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Dans le cadre de la numérisation de son processus de livraison des médicaments à destination de ses officines, Pharmacie Familia a décidé d’optimiser la qualité de ses services. Grâce à la solution IDdelivery® de Simac PHI DATA, Pharmacie Familia économise du temps et réduit sensiblement les risques d’erreur. En outre, différentes possibilités d’extension seront permises dans le futur. 

Pharmacie Familia : distributeur de médicaments coopératif intégré 

Pharmacie Familia fait partie de la coopérative Groupe EPC (650 collaborateurs) et gère 98 pharmacies dans toutes les provinces wallonnes. Ces pharmacies sont approvisionnées au départ de son propre site logistique situé à Ciney, au cœur de la province de Namur. Les produits pharmaceutiques y sont stockés dans un entrepôt de 4.600 mètres carrés spécialement conçu pour l’activité qui y est opérée. Comme il gère en interne à la fois les officines et la distribution, Pharmacie Familia se positionne comme le deuxième plus gros distributeur intégré de médicaments en Wallonie.

Les pharmacies sont approvisionnées chaque nuit au départ de l’entrepôt central. Naguère encore, une grande partie de l’administration relative aux livraisons s’effectuait manuellement : les chauffeurs se rendaient à l’entrepôt, notaient sur une feuille le nombre de bacs qu’ils livraient à chaque pharmacie et  effectuaient ensuite leur tournée. A ,leur retour au centre logistique, ces informations devaient être réencodées dans l’outil d’administration. Pour éviter les erreurs liées à l’encodage et harmoniser l’ensemble du processus, la coopérative a décidé de numériser la gestion des livraisons.  

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La convivialité comme priorité

« Les critères choisis pour l’étude de marché étaient clairs », indique d’emblée Bernard Devriendt, Responsable Transformation Logistique chez Pharmacie Familia. « Nous voulions un système simple qui soit à la fois convivial et facile à implémenter. Nous étions à la recherche d’un système autonome et non d’une ‘usine à gaz’. La convivialité était véritablement le maître mot, tant au niveau de notre département IT que pour nos chauffeurs. »

Au terme d’une analyse du marché, Pharmacie Familia s’est adressée à Simac PHI DATA qui proposait sa solution IDdelivery® associée à des terminaux mobiles Android, spécialement étudiés pour adresser les critères logistiques demandés. IDdelivery® peut être utilisée comme solution autonome, tout en supportant aussi l’échange dynamiques de fichiers XML avec d’autres applications, notamment l’ERP de la coopérative. « Dès les premières démos, j’ai été convaincu de la convivialité de la solution présentée par Simac PHI DATA », explique Monsieur Devriendt. « Je sais qu’IDdelivery® offre beaucoup plus de possibilités que celles que nous utilisons actuellement », poursuit-il, « mais je voulais dans un premier temps que le produit reste le plus facile possible. Cela étant, le fait que la solution soit déjà utilisée par un collègue de Pharmacie Familia situé dans le nord du pays a également pesé dans la balance, tout comme j’ai été séduit également par l’approche de Simac PHI DATA, qui est résolument « orientée solution ». « J’apprécie de travailler avec des entreprises de taille moyenne, à l’image de Simac PHI DATA. Dans le cas de grands fournisseurs, vous n’avez souvent que très peu de poids et ne bénéficiez donc que d’un minimum d’attention. Or chez Simac PHI DATA, j’ai retrouvé une structure dont l’ADN correspond au nôtre. »

Le déploiement de l’ensemble du projet s’est fait en co-création entre Pharmacie Familia et Simac PHI DATA. « Je me suis surtout attaché à l’aspect fonctionnel », précise encore Mr Devriendt. « Pour le reste, la collaboration s’est bien passée entre notre département IT et les développeurs de Simac PHI DATA chargés d’adapter IDdelivery® à nos besoins. »    

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Amélioration de la qualité

Au départ de l’ERP de Pharmacie Familia, un fichier XML qui reprend les volumes de commandes qui doivent être expédiées à chaque pharmacie est généré chaque soir. Ces commandes sont triées sur la base des tournées des six chauffeurs. Ce fichier XML alimente ensuite IDdelivery®. Un code à barres est apposé sur chaque bac destiné à une pharmacie, que les chauffeurs scannent avec l’application IDdelivery® sur leur terminal mobile au moment de quitter l’entrepôt central. Par la suite, ce code à barres est à nouveau scanné lorsque les bacs sont livrés à la pharmacie. Le terminal leur permet également de consigner divers incidents, par exemple lorsque tous les bacs ne peuvent pas être chargés dans la camionnette, lorsqu’un médicament liquide s’est déversé dans un bac ou que le chauffeur ne peut avoir accès à une pharmacie. Via le portail web, Bernard Devriendt peut contrôler chaque matin l’ensemble des livraisons de la nuit écoulée et consulter les éventuels incidents, pour ensuite agir en temps réel à leur résolution. « Ces incidents sont transmis via le terminal portable. Afin de consigner les incidents de manière pro-active, les chauffeurs peuvent également utiliser le terminal mobile pour prendre des photos. »     

Les terminaux eux-mêmes sont gérés via la solution de Mobile Device Management (MDM) Soti MobiControl, que Simac PHI DATA a également déployée pour Pharmacie Familia. Le terminal utilisé dispose en effet des mêmes fonctionnalités qu’un smartphone, tandis que le MDM permet d’indiquer quelles applications les chauffeurs peuvent utiliser ou non. Lors de la mise en service, les terminaux sont d’abord testés par un chauffeur volontaire qui assure ensuite la formation de ses collègues. « Le fonctionnement est très intuitif et toute personne capable d’utiliser un smartphone n’a besoin d’aucun temps d’adaptation », insiste encore Mr Devriendt. « Les terminaux ont été bien accueillis par les chauffeurs. Ceux-ci savent effectivement que le taux d’erreur est considérablement diminué, et qu’il reste toujours une trace de tout ce qu’ils font. Ils y voient aussi une amélioration de la qualité de leur travail, même s’ils sont peut-être un peu moins heureux de savoir qu’ils peuvent être plus facilement contrôlés. Pour moi également en tant que responsable de la logistique, l’introduction d’IDdelivery® a représenté un énorme progrès. Je peux désormais gagner beaucoup de temps et superviser plus facilement ce qui s’est éventuellement mal passé durant les livraisons ou quel chauffeur a oublié de scanner un bac, par exemple. »

Véritable partenariat   

Pharmacie Familia est particulièrement satisfaite de la solution livrée par Simac PHI DATA. Depuis le déploiement de IDdelivery® en 2021, Bernard Devriendt n’a pratiquement pas dû s’en occuper. « Nous enfonçons une touche le soir et tout se fait automatiquement. Nous n’avons pratiquement pas besoin de support. Si je devais un jour appeler le service de support de Simac PHI DATA, j’aurais de sérieuses difficultés à trouver un numéro de téléphone », sourit Bernard Devriendt. « Durant la phase d’implémentation proprement dite, nous avions évidemment davantage de contacts, dès lors que la collaboration était plus étroite. Je ne peux que me féliciter de la relation avec Simac PHI DATA et de la manière dont les collaborateurs tant techniques que commerciaux ont participé à la réflexion globale. C’est bien plus qu’un simple fournisseur, c’est un véritable partenaire. »  

