, ce qui permet de procéder au scanning dans toutes les pièces. Sur ces scanneurs manuels tourne un système IT Android sur lequel se trouve l’application IDAsset de PHI DATA. »

Concrètement, les collaborateurs scannent d’abord le code-barres du local dans lequel ils souhaitent procéder à l’inventaire. Chaque local comporte, en effet, un numéro d’identification unique. Ensuite, ils voient s’afficher sur leur écran quels appareils doivent s’y trouver. Puis ils commencent à scanner les code-barres de tous les objets présents dans le local. Quand c’est fait, l’écran affiche un aperçu des appareils manquants et indique quels appareils ont été scannés en trop depuis le dernier inventaire. Ensuite, le collaborateur qui a effectué le scan envoie les informations de l’inventaire par Wifi au système existant de gestion des actifs. Tous les champs d’emplacement sont mis à jour en tenant compte des nouvelles informations. Le logiciel de PHI DATA, IDAsset, établit ensuite le lien entre les numéros de pièce et les numéros d’objet.

Facile et convivial

« Depuis que nous travaillons avec les scanneurs, notre travail est beaucoup plus simple. La simplicité d’utilisation nous permet de dresser l’inventaire périodique plus facilement. Alors que jusqu’ici nous avions moins de contrôle sur l’emplacement exact des appareils et du mobilier, nous sommes désormais en mesure de prendre plus rapidement la balle au rebond que lorsqu’il faut chercher quelque chose », explique Hein Reynaert.

La collaboration avec PHI DATA s’est déroulée très positivement. « PHI DATA nous a immédiatement suivis. Ils ont rapidement compris ce qu’étaient nos souhaits et exigences. Tant concernant la dimension technique du projet que celle de son exécution, rien à redire… tout s’est parfaitement déroulé. Par ailleurs, les collaborateurs de PHI DATA, comme leur solution, sont très flexibles. Les travaux de configuration et modifications sont intervenus au niveau d’IDAsset pour que le système puisse communiquer avec notre système de gestion des actifs Rimses. Aucune modification n’a été nécessaire au niveau de l’autre système. Nous espérons sous peu pouvoir équiper tous les équipements de l’hôpital d’étiquettes à code-barres pour pouvoir utiliser le système dans tout l’hôpital. »

Volvo Car Corporation compte 20.000 collaborateurs à l’échelle mondiale. Volvo fabrique des voitures à Gand depuis 1965, sur l’un des deux sites principaux de Volvo Car Corporation (l’autre étant à Göteborg en Suède). 95 % de la production est exportée. Sur les sites de fabrication, le travail d’équipe est la pierre angulaire de l’organisation du travail : les monteurs travaillent dans des équipes d’environ 12 personnes. Selon le principe d’autogestion, les équipes sont elles-mêmes responsables du suivi des principaux indicateurs (qualité, coûts, garanties de livraison, améliorations, sécurité, satisfaction des collaborateurs et respect de l’environnement).

C’est dans ce cadre qu’a été développé le projet DAISSY (Direct Access Information & Support System) qui a été coordonné par Flanders’ Drive (le centre de compétences du secteur automobile en Flandre). Imaginé par Volvo Cars, le concept de DAISSY aide les entreprises du secteur automobile à donner accès à leurs ouvriers à des outils informatiques directement, simplement et rapidement sur leur lieu de travail. L’objectif poursuivi est l’augmentation de l’implication des ouvriers et, à terme, l’amélioration de la qualité de production et de la productivité. Concrètement, Volvo Cars Gand utilise 400 appareils DAISSY (Intermec CN3 / CN70) pour quatre modules : la carte de rotation électronique, la mise à jour des problèmes de qualité, un système ANDON alternatif et le réapprovisionnement de pièces.

De Pick-to-Light à Pick-to-Voice

Après l’implémentation réussie des quatre modules du projet DAISSY, l’on s’est demandé comment rendre le processus de collecte (picking) plus interactif. Encore récemment, l’on avait exclusivement recours à des listes imprimées de ce qui devait être ramassé et à la méthode Pick-to-Light. En pratique, une lumière s’allume au-dessus de la boîte contenant l’équipement nécessaire. Cette façon de faire était un premier pas pour réduire les erreurs. Cependant le système ne permet qu’une mobilité et une flexibilité réduites (il est relativement difficile de déplacer un « Pick-to-Light » de quelques mètres ou de l’équiper de caisses ou boîtes supplémentaires).

