Beauvoords Bakhuis produit et commercialise des crêpes et des gaufres. Ses produits sont officiellement reconnus comme produit régional du Westhoek. La légende veut que seule Maggy Duquesne, qui a commencé à commercialiser les crêpes dans les années 1970, et sa fille Karen Pauwelyn, gérante actuelle de l’affaire, connaissent le secret de la recette. Depuis lors, leurs gaufres et crêpes sont commercialisées en Belgique, aux Pays-Bas, en France, en Italie, en Norvège, en Tchéquie et en Slovaquie. Pour ses livraisons à Delhaize, Beauvoords Bakhuis s’est mise en quête d’une solution automatisée.
Processus de livraison automatisé
Jusqu’à 2011, le processus de livraison de Beauvoords Bakhuis n’était pas automatisé. Les commandes entraient par fax et courriel, puis étaient encodées dans le logiciel de compta, pour création des bons d’expédition et factures. Ces commandes arrivaient dans le système de traçabilité par transcription et transfert.
C’est pourquoi Delhaize a proposé plusieurs fournisseurs susceptibles de contribuer à l’automatisation des livraisons et de la communication y relative. « Notre choix s’est assez rapidement porté sur IDFresh de PHI DATA », explique Karen Pauwelyn, gérante de Beauvoords Bakhuis. « La solution fonctionne simplement et offre un bon rapport qualité-prix. Aussi parce que PHI DATA offre une solution sur mesure et que nous ne payons pas pour des fonctionnalités inutiles que nous n’utiliserons jamais.
En fait, Karen Pauwelyn fait référence aux progiciels ERP. « Notre processus de production est très simple. Dans la mesure où nous n’utilisons que sept ingrédients, nous ne devons pas automatiser la gestion des stocks. Nous devons simplement ‘noter’ au quotidien combien il nous reste encore de chacun de ces sept produits. La solution IDFresh est vraiment faite sur mesure, pour nous : nous n’avons pas été obligés d’acheter des trucs qui ne nous servent à rien, comme des progiciels ERP complets qui ralentiraient notre système plutôt que le contraire et n’offriraient aucune plus-value. »
Pour Karen Pauwelyn, l’autre grand avantage de la solution IDFresh de PHI DATA est l’intégration de la facturation. « Nous préparons des commandes environ 3 à 4 fois par jour, pour plusieurs palettes chaque fois. Lorsque la commande pour Delhaize est prête et complète, la chaîne de supermarchés reçoit un bon de livraison électronique (Dispatch advice message) reprenant toutes les informations normalisées au format EDI, une norme lisible par tous les systèmes informatiques. Par ailleurs, l’envoi de la facture est automatisé et une étiquette comportant un code-barres répondant à la norme GS1-128 est imprimée. »
Lorsque la commande est prête, les collaborateurs de Beauvoords Bakhuis en fin de ligne de production scannent manuellement les codes RFID uniques sur toutes les caisses. « Nous avons opté pour cette méthodologie parce que nous avons le contrôle : nous veillons à ce que les étiquettes soient imprimées correctement et soient collées sur la palette correspondante.
Gain de temps et moins d’erreurs
Karen Pauwelyn est ravie de la solution de PHI DATA et des modalités de collaboration. « Nous n’avons pas encore regretté le choix d’IDFresh une seule seconde. Aucune discussion n’est possible et il est impossible d’égarer les commandes ou les fax. La préparation et la livraison se déroulent plus simplement et plus rapidement – et nous commettons moins d’erreurs. Aucun temps d’interruption à déplorer. Lorsque nous rencontrons un problème, nous octroyons un accès à distance à notre solution à un collaborateur de PHI DATA. Nous sommes certains en permanence que tout est en bonne voie. »
IDFresh prend aujourd’hui en charge l’échange de messages EDI avec Delhaize, Delfood, Carrefour et Colruyt. Mais il va sans dire que PHI DATA peut adapter le système aux besoins d’autres entreprises.