Mr Devriendt envisage par ailleurs d’autres possibilités d’extension dans la mesure où de nombreuses fonctionnalités d’IDdelivery® restent pour l’instant inexploitées. « Actuellement, IDdelivery® est alimenté par des fichiers XML provenant de notre ERP, mais d’ici un certain temps, nous allons également commencer à enregistrer les retours en provenance de nos pharmacies et les transférer vers nos autres systèmes. Mais nous devons d’abord adapter ces systèmes à ce nouveau contexte. »  

« J’apprécie de travailler avec des entreprises de taille moyenne, à l’image de Simac PHI DATA. Dans le cas de grands fournisseurs, vous n’avez souvent que très peu de poids et ne bénéficiez donc que d’un minimum d’attention. Or chez Simac PHI DATA, j’ai retrouvé une structure dont l’ADN correspond au nôtre. »

Bernard Devriendt, Logistics Transformation Manager

Les œuvres d’art que le visiteur peut admirer dans un musée ne représentent en général qu’une petite partie de l’ensemble de ses collections. Les œuvres restantes sont stockées dans des réserves ou sont prêtées à d’autres musées. Même si elles ne sont pas visibles du grand public, ces œuvres n’en doivent pas moins être gérées et inventoriées. Afin de simplifier et de fiabiliser ce processus, les Musées Royaux des Beaux-Arts de Belgique (MRBAB) ont fait appel à PHI DATA. 

Fondés en 1801 par Napoléon, les MRBAB sont une institution fédérale qui dépend du Service Public Fédéral de Programmation Politique Scientifique (BELSPO). Les MRBAB rassemblent au total 20.000 œuvres d’art datant du 15e siècle à nos jours (peintures, sculptures, dessins, etc.) et regroupent plusieurs musées : Musée Magritte, Musée Fin-de-Siècle, Musée Oldmasters, Musée Meunier et Musée Wiertz. Sur la base du nombre annuel de visiteurs, les MRBAB sont le plus grand musée de Belgique.

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Forum ©Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique/Koninklijke Musea voor Schone Kunsten

L’ensemble de la collection est d’une valeur inestimable et se doit donc d’être géré rigoureusement. Réaliser un inventaire annuel constitue d’ailleurs une obligation légale. Bon nombre de processus relatifs à l’inventorisation se font toujours manuellement (au départ sur fiches, désormais sur tableurs), mais dans le cadre de la modernisation de la gestion de l’informatique (infrastructure, bureautiques, outils), la situation est en cours d’évolution. « Réaliser un inventaire de façon manuelle est non seulement une source d’erreurs, mais se révèle aussi très chronophage et coûteux », indique Benoît Lécaillier, responsable informatique des MRBAB. « En outre, les œuvres devront souvent être déplacées dans les prochains mois dans le cadre de rénovations prévues. »

Simplicité, fiabilité et sécurité

Lors du choix d’une solution de numérisation de l’inventaire, la simplicité, la fiabilité et la sécurité figuraient parmi les priorités. C’est ainsi que les musées se sont tournés vers PHI DATA qui proposait une solution totale composée de balises RFID, de lecteurs RFID portables, d’antennes fixes et du logiciel IDasset®. L’étude de marché a fait ressortir PHI DATA comme étant le meilleur choix. Parmi les critères analysés figurait la mise en place d’une relation à long terme, le coût intéressant et la convivialité de l’approche. « La solution devait être simple à utiliser par les gardiens de collections, les données devaient être fiables et les informations devaient être sécurisées », insiste Benoît Lécaillier. « Les quatre gardes de collection et conservateurs devaient être en mesure de savoir où se trouvait une œuvre dans les réserves, tandis que l’information ne devait être consultable que par eux seuls. »

Grâce à IDasset®, les MRBAB savent non seulement où se trouve une œuvre particulière, mais aussi quand et où elle a été déplacée. « Contrairement à ce que l’on pourrait croire, de très nombreux œuvres changent de place dans un musée », ajoute Francisca Vandepitte, qui, en qualité de conservatrice d’art moderne, est en charge aux MRBAB de l’ensemble des peintures et des sculptures réalisées entre 1900 et 1968. « Mais tout se fait surtout en coulisses. Ainsi, des œuvres sont prêtées à d’autres musées en Belgique ou à l’étranger, ou encore sont déplacées dans les réserves. L’objectif est de savoir à tout moment où se trouve une œuvre précise. »

Toutes les informations qui sont enregistrées dans IDasset® sont synchronisées de manière bidirectionnelle avec la base de données interne des collections des MRBAB, baptisée Fabritius. PHI DATA a pris en charge le développement de l’interface entre IDasset® et Fabritius. « PHI DATA a procédé à une analyse détaillée et s’est concerté en permanence avec Axiell, l’entreprise qui a développé Fabritius. Grâce à cette analyse en profondeur, la synchronisation s’est parfaitement déroulée », estime Benoît Lécaillier.

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Lawrence Weiner, (OFTEN) MOVED ABOUT (# 399 / 400). # 399 WITH RELATION TO REASON / (OFTEN) MOVED ABOUT. # 400 (OFTEN) MOVED ABOUT / WITHIN THE CONTEXT OF [A] REASON (SOUVENT) DÉPLACÉ (# 399 / 400). # 399 EN RAPPORT À LA RAISON / (SOUVENT) DÉPLACÉ. # 400 (SOUVENT) DÉPLACÉ / DANS LE CONTEXTE DE LA [D’UNE] RAISON (1974), Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique/Koninklijke Musea voor Schone Kunsten, Bruxelles/Brussel, photo/foto : Odile Keromnes

Collaboration étroite

Les gardes de collection ont été impliqués dans la sélection des lecteurs RFID. Toutes les opérations qu’ils exécutent devaient pouvoir être simplifiées. C’est ainsi qu’ils devaient pouvoir imprimer facilement des balises RFID, lire ces balises lorsque les œuvres étaient déplacées ou encore réaliser aisément un inventaire. En outre, IDasset® devait être consultable sur les lecteurs RFID afin de leur permettre de voir rapidement si une œuvre se trouvait ou non à la bonne place. Les terminaux portables peuvent aussi être réglés de telle manière à pouvoir lire les balises RFID tant à longue distance (par exemple toutes les œuvres se trouvant dans une salle déterminée) qu’à proximité immédiate, notamment si les œuvres sont entreposées dans un rayonnage Compactus. Il s’agit en l’occurrence d’armoires métalliques lourdes qui forment une sorte de cage de Faraday et où il est impossible de scanner l’ensemble des œuvres en une seule opération.   