Wim De Spiegeleer, responsable des systèmes de qualité dans le processus d’assemblage chez Volvo Cars et initiateur du projet DAISSY, explique : “Nous étions déjà relativement satisfaits de notre système Pick-to-Light, mais nous cherchions à encore l’améliorer. Comme un système Pick-to-Voice permet de travailler de façon plus interactive, nous avons consulté un certain nombre de fournisseurs pour étudier les différentes possibilités. Notre choix s’est porté sur PHI DATA pour plusieurs raisons. Parmi les solutions proposées, seule celle de PHI DATA était disponible pour le terminal CN3, que nous utilisions abondamment et que nous voulions continuer à utiliser pour la solution Voice. En outre, le logiciel est très flexible, ce qui permet de gérer le « dialogue vocal » – sans interface ni middleware – à partir de notre système DAISSY. Ainsi, nous n’avons jamais à faire appel à des informaticiens externes, comme cela aurait dû être le cas avec les autres solutions proposées.”

En collaboration avec PHI DATA, le département IT de Volvo a fait de l’actuel système Pick-to-Light un système Pick-to-Voice, sans qu’un nouveau système n’ait à être implémenté. En ce qui concerne les processus de travail, Volvo avait émis des conditions très strictes. Les opérateurs devaient être rendus identifiables pour que les éventuels problèmes et erreurs puissent être facilement repérables. Une exigence qui cadre avec la « philosophie DAISSY » de l’entreprise. Ainsi, chaque employé a accès à une liste reprenant les erreurs qu’il a commises et leur date. Le système devait aussi pouvoir confirmer qu’une pièce a été prise. Enfin, une étape supplémentaire a été intégrée au processus pour vérifier que la bonne pièce arrive à la bonne destination. Pour y parvenir, l’opérateur doit lire un code au système qui permet d’enregistrer ce qui est dit.

“Le principal avantage du Pick-to-Voice est que la marge d’erreur est encore réduite. C’est en outre un système très flexible : des recherches peuvent être ajustées à partir d’un bureau et de  nouvelles fonctionnalités sont faciles à intégrer. Et comme il s’agit de l’extension d’un système existant, le coût est resté limité,” précise Wim De Spiegeleer.

“Même si le système ne comporte pas de défauts, un temps d’adaptation s’est avéré nécessaire. Nos collaborateurs ont eu besoin de temps pour s’habituer au système, et il y a eu quelques difficultés en ce qui concerne la voix. Après quelques réglages du système, nous n’avons plus rencontré de problèmes. Nous avons aussi constaté quelques soucis de connexion entre le fil du casque et l’appareil, mais PHI DATA s’est rapidement penché sur ce problème, qui est désormais résolu.”

La suite ?

Comme la solution est très flexible, de nombreuses possibilités d’extension sont envisageables. Volvo étudie par exemple une solution “Assemble-to-Voice”, dans laquelle le système DAISSY indiquerait à l’opérateur quelle est la prochaine étape du processus. De la sorte, Assemble-to-Voice pourrait guider des montages complexes ou rarement exécutés, rappeler ce qui doit être impérativement contrôlé, ou encore décrire comment aborder un montage particulier. Le tout, avec un seul objectif : produire de façon plus qualitative.

Défis :

Avertir efficacement et rapidement l’équipe d’intervention en cas de comportement agressif envers  le personnel.

Solution :

Solution RTLS avec tags  RFID de Stanley Healthcare (Aeroscout)

Résultat :

Sécurité du personnel améliorée.

Les patients ou leur famille qui obtiennent de mauvaises nouvelles, qui sont sous influence ou présentent des troubles mentaux ne réagissent pas toujours de façon prévisible. Les plus de 1.100 employés de l’AZ Klina – l’hôpital général de la région d’Anvers-Nord – ne le savent que trop bien. Début 2013 l’hôpital s’est mis en quête d’une solution pour protéger ses employés des comportements agressifs. C’est PHI DATA qui a été sélectionné pour implémenter cette solution.

L’hôpital était à la recherche d’un système qui permette au personnel d’avertir rapidement et facilement une équipe d’intervention en cas d’agression. L’appareil devait être confortable à porter,  pouvoir transmettre des informations à la centrale d’alarme de manière fiable et indiquer si les gens sont à proximité  ou hors de portée.

PHI DATA a implémenté une solution RTLS (Real Time Location System) grâce à laquelle les médecins, les infirmiers, les assistants médicaux et le personnel de soutien sont équipés de badges dotés de tags de Stanley Healthcare (Aeroscout). Les tags T3 sont compacts et disposent d’une puce RFID active. PHI DATA peut déployer la technologie RTLS utilisée dans des systèmes WiFi existants et ainsi transférer en temps réel des informations sur la localisation ou l’état de personnes et/ou de biens.

