Une importante société de services de restauration belge déploie des terminaux tactiles Zebra et la solution MobiControl de SOTI® pour mieux gérer les livraisons

JAVA Foodservice est l’un des grands acteurs de la livraison de produits frais sur le marché belge. Connue à l’origine pour son café, JAVA est une entreprise familiale fondée il y a plus de 90 ans. Une partie de l’entreprise, notamment JAVA Foodservice, vient d’être rachetée par le groupe néerlandais Sligro. JAVA Foodservice livre des denrées alimentaires et assure des services de restauration dans les hôpitaux, les restaurants, les écoles et les parcs de loisirs.

Défi à relever

La concurrence fait rage sur le marché des services de restauration. JAVA avait déjà déployé des ordinateurs portables MC75 et des imprimantes mobiles auprès de ses chauffeurs-livreurs de façon à mieux gérer les livraisons. Mais les MC75 se rapprochaient de leur fin de vie et JAVA voulait opter pour un maximum de dématérialisation, concevoir en interne une application inédite et doter son personnel d’équipements similaires aux smartphones. Après avoir testé plusieurs smartphones grand public, l’entreprise a compris qu’il lui fallait un équipement industriel, plus robuste. JAVA s’est donc adressée à PHI DATA, partenaire de longue date de Zebra. Basée à Wemmel, dans la province belge du Brabant flamand, la société PHI DATA s’est spécialisée dans les solutions d’identification automatique. À ce titre, elle conseille, intègre et gère des solutions d’automatisation et d’optimisation des processus métier sur toute la chaîne d’approvisionnement et dans divers secteurs d’activité, dans tout le Benelux. Grâce à ses solutions, ses clients peuvent compter à tout instant sur des informations précises, ce qui leur permet d’améliorer la qualité et d’accroître la productivité de leurs activités. PHI DATA a recommandé les terminaux tactiles TC55 de Zebra et le logiciel MobiControl de SOTI pour l’administration à distance.

Solution

Chaque chauffeur-livreur reçoit son planning de livraison quotidien ainsi que les coordonnées de chacun des clients de sa tournée, via une application Android personnalisée, développée par Java, qui s’exécute sur son terminal TC55. Les instructions mises à jour lui parviennent régulièrement tout au long de sa tournée. Il doit ensuite enregistrer les actions réalisées auprès de chaque client (A-t-il pu livrer les marchandises ? Quels supports utilise-t-il – rouleaux, palettes, etc. ? Peut-il rapporter quelques supports chez JAVA ? ). Le chauffeur-livreur se sert du terminal TC55 pour lire les listes de préparation et les codes sur les articles et les chariots de livraison. Il vérifie ainsi qu’il livre les bonnes marchandises et qu’il rapporte à l’entrepôt de JAVA le bon nombre de conteneurs et de caisses. En cas de problème à la livraison d’un certain produit ou à l’enlèvement d’un conteneur, il peut indiquer la raison pour laquelle la livraison ou l’enlèvement n’a pas pu avoir lieu, en choisissant parmi les diverses possibilités proposées. Ce faisant, il déclenche une alerte pour informer immédiatement le backoffice et permettre à l’équipe commerciale d’intervenir dans les meilleurs délais. Pour finir, le client doit confirmer la livraison en apposant sa signature sur l’écran. Le client peut se faire représenter par certains membres de son personnel et les autoriser à signer à sa place. Il suffit alors au chauffeur-livreur de parcourir la liste pour trouver les coordonnées correspondantes. De cette façon, JAVA et le client identifient exactement la personne qui a reçu les marchandises. Le chauffeur-livreur ne transporte plus avec lui d’imprimante mobile. Au lieu d’avoir un document imprimé, le client reçoit une copie numérique de la commande et un accusé de livraison sous forme électronique. Le chauffeur-livreur peut prendre des photos s’il le juge nécessaire, ou appeler le siège social s’il a besoin de communiquer de vive-voix à propos d’une livraison particulière. Toutes les informations sont mises à jour et traitées en temps réel sur les systèmes back-office de JAVA. Tout le monde dispose ainsi de données précises et claires ; finies les approximations liées à une écriture manuscrite illisible ou à un document papier endommagé. JAVA a souscrit un contrat de maintenance Zebra OneCare pour les terminaux TC55. Ainsi, tout équipement ayant besoin d’une réparation est envoyé au centre de réparation de Zebra et remplacé en 2 ou 3 jours ouvrés. Par ailleurs, si l’équipe informatique doit configurer ou mettre à jour un équipement alors que le chauffeur-livreur est en tournée, il lui suffit désormais d’utiliser la solution MobiControl de SOTI.

L’application de livraison précédente de JAVA devait être régulièrement mise à jour et, compte tenu des plannings chargés des chauffeurs-livreurs, son déploiement sur les appareils avait été très lent et laborieux. Grâce au déploiement de la solution MobiControl de SOTI, l’équipe de JAVA a pu facilement mettre à jour les équipements à distance, en y installant rapidement les nouvelles versions de l’application. Le stockage des informations confidentielles des clients sur les équipements inquiétait également JAVA. La société a été rassurée de savoir qu’elle pourrait effacer à distance toutes les données des terminaux en cas d’oubli accidentel de l’appareil sur le site d’un client, de perte ou de vol. Ce projet a été l’un des premiers déploiements de la solution MobiControl de SOTI sous Android. Après les petits couacs rencontrés au début, tout est vite rentré dans l’ordre, grâce à l’étroite collaboration de Zebra, SOTI, PHI DATA et JAVA.

« Nos chauffeurs-livreurs passent la plupart de leur journée sur la route. Nous voulions les équiper d’un appareil de type smartphone, mais tous ceux que nous avons testés n’étaient ni assez robustes ni assez fiables pour notre type d’activité. Les terminaux TC55 de Zebra répondaient à tous nos critères. La rapidité étant en outre une nécessité absolue sur ce marché hautement concurrentiel, nous trouvons très pratique et agréable d’utiliser le logiciel MobiControl de SOTI pour gérer et télécharger nos applications à distance sur les équipements des chauffeurs-livreurs alors qu’ils sont en tournée. »

Wim Heylen, Directeur informatique, JAVA Group

Résultats

Dans leur grande majorité, les clients de JAVA acceptent de passer au processus sans papier et apprécient les gains de temps qui en résultent, la diminution de la paperasserie administrative et l’amélioration du service clientèle. Par ailleurs, en obtenant des données précises en temps réel, les équipes du backoffice peuvent réagir rapidement et trouver très vite une solution aux problèmes de livraison éventuels. De plus, les clients et JAVA disposent désormais d’un dossier électronique de toutes les données historiques liées aux accusés de livraison et aux commandes. Les chauffeurs-livreurs apprécient l’aspect et la convivialité des TC55. Très performants et robustes, ces équipements supportent un usage intensif et les aléas quotidiens du secteur des transports et de la logistique. La nouvelle solution « zéro papier » témoigne aussi de la ferme volonté de l’entreprise JAVA d’atténuer son impact sur l’environnement. Le nouveau système réduit les tâches administratives et minimise les risques d’erreur. Dans la mesure où les données sont immédiatement transférées au back-office, les coûts et les délais diminuent, et le cycle de facturation s’accélère. Si l’on ajoute à cela les gains de temps et les économies résultant de la gestion, de la mise à jour ou de la désactivation des terminaux à distance via SOTI, la solution offre un excellent retour sur investissement. Dans l’avenir, JAVA continuera de développer l’application et y intégrera d’autres éléments, tels que le suivi GPS, particulièrement utile en cas de perte de l’appareil ou de décharge de la batterie.