Le projet a débuté par une phase pilote qui concernait une cinquantaine d’œuvres. « Nous avons opté en l’occurrence pour des œuvres qui ne posaient aucun problème d’inventaire », fait remarquer Francisca Vandepitte. « Nous voulions surtout tester la fonctionnalité sans compliquer les choses en commençant par toutes sortes d’exceptions. » Le projet pilote a permis aux MRBAB de tester l’application dans différentes situations, de déterminer avec précision à quels endroits les balises devaient être apposées et de vérifier si la synchronisation fonctionnait correctement. Dans le même temps, ce test a permis d’adapter les procédures afin de réduire le nombre de manipulations. Les conservateurs ont par ailleurs demandé de pouvoir stocker d’autres informations que celles prévues initialement sur les balises RFID. Ces améliorations ont permis d’inventorier ensuite le reste des collections. Au fil du temps, d’autres fonctionnalités pourront être ajoutées. « Mais c’est pour le futur », fait remarquer Benoît Lécaillier. « Nous voulions surtout commencer par une solution simple et pratique, sans trop chercher la complexité. »

L’un des résultats les plus perceptibles lorsque toutes les œuvres seront dotées de balises sera la réalisation de l’inventaire annuel. « Il s’agit d’un travail qui s’étend sur plusieurs mois », fait remarquer Francisca Vandepitte. « Les gardes de collection doivent réaliser cet inventaire en plus de leur travail habituel, ce qui leur prend beaucoup de temps. Je suppose que nous pourrons parler demain en semaines plutôt qu’en mois, grâce aux balises RFID et à IDasset®. »

Véritable partenariat

« Notre collaboration avec PHI DATA a été particulièrement bonne », ajoute Benoît Décaillier. « Nous ne pouvons que nous réjouir de leur gestion de projet et de la qualité de leur solution. Ils ont veillé à un parfait déroulement du projet. Ils ont été à l’écoute de nos besoins et nous ont conseillés sur cette base. PHI DATA nous a aidés à ne pas en faire un projet purement technique, mais a mûrement réfléchi à la manière dont les utilisateurs pourraient travailler de manière optimale avec cette solution. Il est très important de pouvoir collaborer comme de véritables partenaires et de se concerter étroitement. « Un musée est une structure très complexe, qui nous oblige à collaborer avec un partenaire ouvert à nos spécificités et qui les prenne en compte lors du déploiement du projet », confie toujours Benoît Lécaillier.

De son côté également, Francisca Vandepitte est élogieuse à l’égard du partenariat avec PHI DATA. « J’ai été impliquée dans ce projet en tant qu’historienne de l’art et j’ai entre-temps beaucoup appris. Ce que j’ai surtout apprécié dans cette collaboration, c’est que les ingénieurs parlent une langue compréhensible, sans jargon spécifique. Durant les discussions avec PHI DATA, je ne me suis jamais sentie mal à l’aise, ce qui nous a permis d’avancer rapidement dans le cadre d’un dialogue réciproque. En outre, PHI DATA a toujours été accessible, disponible et prêt à répondre à nos questions », conclut Francisca Vandepitte.

L’évolution de la législation et le désir de simplifier les processus existants ont incité Renmans à doter ses boucheries de deux nouvelles applications portant sur l’inventaire et sur la traçabilité de ses produits. Pour ces deux applis, le groupe a fait appel à Simac PHI DATA qui a par ailleurs fourni des terminaux Zebra pour faciliter le travail des collaborateurs.

Simplification des processus et meilleur respect de la législation

La gestion de l’inventaire représente une activité importante dans une boucherie. Il faut en effet prévoir d’une part un inventaire financier mensuel pour la comptabilité et, d’autre part, un inventaire hebdomadaire qui constitue la base des commandes passées par les magasins au centre de distribution. Ces inventaires sont réalisés manuellement, par exemple en notant sur une feuille les quantités, ce qui peut donc prendre plusieurs heures. Dès lors, Renmans souhaitait simplifier et accélérer ce processus en le numérisant.

Par ailleurs, la pression se fait toujours plus forte de la part des pouvoirs publics en charge de la sécurité alimentaire. Ceux-ci entendent que les boucheries soient en mesure de tracer les produits traités dans les plats préparés et les préparations : quelle viande est utilisée, quelle est sa provenance, quelles épices sont ajoutées, à quelle date ces préparations ont-elles été faites, etc. Actuellement, toutes ces données sont mises à jour de manière numérique dans les boucheries Renmans. 

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Logiciel sur mesure, développé par Simac PHI DATA

Pour ces deux projets de numérisation, l’entreprise s’est adressée à Simac PHI DATA, partenaire depuis de nombreuses années déjà, notamment pour les scanners et les imprimantes d’étiquettes. Le département IT interne a procédé à une analyse en profondeur, tant pour l’Inventory App (pour la gestion de l’inventaire) que pour la TraceAbility App (pour le traçage de tous les ingrédients dans les préparations), tandis que Simac PHI DATA a développé les applications sur mesure. « Nous voulions surtout que les applications soient faciles à utiliser », précise Yves Hutsebaut, Information Systems Manager chez Brabhold. « Il existe certes des logiciels du marché pour ce type de solutions, mais ceux-ci offrent souvent de trop nombreuses fonctionnalités qui ne sont généralement pas utilisées, rendant dès lors ces solutions peu conviviales. Finalement, il se révélait plus intéressant de faire développer un logiciel sur mesure par Simac PHI DATA plutôt que d’acheter un progiciel dont seuls 20% des fonctionnalités seraient utiles. » Outre la facilité d’emploi, ces applis devaient pouvoir fonctionner hors ligne. « Lorsque vous devez faire l’inventaire d’un frigo, la couverture Wi-Fi n’est pas toujours optimale, voire parfois même inexistante », souligne Hutsebaut.

Simac PHI DATA a non seulement développé les applis totalement sur mesure, mais a également assuré l’intégration avec le système ERP en arrière-plan afin de permettre un échange aisé de données via des services web (pour la TraceAbility App) et via des services web ainsi que le transfert FTP (pour l’inventaire).

La phase pilote a débouché sur le choix des terminaux Zebra

Par ailleurs, Simac PHI DATA a fait des recommandations sur les terminaux portables à utiliser dans les boucheries pour scanner la viande. Lors d’une phase pilote, deux appareils différents ont été testés dans une trentaine de filiales. Finalement, la série Zebra TC7X a été retenue, notamment parce qu’elle dispose d’un ‘pistol grip’ qui se fixe facilement sur le terminal. A ce stade également, c’est la convivialité qui a primé. « L’avantage est que cette poignée de pistolet peut rester attachée lorsque le terminal est placé sur le support de chargement », ajoute Hutsebaut. « Tant les terminaux eux-mêmes que le logiciel sont d’une utilisation très aisée. Nous n’avons pas eu besoin de prévoir de véritable formation et quelques lignes d’explication ont suffi pour permettre à chacun de se mettre au travail. »

Pour la gestion des appareils, Simac PHI DATA a déployé l’outil de Mobile Device Management MobiControl de Soti, une solution surtout utilisée pour l’accès à distance des terminaux. « Si quelqu’un rencontre un problème avec son appareil dans la boucherie, nous pouvons prendre la main sur l’écran au niveau central et résoudre le problème à distance. » Pour la mise en service des nouveaux appareils, Simac PHI DATA a développé une application de configuration qui permet notamment de configurer totalement et très rapidement un PDA dans une nouvelle filiale sans trop de paramétrisation.

