Van Marcke est un commerce de gros spécialisé qui assure la distribution de salles de bains, de cuisines, d’installations de chauffage, d’installations sanitaires et de matériel d’installation, ainsi que de solutions durables pour l’eau et la chaleur. L’entreprise est le leader du marché en Belgique et au Luxembourg. Le groupe compte environ 1 600 collaborateurs (dont environ 1 200 en Belgique), 19 salles d’exposition en Belgique, au Luxembourg et en France, et 132 magasins à travers le monde pour les clients professionnels. L’entreprise a également investi 75 millions d’euros dans un nouveau centre de distribution révolutionnaire d’environ 90 000 m² au quartier général à Courtrai.

Pour le transport des produits de et vers les magasins, Van Marcke fait appel à des services externes, mais aussi à une propre flotte de camions avec les chauffeurs y afférents. « Certains de nos produits – panneaux de douche, baignoires, jacuzzis… – passent difficilement dans un camion standard », explique Stijn Hoegaerts, directeur IT chez Van Marcke, « c’est pourquoi nous possédons aussi nos propres camions, équipés pour un transport optimal de tous les produits possibles. »

Rendre plus prévisibles et transparentes la gestion de l’entrepôt et la logistique

Pour la gestion de l’entrepôt et la logistique, Van Marcke utilisait il y a peu de temps encore un système avec un logiciel propre à l’entreprise. Cet environnement devait être remplacé d’urgence afin de pouvoir satisfaire aux exigences actuelles. « Nous devions évoluer vers un environnement qui puisse notamment répondre à nos attentes en matière de prévisibilité et de transparence. On ne peut plus s’en passer à l’heure actuelle : tant les clients que les propres travailleurs attendent d’être informés en temps utile de la disponibilité et de la livraison, comme ils en ont l’habitude au quotidien », affirme Stijn Hoegaerts. Van Marcke a opté pour un environnement SAP, qui offre suffisamment de normes ouvertes et d’interfaces afin de fournir une vision au monde extérieur et à d’autres systèmes.

En plus des critères relatifs à une plus grande ouverture, Van Marcke cherchait aussi un système qui puisse enregistrer et traiter plus rapidement la livraison de produits. « Auparavant, les chauffeurs devaient souvent faire signer des notes d’expédition par le client, puis scanner le formulaire signé et l’envoyer aux services administratifs. Mais de cette manière, on perdait parfois deux jours entre le moment de la livraison et le traitement dans le système administratif. C’est énorme pour une entreprise qui ne facture qu’au moment où les marchandises se trouvent réellement chez le client. Et vu le nombre élevé de livraisons par an, ceci avait aussi un impact sur notre bénéfice net. De plus, le système existant pour l’enregistrement des marchandises livrées n’était plus approprié technologiquement pour le nouvel environnement.

C’est pourquoi Van Marcke s’est mis d’urgence en quête d’une solution où la réception de la livraison signifie d’emblée le signal de départ pour l’envoi de la facture, sans temps de traitement, ni étapes supplémentaires. Ceci requérait une infrastructure qui soit non seulement fiable, mais également flexible et suffisamment ouverte pour être liée à l’infrastructure des autres acteurs concernés. « Outre notre propre SAP Warehouse, il y avait aussi PTV, qui assure avec son logiciel Smartour le dispatching du transport sur la base des produits à livrer. Et pour finir, les transporteurs devaient évidemment aussi disposer de la technologie adéquate afin d’associer la convivialité à la fiabilité et à une intégration correcte. »

« Le courant avait déjà passé pendant la préparation »

Étant donné que Van Marcke avait déjà fait appel à PHI DATA pour le scanning de produits à l’entrepôt, à la satisfaction des deux parties, le logiciel IDdelivery de cette dernière a également été passé au crible. « Vu notre historique, nous savions qu’avec PHI DATA, nous allions prendre à bord un partenaire fiable. Nous avions initialement pensé à eux uniquement pour le hardware, mais lorsqu’il s’est avéré qu’ils possédaient aussi le software nécessaire pour le traitement des données scannées, nous avons évidemment aussi voulu l’envisager. Et nous n’avons pas été déçus. Encore avant la signature du contrat, ils cherchaient déjà activement avec nous la meilleure solution possible et l’intégration des environnements des trois parties concernées. Et ils ont proposé un hardware alternatif qui était équivalent à celui que nous demandions tout en étant plus avantageux. On fait automatiquement davantage confiance à quelqu’un qui fait passer vos intérêts avant son propre bénéfice.