L’implémentation à l’AZ Klina s’est déroulée en cinq étapes:

Dans un premier temps, on a déterminé quels départements avaient besoin de tags et de quel nombre. Ensuite, la configuration idéale a été implémentée sur les tags T3 et tous les tags et fonctionnalités ont été testés. Les tags ont alors été combinés au serveur d’alarme, de telle sorte que les bons  téléphones soient reliés à chaque type d’alarme. Puis, on a déterminé la méthodologie des rapports sur les appels, le niveau de la batterie et les tags à proximité ou hors de portée. Enfin, un guide d’utilisation a été rédigé  pour tous ceux qui doivent utiliser les tags T3 en déplacement.

“Nous utilisons le système depuis plus d’un mois et  en sommes très satsifaits pour le moment”, explique Jan Herrijgers de  l’AZ Klina. “Dès l’implémentation, nous avons constaté que PHI DATA réagit très vite en cas de problème ou de question. Ils suivent bien le déroulement  du projet et  identifient eux-mêmes les problèmes  non résolus. Le résultat est là:  nous disposons désormais d’un système extrêmement fiable qui cherche lui-même si des tags sont à proximité ou hors portée, et assure un excellent support.”

Après cette première expérience positive, l’AZ Klina pense désormais à effectuer un suivi de patients et des équipements médicaux.

Le CHU de Liège a signé un contrat avec PHI DATA, spécialiste de l’identification et de la localisation automatique. L’hôpital, qui est lié à l’Université de Liège, fait appel à PHI DATA pour le monitoring de la température des réfri-gérateurs, congélateurs et réservoirs de ses laboratoires. Le projet sera prochainement étendu avec un système intelligent de contrôle de la température des conteneurs pour échantillons de laboratoire. Même lors des transports, lorsque les conteneurs se trouvent hors de portée du réseau Wi-Fi de l’hôpital, leur température sera surveillée. Le CHU envisage également la mise en place d’un système d’alarme avec des possibilités de localisation.

En 2011, le CHU – Centre hospi-talier universitaire – de Liège s’est mis à la recherche d’un partenaire prenant en charge la livraison, l’implémentation et le suivi d’un système centralisé de monitoring de la température. Objectif: contrôler la température des chambres froides, des réfrigérateurs, des congélateurs et des incubateurs dans les différents laboratoires de l’hôpital. Le système devait satisfaire à de nombreuses conditions: le logiciel de gestion devait être en mesure d’analyser les résultats et, si nécessaire, d’informer les responsables via SMS, e-mail, etc. La température devait être surveillée sur une base régulière, et ce par différentes personnes ayant des rôles très divers.

C’est après avoir comparé une dizaine d’acteurs sur ce marché que le CHU a opté pour PHI DATA qui avait proposé de travailler avec des balises AeroScout, le leader dans le domaine du contrôle et du monitoring via Wi-Fi. Wim Verduyn, Senior Key Ac-count Manager chez PHI DATA, explique : « Le principal défi était lié aux réseaux Wi-Fi. Il y en avait deux – l’un appartenant à l’hôpital et l’autre à l’Université de Liège – mais aucun ne semblait pouvoir prendre en charge les balises. L’hôpital a donc décidé d’implémenter un nouveau réseau Wi-Fi Aerohive et, vu l’urgence, nous avons conseillé de commencer l’implémentation dans les labos. Nous avons ainsi pu avancer rapidement, et munir de balises 273 enceintes réfrigérantes et incubateurs dans les 47 laboratoires. »

Au vu des résultats positifs de cette première implémentation, le CHU de Liège envisage une extension du projet avec l’aide de PHI DATA. Les conteneurs qui renferment les échantillons seront également surveillés à l’aide de balises, même pendant le transport. Les balises disposeront d’une mémoire et pourront déclencher une alarme si la température dépasse un certain seuil. Le monitoring sera donc également possible en l’absence de signal Wi-Fi. Ensuite, le CHU pense à installer un système d’alarme afin de protéger son personnel et ses équipements. Certains employés et certaines issues de l’hôpital disposeront d’un « bouton d’alarme » muni d’un système de localisation qui sera actionnable en cas de danger.

“En milieu hospitalier, nous devons appliquer les normes les plus strictes en matière de con-trôle de qualité et de sécurité. Pour ce projet, c’est avant tout l’ouverture de la solution proposée par PHI DATA qui nous a séduits,” explique Philippe Calmant du CHU de Liège. “Elle se greffe sur notre système Wi-Fi existant et peut, si nous le souhaitons, être enrichie avec de nouvelles fonctionnalités. La flexibilité et la modularité de la solution mais aussi l’approche professionnelle de PHI DATA nous ont permis d’obtenir rapidement un système de monitoring couvrant l’ensemble de nos campus, relativement éloignés géographiquement.”