Plus rapide et avec moins d’erreurs

Le projet de numérisation impliquant l’Inventory App et la TraceAbility App présente plusieurs avantages :

  • Gain de temps :  autrefois, l’inventaire mensuel prenait facilement de deux à trois heures. L’assortiment de charcuteries comporte rapidement de 100 à 150 références. Ce processus est désormais ramené à moins d’une heure en moyenne.
  • Meilleur respect des procédures : le réviseur d’entreprise n’autorise les boucheries à commencer leur inventaire mensuel qu’à une heure bien déterminée. En utilisant l’appli, une heure de début peut être imposée, ce qui garantit un inventaire mensuel plus précis.
  • Réduction des erreurs : avant la numérisation, tout était noté sur papier, puis envoyé par fax ou par courrier à la comptabilité centrale où les données devaient à nouveau être encodées. 
  • Reporting plus rapide : étant donné que plus aucune information ne doit être introduite manuellement, l’inventaire total peut être clôturé avec plusieurs jours d’avance. Par filiale, il fallait facilement de quinze à vingt pages d’inventaire, ce qui prenait évidemment pas mal de temps pour l’encodage. 
  • Meilleur contrôle de la date de péremption : l’application affiche un avertissement lorsqu’il ne reste plus que deux jours pour vendre un produit. Cela permet de mettre ces produits plus tôt en vente rapide, d’où une réduction des pertes de produits alimentaires.
  • Conformité : les boucheries peuvent à présent satisfaire aux obligations légales en matière de traçabilité et de sécurité alimentaire. 

« Je suis très satisfait de Simac PHI DATA », conclut Yves Hutsebaut. « Ils nous ont bien conseillé et le logiciel a été développé exactement comme nous l’avions indiqué dans notre analyse. »

Étant donné qu’ils fonctionnent avec des fonds publics, les hôpitaux se doivent d’être particulièrement vigilants dans l’utilisation des budgets disponibles. Afin de rendre l’utilisation du matériel médical la plus efficace possible et d’éviter des investissements inutiles, l’hôpital ostendais AZ Oostende a lancé un projet de suivi et de traçabilité en partenariat avec Blyott et PHI DATA.  

L’AZ Oostende est un hôpital généraliste tourné vers l’avenir qui ambitionne d’offrir des soins de santé de qualité à la population d’Ostende et de sa région. L’AZ Damiaan compte 500 lits. Fin 2023, l’AZ Damiaan a fusionné avec le second hôpital ostendais Henri Serruys pour former l’AZ Oostende.

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Aujourd’hui, les hôpitaux sont toujours davantage dépendants des données, notamment pour gérer la prise de décisions d’investissement ou pour améliorer l’efficacité de leur fonctionnement. Différents types de matériel médical (appareils respiratoires, pompes à seringue, écrans, etc.) et autres équipements (lits, fauteuils roulants, etc.) sont utilisés, les uns plus coûteux que les autres. C’est pourquoi l’AZ Oostende a entamé voici trois ans une étude de marché destinée à optimiser l’efficacité de l’utilisation des moyens disponibles, par exemple en partageant des équipements entre départements ou en améliorant le fonctionnement de la centrale des prêts. Dans le même temps, l’hôpital a envisagé l’amélioration de la maintenance préventive par le service biotechnique chargé de la gestion du matériel médical.    

Remplacement de processus manuels

Au niveau de la mise en place du projet de suivi et de traçabilité, la gestion du matériel s’effectuait surtout sur la base de formulaires complétés manuellement. Or cette procédure était souvent négligée compte tenu de l’urgence de mettre en service ce matériel. Dès lors, retrouver du matériel perdu n’était pas une mince affaire.

Lors de l’étude de marché, l’AZ Oostende avait défini un certain nombre de critères : 

  • Le système devait utiliser le réseau Wi-Fi existant de l’hôpital. Ce faisant, l’ensemble de l’hôpital pourrait être couvert et l’AZ Damiaan ne devrait déployer aucun nouveau réseau et point d’accès. 
  • Les tags devaient avoir une durée de vie longue. Ainsi, l’AZ Oostende ne devrait pas remplacer les batteries trop souvent. 
  • Le logiciel devait être facilement accessible et convivial afin d’être utilisable par l’ensemble des collaborateurs de l’hôpital.
  • Précision étendue : le matériel devait pouvoir être retrouvé avec une précision de cinq à dix mètres. 
  • Le prix de l’ensemble du système. 

Sur la base de ces critères, la solution de Blyott est sortie vainqueur, d’autant que l’AZ Oostende avait récolté différentes informations auprès d’autres utilisateurs Blyott satisfaits, comme l’AZ Maria Middelares (Gand) et Jan Yperman (Ypres). Le système géodépendant en temps réel à base Bluetooth de Blyott se distinguait non seulement par sa facilité d’installation et par la durée de vie de ses batteries, mais aussi par sa simplicité d’utilisation pour tous grâce à son interface web.

Le système se compose de tags qui sont apposées sur chaque matériel ainsi que d’un portail web permettant aux utilisateurs d’effectuer leurs recherches. À terme, 800 appareils seront dotés d’un tag.

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Collaboration étroite entre l’AZ Oostende, PHI DATA et Blyott

Le déploiement de la solution s’est fait en partenariat avec PHI DATA, avec laquelle l’AZ Oostende collabore depuis de nombreuses années déjà, notamment pour le système anti-fugue de patients (basé sur la solution MobileView de SECURITAS Healthcare) et les scanners portatifs utilisés pour la distribution de médicaments et le scanning des bracelets d’identification des patients. « Nous sommes extrêmement satisfaits du service fourni par PHI DATA », explique Bart Dejaegher, responsable de l’équipe matériel médical et processus de soins. « PHI DATA nous aide en participant à la réflexion sur les applications, par exemple pour de nouveaux cas d’usage ou pour continuer à améliorer la convivialité du système. PHI DATA connaît les autres institutions de soins qui utilisent Blyott et peut nous mettre en contact avec elles ou même leur poser les questions qui nous préoccupent. Par ailleurs, nous avons pour l’instant un projet en cours avec PHI DATA pour analyser la manière de transférer les données provenant des tags Blyott dans Power BI à des fins d’analyses détaillées.  

Déploiement phasé pour une acceptation plus grande par les utilisateurs

Depuis le début 2023, tous les collaborateurs de l’AZ Oostende ont accès au logiciel. Le déploiement s’est effectué par phases, les super-utilisateurs étant les premiers à s’en servir. Ce faisant, il a été possible de collecter du feedback, par exemple sur l’utilisation des termes de recherche corrects. Dans un deuxième temps, les utilisateurs prioritaires ont été impliqués, ceux-ci empruntant souvent des équipements d’autres départements. Et dans une troisième phase, les infirmières/infirmiers en chef/fe ont également eu accès au système. Grâce à ce déploiement phasé, chacun a entre-temps entendu parler du nouveau service par le bouche-à-oreille et nombreux étaient motivés à l’idée d’utiliser le système.

« Au cours de cette dernière phase, nous nous sommes concentrés sur le projet de suivi et de traçabilité du matériel médical et non pas sur les 500 lits et les 100 brancards », précise encore Dejaegher. « À présent, nous analysons surtout le matériel médical qui est prêté à l’échelle de l’hôpital via le service de prêt ainsi que le matériel qui est prêté d’un service à un autre. » C’est ainsi que chaque département ne dispose pas par exemple d’un appareil ECG et que les départements peuvent l’emprunter (puis le restituer) auprès de l’une de six unités de soins qui en possède.  