Lors de la préparation de l’implémentation, quatre parties ont dû se réunir : Van Marcke proprement dite, PHI DATA, PTV et l’entreprise suédoise Centiro, le partenaire logistique qui détermine l’exécuteur du transport jusqu’à la fourniture des étiquettes appropriées pour le transport choisi. La bonne collaboration entre les quatre parties était remarquable, poursuit Stijn Hoegaerts : « Le courant est bien passé pendant la préparation du projet, où nous avons examiné en détail la fonctionnalité nécessaire et souhaitée. Nous nous sommes même pris à rêver régulièrement de tout ce qui serait possible si nous unissions nos forces. Mais l’échéance stricte nous a forcés d’opter pour l’instant pour la fonctionnalité de base. La feuille de route pour les prochaines années est donc déjà connue. » D’autre part, l’échéance stricte a été respectée sans retard notable.

95 % d’adoption après une semaine à peine

Et il y a un fait encore plus remarquable : la solution a été quasiment immédiatement presque entièrement mise en œuvre lors de la livraison par les transporteurs, affirme Stijn Hoegaerts : « Nous affichions déjà 95 % d’adoption à partir de la deuxième semaine. Presque tous les transporteurs ont donc utilisé la solution tout de suite pour presque toutes les livraisons. Il n’a pas non plus été vraiment nécessaire de prévoir une formation. Nous avons plutôt parlé de découverte, parce que la convivialité et l’interface intuitive requéraient à peine des explications. 95 % après une semaine à peine, c’est un résultat particulièrement élevé. Normalement, une adoption de 100 % est impossible à réaliser, mais dans ce cas, j’ose quand même viser ce score.

Gain de temps pour le transporteur et l’administration

Le fonctionnement de l’application est simple. Toutes les livraisons ont un code-barres avec un numéro unique. Chaque chauffeur dispose d’un appareil mobile avec un lecteur de code-barres intégré, qui est connecté en temps réel à une base de données centrale. Lors du chargement, on peut déjà vérifier s’il y a une adéquation à 100 % entre les marchandises scannées et le bon de chargement, qui énumère toutes les marchandises à transporter. Si c’est le cas, le transporteur reçoit d’un seul clic l’adresse du premier client et les instructions y afférentes concernant l’itinéraire.

Chez le client, chaque article livré est scanné. Le destinataire signe pour réception à l’écran de l’appareil. Si des problèmes de livraison surgissent, il est possible de le signaler, éventuellement même avec des photos à l’appui. Après la livraison, ces données sont immédiatement transférées via l’appareil mobile pour le traitement administratif ou le service clientèle, sans que le chauffeur ne doive d’abord apporter les documents.

Les projets d’avenir sont déjà connus

L’implémentation et le résultat ont satisfait Van Marcke à un tel point qu’ils songent déjà à la phase suivante, avec de nouvelles fonctions qui augmentent encore le rendement de la technologie et qui simplifient et rendent encore plus agréable la vie des transporteurs. « Je songe entre autres à la possibilité d’adapter le trajet alors que le transporteur est en route. Ceci était inimaginable autrefois mais grâce à la bonne intégration entre les trois environnements, ceci est désormais parfaitement possible. Si un camion peut par exemple enlever un retour qui a été signalé pendant sa tournée sur le trajet de retour d’une livraison, ceci permet souvent d’économiser deux trajets supplémentaires. » L’intégration de l’e-CMR, la version électronique du document d’accompagnement que les transporteurs doivent présenter à la douane, fait aussi partie des prochaines étapes concrètes.

Et last but not least, Van Marcke veut encore accroître la transparence, ajoute Stijn Hoegaerts pour conclure : « Déjà maintenant, nous gagnons non seulement beaucoup de temps lors du traitement des notes d’expédition, mais nous pouvons aussi informer mieux et de manière centrale le client sur l’endroit où se trouve actuellement sa livraison, que le transport se fasse par nos soins ou par des tiers. À l’avenir, nous pourrons même déjà les informer de l’avancement, à partir de la commande jusqu’à la livraison. »

L’environnement de travail où se déroulent la production, la logistique ou d’autres activités de base sont le cœur battant d’une entreprise. Cette chaîne physique, au sein de laquelle se déroulent tous les processus et mouvements de biens, d’actifs et de personnes, doit cependant être connectée à la chaîne numérique des systèmes et technologies informatiques sous-jacents. Nos solutions Smart Edge connectent ces chaînes physiques et numériques entre elles et optimisent les processus métier, avec l’objectif ultime: une efficacité opérationnelle et une productivité accrue. – PHI DATA, The Smart Edge