Au niveau de la mise en œuvre phasée des tags Blyott, l’AZ Oostende a d’abord privilégié l’urgence : quel est le matériel le plus souvent échangé entre départements ou quel est le matériel qui est le plus souvent demandé au service de prêt. « Par ailleurs, nous avons apposé des tags sur les petits appareils qui se perdaient souvent. Ainsi, une pompe antidouleur est relativement petite, mais coûte pas moins de 1.500 euros », ajoute Dejaegher. « Le risque est grand qu’un tel appareil soit laissé à un mauvais endroit, qu’il disparaisse accidentellement lors de l’évacuation de déchets ou qu’il se retrouve dans le bagage d’un patient. »

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Déjà des résultats mesurables à court terme

Les avantages du système de Blyott pour l’AZ Oostende sont multiples. Certains d’entre eux sont d’ores et déjà concrétisés, tandis que d’autres seront rendus possibles après la connexion du système à Power BI :

  • Gain de temps : retrouver un appareil médical pouvait auparavant prendre facilement une demi-heure. Désormais, une simple recherche sur PC ou laptop permet de savoir en quelques secondes dans quelle zone se trouve l’appareil en question. Dès lors, l’appareil peut être récupéré en moins de cinq minutes.
  • Report d’investissements : il est maintenant possible d’analyser la fréquence de prêt d’un appareil. Dès lors, ces données permettent d’objectiver les demandes d’investissement. Sur la base des données, certains investissements peuvent également être reportés s’ils concernent du matériel moins fréquemment prêté. 
  • Meilleure répartition des moyens disponibles entre les départements : l’AZ Oostende peut identifier les départements qui empruntent plus souvent du matériel. Dès lors, ces équipements peuvent confiés à cette unité de soins afin d’être plus rapidement disponibles. 
  • Plus grande satisfaction du personnel hospitalier : pour le confort des collaborateurs, il est important que ceux-ci puissent retrouver facilement leur propre matériel prêté. 

Perspectives d’avenir

En utilisant les tags et le logiciel de Blyott ainsi qu’en collaborant avec PHI DATA qui continue à encadrer l’implémentation et à assurer le support nécessaire, l’AZ Oostende peut entrevoir les perspectives d’avenir qu’offre encore le système. « Les tags sont en constante évolution et Blyott entend poursuivre leur développement avec nos équipes », souligne Dejaegher. « Pour sa part, PHI DATA envisage avec nous de nouveaux cas d’usage. »

C’est ainsi que l’AZ Oostende songe déjà aux projets suivants : 

  • Flux des patients, dans lequel un patient est suivi depuis sa prise en charge à travers les différents services où il doit se rendre. Cette approche permet une meilleure gestion des flux de capacité. 
  • Connexion du système de Blyott au logiciel Ultimo sur lequel tourne la base de données de l’ensemble des équipements. 
  • Liaison avec Power BI pour d’autres analyses de données.
  • Déploiement sur le campus Serruys avec lequel l’AZ Oostende fusionnera fin 2023. 
  • Contrôle des sorties : certains matériels pourraient disparaître à la suite du traitement des déchets ou être emportés dans les bagages de patients. Si un appareil devait sortir de l’hôpital, une alarme pourrait se déclencher. Pour l’instant, l’AZ Damiaan examine la meilleure manière de faire circuler cette alarme. 

« Pour nous, le fait que PHI DATA ne soit pas uniquement présent dans le secteur hospitalier représente un avantage important. Leur expertise des processus logistiques dans d’autres secteurs et la manière dont d’autres secteurs abordent les flux de matériels et les chaînes de distribution nous ont permis d’en apprendre beaucoup. Grâce à PHI DATA, nous découvrons toujours de nouvelles applications dans l’utilisation des tags de Blyott. Ce faisant, nous pouvons améliorer constamment l’efficacité de nos processus. » 

Le CRA-W (Centre wallon de Recherches agronomiques) joue un rôle-clé dans le développement durable du secteur agro-alimentaire en Wallonie. Le centre mène en permanence entre 100 et 120 projets de recherche dans les domaines de l’agriculture et l’élevage de précision, la gestion des risques et l’amélioration de la connaissance des produits. Dans le cadre de l’agriculture, diverses recherches ont été menées sur la micropropagation in vitro. 1

La micropropagation in vitro est une biotechnologie végétale qui permet de cloner des plantes par diverses méthodes de culture de cellules, tissus et organes. Elle fait appel à de nombreuses exigences en matière d’explants, d’asepsie, de milieu de culture, de récipients de croissance et de contrôle des conditions macro et micro-environnementales en laboratoire et dans l’installation de culture.2

Traçabilité

Depuis plus de trente ans, le laboratoire in vitro du CRA-W mène de nombreuses expérimentations sur une grand diversité d’espèces et variétés végétales.  L’absence de système de traçabilité informatisé s’est révélé être une source de perte d’informations importantes, de risques d’erreurs dans l’étiquetage et de difficulté de suivi du stock existant.

Pour faire face à la complexité du fonctionnement pratique du laboratoire, le CRA-W a fait appel à PHI DATA, intégrateur de solutions ICT spécialisées, dans le but de développer un système automatisé et spécifique d’identification et d’étiquetage. La solution requise visait à standardiser le travail journalier de l’équipe technique, d’assurer une traçabilité de toutes les activités en les intégrant automatiquement dans une banque de données et, au travers de ce système, d’atteindre les objectifs de qualité en normes standardisées (ISO). En outre, la solution devait également fournir une image au jour le jour de l’ensemble des cultures présentes au laboratoire afin d’assurer une meilleure gestion des activités, permettre d’obtenir rapidement des informations sur l’historique d’une culture (responsable technique au fil des repiquages, milieux de cultures utilisés, mouvements des cultures…) afin de mieux interpréter les résultats observés et d’augmenter l’efficacité et les performances du laboratoire, d’obtenir une image fidèle des travaux réalisés au sein du laboratoire afin d’implémenter, notamment, des évaluations claires et, enfin, d’assurer le développement continu d’un système innovant de traçabilité des cultures in vitro.

Système codes-barres

Sur base de l’analyse des besoins spécifiques du CRA-W et après analyse informatique du processus de gestion des différents critères essentiels à l’optimisation du processus automatisé d’identification et d’étiquetage, PHI DATA a proposé une solution sur mesure. Celle-ci se compose de 6 postes de travail équipés chacun d’un terminal portable sur lequel est installée une application mobile et d’une imprimante avec pré-décolleur d’étiquettes. Un PC centralisé, sur lequel sont installées l’application serveur et la base de données retraçant toutes les activités, complète la solution.

L’application repose sur la mise en place d’une solution d’identification et de lecture de code-barres permettant de tracer une plante contenue dans un container de culture depuis son introduction in vitro et tout au long des phases de micropropagation, jusqu’à son envoi chez les producteurs. Les informations récoltées au niveau des postes de travail sont transmises au PC centralisé où seront affichées les informations relatives à la gestion des stocks de culture, à l’historique amont-aval d’une culture, à la quantité de multiplication d’une bouteille d’origine, à la liste et au nombre de bouteilles dont la culture est arrivée à terme et, in fine, de pouvoir déterminer quels paramètres se sont avérés les plus favorables au développement d’une culture.

Réduction des erreurs et optimisation des processus

Aujourd’hui, ce système d’identification et d’étiquetage a été mis en place et permet de réduire les risques d’erreurs d’étiquetage de manière drastique (95%), de connaître le stock, le nombre de génération, etc. par une traçabilité complète et opérationnelle, d’évaluer les taux de contamination des cultures, d’assurer la gestion du personnel (suivi du nombre de boîtes traitées/jour), d’optimiser la gestion des achats en ayant une meilleure connaissance de la quantité de travail réalisable sur une période donnée et de répondre aux exigences de l’AFSCA en matière d’origine et de traçabilité des cultures, notamment lors d’exportation des plantes vers les clients spécialisés, en général des pépiniéristes.

Pascal Geerts, attaché scientifique du CRA-W, conclut que « ce système d’identification et d’étiquetage est un système relativement avancé qui permet une simplification pour les laboratoires qui sont en simple production. » Il rajoute que le système est très fonctionnel pour la gestion de la multiplication en laboratoire et que dans le futur, la traçabilité pourrait encore être améliorée en amont, au niveau de la préparation des milieux de culture et en aval, au niveau du stockage dans les serres.

Références :

  1. CRA-W, http://www.cra.wallonie.be/fr/cra-w, date de consultation 25 août 2019
  2. Loberant B. et Altman A. Micropropagation of Plants. Encyclopedia of Industrial Biotechnology: Bioprocess, Bioseparation, and Cell Technology 2010 – https://doi.org/10.1002/9780470054581.eib442

Avec plus de 1.000 lits, les Hôpitaux GZA d’Anvers regroupent trois campus hospitaliers (Sint-Augustinus, Sint-Jozef en Sint-Vincentius) représentant à eux seuls plus d’un quart de l’offre de soins de santé de la région d’Anvers. GZA était à la recherche d’une solution pour le suivi de température en temps réel des poches de sang, des aliments et/ou des médicaments, avec un système d’alarme lorsque les températures dépasseraient un certain seuil.

Défi : Contrôle de qualité en environnement hospitalier

« En milieu hospitalier, le contrôle de la qualité est d’une importance capitale et nous effectuons des contrôles très stricts en matière de respect des températures. Il nous fallait donc une solution flexible et sûre, capable de satisfaire aux exigences réglementaires et de simplifier notre travail administratif, explique Achiel Lejon, responsable de l’infrastructure de GZA. Plusieurs solutions ont été étudiées avant que le choix de GZA se porte sur PHI DATA et AeroScout.

Solution : flexibilité et intégration avec l’infrastructure existante

A l’aide de 230 tags WiFi AeroScout T5 Sensor placés dans les enceintes frigorifiques de l’hôpital, la plateforme de gestion MobileView permet le monitoring sans fil de la température, la création automatique de rapports et le déclenchement d’alarmes en cas de hausse ou baisse soudaine de la température. La solution s’intègre au réseau sans fil utilisé sur les différents campus du groupe hospitalier, ce qui garantit une implémentation rapide sans gêne pour le personnel médical ou les patients ’autres applications sont en cours de test, comme la sécurisation du personnel. Comme de nombreux centres hospitaliers, GZA est de plus en plus souvent confronté à des agressions ou à de l’insécurité. Une trentaine d’employés de l’hôpital Sint-Vincentius sont équipés de tags WiFi disposant d’un ‘call button’, qu’ils peuvent déclencher en cas de menace ou de danger. Les services de sécurité peuvent de la sorte les localiser et leur venir en aide bien plus rapidement.

Résultat : Polyvalence et possibilité d’intégration de nouvelles fonctionnalités

“L’avantage de la solution de PHI DATA est sa polyvalence : elle constitue un framework sur lequel nous pourrons continuer à construire,” ajoute Jan De Sitter, responsable ICT de GZA. “D’une part, elle s’intègre parfaitement au réseau WiFi déjà existant, et d’autre part elle nous permettra à terme d’intégrer de nouvelles fonctionnalités RFID à des coûts limités. La sécurisation de notre personnel est déjà en phase de test. La localisation des équipements médicaux (par exemple, les chaises roulantes) est une autre option déjà à l’étude”.

“PHI DATA est un partenaire qui ne se contente pas de fournir la technologie, mais qui accompagne le client dans sa réflexion et connaît les besoins du secteur médical”, explique Wim Verduyn, Manager Benelux & France d’AeroScout. “Sur base de nos Visibility Solutions, nous proposons aux centres de soins de santé une solution abordable, s’intégrant aux infrastructures existantes et ayant fait ses preuves.”

“ La polyvalence est le gros avantage de la solution de PHI DATA : nous disposons d’un framework sur lequel nous pourrons continuer à construire. D’une part, elle s’intègre parfaitement au réseau WiFi déjà existant, et d’autre part elle nous permettra à terme d’intégrer de nouvelles fonctionnalités RFID à des coûts limités.”

Jan de Sitter – Responsable ICT chez GZA

Fabricom, spécialiste des installations et services techniques novateurs dans le secteur énergétique, a conclu un contrat d’une valeur de près d’un million d’Euros avec Quentris qui porte sur l’équipement de tags RFID sur 92.000 pièces d’équipement et de matériel. En simplifiant de la sorte la gestion de ses équipements, Fabricom aura une vision en temps réel de son stock et de ses flux d’entrées et de sorties de ses matériels. Pour l’implémentation de ces tags RFID, Quentris fera appel à PHI DATA, spécialiste des technologies innovantes notamment dans les domaines de l’identification et de la traçabilité des produits. Le déploiement à telle échelle d’un projet RFID est une première en Belgique.

Besoin d’automatisation

Une dizaine de sites de Fabricom livrent des équipements et des matériaux à des centaines de chantiers répartis sur l’ensemble du territoire belge. La gestion de ces 92.000 pièces n’étant jusqu’à présent pas automatisée, Fabricom était à la recherche d’une solution permettant une identification, un suivi et une traçabilité précis pour l’entrée et la sortie de ces pièces sur les chantiers, ainsi qu’une réduction des saisies manuelles et des marges d’erreur. Avec ce projet RFID, Fabricom a pour objectif d’améliorer les processus internes, et d’ainsi offrir de nouveaux avantages à ses clients. Pour l’exécution du projet, l’entreprise fera appel à sa filiale Quentris et au spécialiste de l’auto-ID PHI DATA. Ce dernier sera responsable de l’implémentation des tags RFID (Radio Frequency Identification) et des systèmes de lecture, tels que les terminaux mobiles et leur interface utilisateur. En tant que gestionnaire du projet, Quentris prendra en charge l’intégration au système ERP de Quentris (SAP) pour le traitement des données ainsi que l’implémentation d’un nouveau réseau sans fil Cisco.

Une solution RFID robuste

Vu les conditions extrêmes auxquelles sont souvent exposés les équipements de Fabricom, l’entreprise a opté pour une identification par technologie radio. Après plusieurs ‘stress tests’, les tags RFID appropriés ont été sélectionnés. Ceux-ci peuvent être placés facilement sur des échelles, des équipements de levage et de manutention, des postes de soudure, des générateurs, etc. et rester en place toute la durée de vie du matériel.

“Dans une première phase, toutes les pièces seront équipées de tags RFID. Grâce à la connexion au système ERP, Fabricom pourra facilement suivre les commandes et gérer le matériel. Graduellement, le système peut évoluer vers un environnement RFID actif, dans lequel le matériel est suivi du début à la fin. Ce faisant, les chantiers et les coûts s’y afférant pourront par exemple être mieux analysés, les processus pourront être accélérés et l’inspection du matériel pourra être rationalisée. Dès que des réseaux Wi-Fi seront disponibles sur les chantiers, le matériel sera encore plus facile à localiser,” précise Erik Cotman, Business Development Manager chez PHI DATA.

“Avec ce projet, nous démontrons clairement que l’innovation est également une priorité interne pour Fabricom. En améliorant nos propres processus, nous offrons en outre un avantage supplémentaire à nos clients. Ce projet est un investissement pour améliorer notre service aux clients. Nos exigences sont donc très élevées en ce qui concerne la durabilité des tags, le traitement des données, la convivialité de l’interface et l’intégration à SAP. Quentris, dans son rôle de gestionnaire de projet, et PHI DATA ont mobilisé leurs connaissances communes pour répondre à nos besoins,” ajoute Luc Masquelin, Operations Support Services Manager chez Fabricom.

Jan Lamaire, General Manager de Quentris : “Quentris et PHI DATA ont déjà fréquemment collaboré par le passé. Cependant, c’est la première fois que nous travaillons un projet d’une telle ampleur. Un projet RFID de près de 100.000 pièces, c’est du jamais vu en Belgique. Nous espérons que ce tour de force sera le début d’une collaboration stratégique, d’autant plus que nous constatons que la demande pour de telles solutions RFID augmente. Avec PHI DATA, nous sommes en mesure d’y répondre avec un ensemble complet de solutions.”

En septembre 2010, Quentris et PHI DATA ont commencé la phase  pilote. Le déploiement a débuté en janvier 2011.

Quand le COVID-19 s’est abattu sur notre pays, tous les hôpitaux ont dû fournir rapidement l’infrastructure nécessaire pour le traitement des patients infectés. Cela signifiait non seulement des lits supplémentaires, mais aussi une solution au niveau du système d’appel ne nécessitant pas d’investissements importants en câblage supplémentaire et en installation réseau. Les hôpitaux GZA d’Anvers et des environs ont résolu ce problème grâce à une collaboration avec PHI DATA.

GZA (GasthuisZusters Antwerpen) Ziekenhuizen vzw est une organisation composée de trois sites : Sint-Augustinus à Wilrijk, Sint-Jozef à Mortsel et Sint-Vincentius à Anvers qui représentent ensemble plus de 900 lits agréés et une clinique ambulatoire située Linkeroever à Anvers.

Quand la crise du coronavirus a atteint son paroxysme, il a également fallu intervenir rapidement pour permettre à GZA de faire face à la vague de patients COVID-19 attendue. Par exemple, la clinique de la douleur et le service d’orthopédie ont été transformés en services d’urgence supplémentaires. La reconversion de ces services a représenté un énorme défi logistique : il a fallu, non seulement, équiper les chambres avec les lits, l’éclairage et les installations médicales nécessaires, mais aussi mettre à disposition d’autres équipements -indispensables dans un service d’urgence dont un système d’appel d’urgence fait bien sûr partie.

PHI DATA: rapide et fiable

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Quand GZA a envisagé la meilleure solution pour un système d’appel d’urgence pour les patients, ils se sont rapidement adressés à PHI DATA, explique Jared Willems, responsable du service Engineering chez GZA : « Nous avions déjà acheté une solution de ce type à PHI DATA quelque temps auparavant dans le cadre de nos projets de rénovation. Nous savions donc que c’était une solution fiable et abordable pour nous dans cette situation exceptionnelle. Une solution déjà connue de notre personnel infirmier et pour laquelle nous n’avions pas de souci à nous faire concernant son acceptation par les utilisateurs. Le seul hic, c’est que nous devions pouvoir en disposer rapidement. »

Après nous être renseignés, il est apparu que le nombre d’appareils demandé n’était pas immédiatement disponible et que certains appareils devaient encore être livrés de l’étranger. « Un petit contretemps », se souvient Geert Palmans, collaborateur du service Engineering de GZA, « mais l’équipe de PHI DATA s’en est parfaitement occupée. Dès que les appareils ont été disponibles, notre contact Wim Verduyn les a apportés personnellement. »

Il n’y a eu aucun souci avec les câbles

L’installation et la configuration se sont déroulées on ne peut mieux. Il y a deux raisons à cela, nous explique Geert Palmans : « Premièrement, nous avions déjà des solutions PHI DATA en interne, notamment pour les prises de température et il était donc plus facile de relier la nouvelle solution à un logiciel existant pour envoyer des signaux, les transmettre au personnel infirmier sur place et traiter l’appel. Deuxièmement, la solution était, en elle-même, également extrêmement facile à configurer : on a utilisé comme source d’alimentation des batteries connectées par WiFi qui n’ont donc nécessité aucun câblage. Une solution idéale quand on a besoin de solutions rapides et temporaires comme c’était le cas. »

La facilité d’utilisation pour le patient et le personnel infirmier était également optimale, explique Geert Palmans : « Avant la mise en service, il a été demandé au personnel infirmier comment il préférait recevoir les appels. Il a opté pour des notifications sur la plateforme logicielle MobileView sur les PC, sur laquelle les appels entrants peuvent être signalés par une alarme auditive et visuelle, et – via un lien vers notre serveur d’alarme Mobicall – sur leurs téléphones DECT, qu’ils ont toujours avec eux. » Le patient peut, quant à lui, facilement activer l’alarme, en appuyant sur le gros bouton avec la sonnette d’alarme, en tirant sur le cordon ou en pressant la poire. « Ensuite, l’alarme reste active jusqu’à ce qu’un membre du personnel infirmier arrive près du patient et appuie sur le petit bouton vert pour désactiver l’alarme », ajoute Geert Palmans.

Prêt à faire face à l’inattendu

Le recul de l’épidémie a également supprimé le besoin d’espace supplémentaire pour les patients touchés par le COVID-19. Et les systèmes d’appel pour les lits d’appoint ont pu être rangés. Jared Willems ne considère néanmoins pas cet investissement comme de l’argent perdu : « Maintenant que nous disposons de ce système en interne et que nous savons que nous pouvons nous y fier, nous savons aussi qu’en cas de besoin, nous sommes capables de mettre rapidement en place un système d’appel (d’urgence) du personnel infirmier. Nous pensons, par exemple, à un éventuel nouveau pic du coronavirus, ou à l’éventuel déclenchement d’un plan d’urgence. Mais aussi, en cas de travaux planifiés, par exemple, au remplacement des systèmes d’appel infirmier fixes existants pendant qu’un service est encore utilisé, ou en cas de dysfonctionnements graves du système existant. Il suffit de sortir le système de l’armoire, de le configurer et … c’est tout !  »

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La solution se compose d’IDasset®, Mojix et de scanners Zebra TC20

Automatiser la gestion des actifs : tel était l’objectif d’Euro Tap Rent en contactant PHI DATA. Euro Tap Rent – entreprise qui loue des verres, des comptoirs et des installations de tireuses – rencontrait des difficultés dans le suivi de son matériel. Les limites inhérentes aux codes-barres et aux scanners causaient parfois des erreurs et, par conséquent, d’importantes pertes de temps. PHI DATA a introduit des tags RFID et des portails de lecture, qui ont permis de renforcer l’efficacité des processus. Euro Tap Rent bénéficie désormais à tout instant d’un aperçu clair et à jour du matériel disponible.

Un aperçu clair grâce à l’automatisation

« Il arrivait souvent qu’un produit ne soit pas bien scanné à sa réception », se souvient Johan Cardon, gérant d’Euro Tap Rent. « Certes, les erreurs humaines y étaient pour beaucoup. Mais notre système était aussi trop lent pour suivre la rapidité des scans. Or, ces scans incomplets causaient des irrégularités dans notre aperçu du stock. »

« En évoquant mes projets d’automatisation avec une connaissance, celle-ci m’a parlé de PHI DATA », poursuit Johan Cardon. « Pour moi, le plus important est que le système fonctionne correctement. Or, cette garantie, je l’ai trouvée chez PHI DATA. Nous avons examiné ensemble les besoins de l’entreprise et la façon dont nous pouvions y répondre au mieux. »

Euro Tap Rent et PHI DATA ont fini par choisir la solution IDasset®, qui permet de suivre le matériel de A à Z. Chez Euro Tap Rent, le processus commence au moment où le matériel arrive dans la zone de prélèvement (intake). Cette zone a été équipée d’un portail RFID, par laquelle transite tout le matériel. Ainsi, cette solution permet d’intégrer le matériel au logiciel ERP et d’avoir une vue claire des produits entrants. Le matériel passe ensuite dans la zone de nettoyage, puis traverse un nouveau portail, avant d’être intégré au stock. Grâce aux portails, on bénéficie en tout temps d’un aperçu clair du matériel. Enfin, lorsque les produits doivent être réexpédiés, les collaborateurs les scannent avec des scanners portatifs afin d’éviter toute erreur dans le processus.

Implémentation

Après un premier contact entre PHI DATA et Euro Tap Rent, tout s’est assez facilement mis en place. « Je savais très bien ce que je voulais », dit Johan Cardon. « Le processus à automatiser est, en réalité, assez linéaire. La mise en œuvre s’est donc déroulée sans véritable accroc. La seule difficulté, c’était le choix des bons tags et du bon emplacement des portails. »

En fonction du matériel et de l’utilisation des produits, on a opté pour différents types de tags. « Nous avons choisi des hard tags pour le matériel en inox, les bars pliables, les installations de tireuses et les réfrigérateurs. Les casiers de lavage pour verres, pour lesquels nous cherchions une solution plus économique, ont été pourvus de tags en plastique. Enfin, les produits qui font l’objet d’une location de longue durée ont été dotés de tags on metal. »

Environ 6 mois se sont écoulés entre le premier contact et la pleine mise en œuvre du système. « Nous aurions aimé un délai plus court. Mais comme nous voulions des tags personnalisés, tout a pris plus de temps. Ensuite, nous avons dû appliquer des tags sur tous nos produits avant de pouvoir démarrer. Je crois que, pendant les six semaines qu’a duré ce processus, nous avons pourvu environ 15 000 objets d’un tag. »

Pour les collaborateurs, peu de choses changent. « La plus grande différence, c’est la suppression de certaines tâches qu’on accomplissait avant la mise en œuvre du système. Dans la zone de nettoyage, par exemple, le scanning se déroule de façon automatique, alors qu’il se faisait manuellement par le passé. Pratiquement rien n’a changé depuis la première mise en œuvre. Nous avons simplement éliminé quelques ‘maladies infantiles’ du système. »

Avantages

« L’automatisation d’un tel processus linéaire est assez simple et apporte de nombreux avantages », précise Kurt Nauwelaerts, Business Development Manager de PHI DATA. « En utilisant des tags RFID et en réduisant l’intervention humaine, on augmente l’efficacité et la précision du processus. »

Euro Tap Rent a vite vu les avantages d’une telle démarche. « Il nous arrive parfois d’avoir un manque de certains produits », explique Johan Cardon. « Avant, cela pouvait s’expliquer par une erreur de scanning. Dans ce cas, on attendait que le matériel refasse surface. Ce n’était pas toujours le cas, ce qui causait évidemment d’importantes pertes de temps. Aujourd’hui, nous partons du principe qu’il s’agit réellement d’un manque. Par conséquent, nous pouvons aussi informer plus rapidement notre client. Cela nous permet de fluidifier notre facturation, d’accélérer les commandes de matériel et, de manière générale, d’être beaucoup plus réactifs. »

Euro Tap Rent est très satisfaite de la solution et de la collaboration avec PHI DATA. « Je conseillerais certainement la société à mes partenaires. De notre côté, nous examinons les pistes d’une automatisation encore plus poussée. Il y a encore de la marge », conclut Johan Cardon.

Mamma Lucia fabrique des lasagnes et des plats italiens préparés pour les marques Mamma Lucia, Rana et pour un label privé. Le site de Nivelles occupe environ 160 travailleurs. Les produits qui y sont fabriqués sont vendus en Belgique et à l’étranger. En Belgique, Mamma Lucia livre notamment à Delhaize. Pour ces commandes, une dizaine de palettes trois fois par semaine, l’entreprise recherchait une solution permettant de simplifier la livraison et l’administration.

Gain de temps

Delhaize demande à tous ses fournisseurs qui utilisent le Centre de distribution 2, dont Mamma Lucia, de placer les produits dans des bacs identiques et de les munir d’un code EAN. “Nous le faisions d’abord manuellement”, déclare Lies Verhoest, employée à Customer Service chez Mamma Lucia. “Après avoir chargé les marchandises dans le camion, nous devions encore, dans la soirée, introduire tous les codes SSCC manuellement sur le site de Delhaize. C’était souvent un travail précipité, car la livraison devait encore avoir lieu au cours de cette même nuit, ou le matin suivant. Comme cela prenait beaucoup de temps, nous avons recherché une autre solution. Delhaize nous a renseigné PHI DATA, chez qui nous devrions trouver ce que nous recherchions. Et cela s’est avéré ! »

PHI DATA a installé IDFresh sur le site de Nivelles, une solution logicielle qui permet l’échange de messages numériques entre fournisseur et client. Le contenu de la livraison est, de ce fait, connu jusqu’au niveau du cageot. Chez Mamma Lucia, ceci a été combiné avec un système de portail RFID, de sorte qu’il suffit à la commande préparée de passer par le portail pour en connaître le contenu exact. La solution globale a été connectée au logiciel de comptabilité utilisé par Mamma Lucia.

Comment fonctionne IDFresh?

De manière concrète, IDFresh fonctionne comme suit chez Mamma Lucia : les employés préparent la commande dans des cageots possédant, chacun, un code RFID unique. Pour chaque palette, ils numérisent un seul produit et introduisent le lot, le nombre et la date de péremption. Lorsque la commande complète est prête et est passée par le portail, Delhaize reçoit un bon de livraison électronique (Despatch advice message) mentionnant toutes les informations en EDI, un format lisible par tous les ordinateurs. Une facture est également envoyée automatiquement et une étiquette avec code-barres, qui satisfait à la norme GS1-128, est imprimée.

“Nous gagnons réellement beaucoup de temps de cette manière”, affirme Lies Verhoest. “Nous ne devons plus mentionner manuellement, palette par palette, avec des codes SSCC, combien de bacs la palette contient et quel est leur contenu. Il suffit de passer les palettes par le portail. Et, c’est très important, nous ne pouvons plus commettre d’erreurs. » Madame Verhoest est également très satisfaite de la collaboration avec PHI DATA. “Si j’ai besoin d’aide, sur place ou à distance, il y a toujours quelqu’un de disponible immédiatement.”

IDFresh supporte aujourd’hui l’échange de messages EDI avec Delhaize, Delfood, Carrefour et Colruyt. Mais PHI DATA peut bien sûr rendre le système compatible pour d’autres entreprises.

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