Les œuvres d’art que le visiteur peut admirer dans un musée ne représentent en général qu’une petite partie de l’ensemble de ses collections. Les œuvres restantes sont stockées dans des réserves ou sont prêtées à d’autres musées. Même si elles ne sont pas visibles du grand public, ces œuvres n’en doivent pas moins être gérées et inventoriées. Afin de simplifier et de fiabiliser ce processus, les Musées Royaux des Beaux-Arts de Belgique (MRBAB) ont fait appel à PHI DATA.
Fondés en 1801 par Napoléon, les MRBAB sont une institution fédérale qui dépend du Service Public Fédéral de Programmation Politique Scientifique (BELSPO). Les MRBAB rassemblent au total 20.000 œuvres d’art datant du 15e siècle à nos jours (peintures, sculptures, dessins, etc.) et regroupent plusieurs musées : Musée Magritte, Musée Fin-de-Siècle, Musée Oldmasters, Musée Meunier et Musée Wiertz. Sur la base du nombre annuel de visiteurs, les MRBAB sont le plus grand musée de Belgique.
L’ensemble de la collection est d’une valeur inestimable et se doit donc d’être géré rigoureusement. Réaliser un inventaire annuel constitue d’ailleurs une obligation légale. Bon nombre de processus relatifs à l’inventorisation se font toujours manuellement (au départ sur fiches, désormais sur tableurs), mais dans le cadre de la modernisation de la gestion de l’informatique (infrastructure, bureautiques, outils), la situation est en cours d’évolution. « Réaliser un inventaire de façon manuelle est non seulement une source d’erreurs, mais se révèle aussi très chronophage et coûteux », indique Benoît Lécaillier, responsable informatique des MRBAB. « En outre, les œuvres devront souvent être déplacées dans les prochains mois dans le cadre de rénovations prévues. »
Simplicité, fiabilité et sécurité
Lors du choix d’une solution de numérisation de l’inventaire, la simplicité, la fiabilité et la sécurité figuraient parmi les priorités. C’est ainsi que les musées se sont tournés vers PHI DATA qui proposait une solution totale composée de balises RFID, de lecteurs RFID portables, d’antennes fixes et du logiciel IDasset®. L’étude de marché a fait ressortir PHI DATA comme étant le meilleur choix. Parmi les critères analysés figurait la mise en place d’une relation à long terme, le coût intéressant et la convivialité de l’approche. « La solution devait être simple à utiliser par les gardiens de collections, les données devaient être fiables et les informations devaient être sécurisées », insiste Benoît Lécaillier. « Les quatre gardes de collection et conservateurs devaient être en mesure de savoir où se trouvait une œuvre dans les réserves, tandis que l’information ne devait être consultable que par eux seuls. »
Grâce à IDasset®, les MRBAB savent non seulement où se trouve une œuvre particulière, mais aussi quand et où elle a été déplacée. « Contrairement à ce que l’on pourrait croire, de très nombreux œuvres changent de place dans un musée », ajoute Francisca Vandepitte, qui, en qualité de conservatrice d’art moderne, est en charge aux MRBAB de l’ensemble des peintures et des sculptures réalisées entre 1900 et 1968. « Mais tout se fait surtout en coulisses. Ainsi, des œuvres sont prêtées à d’autres musées en Belgique ou à l’étranger, ou encore sont déplacées dans les réserves. L’objectif est de savoir à tout moment où se trouve une œuvre précise. »
Toutes les informations qui sont enregistrées dans IDasset® sont synchronisées de manière bidirectionnelle avec la base de données interne des collections des MRBAB, baptisée Fabritius. PHI DATA a pris en charge le développement de l’interface entre IDasset® et Fabritius. « PHI DATA a procédé à une analyse détaillée et s’est concerté en permanence avec Axiell, l’entreprise qui a développé Fabritius. Grâce à cette analyse en profondeur, la synchronisation s’est parfaitement déroulée », estime Benoît Lécaillier.
Collaboration étroite
Les gardes de collection ont été impliqués dans la sélection des lecteurs RFID. Toutes les opérations qu’ils exécutent devaient pouvoir être simplifiées. C’est ainsi qu’ils devaient pouvoir imprimer facilement des balises RFID, lire ces balises lorsque les œuvres étaient déplacées ou encore réaliser aisément un inventaire. En outre, IDasset® devait être consultable sur les lecteurs RFID afin de leur permettre de voir rapidement si une œuvre se trouvait ou non à la bonne place. Les terminaux portables peuvent aussi être réglés de telle manière à pouvoir lire les balises RFID tant à longue distance (par exemple toutes les œuvres se trouvant dans une salle déterminée) qu’à proximité immédiate, notamment si les œuvres sont entreposées dans un rayonnage Compactus. Il s’agit en l’occurrence d’armoires métalliques lourdes qui forment une sorte de cage de Faraday et où il est impossible de scanner l’ensemble des œuvres en une seule opération.
Le projet a débuté par une phase pilote qui concernait une cinquantaine d’œuvres. « Nous avons opté en l’occurrence pour des œuvres qui ne posaient aucun problème d’inventaire », fait remarquer Francisca Vandepitte. « Nous voulions surtout tester la fonctionnalité sans compliquer les choses en commençant par toutes sortes d’exceptions. » Le projet pilote a permis aux MRBAB de tester l’application dans différentes situations, de déterminer avec précision à quels endroits les balises devaient être apposées et de vérifier si la synchronisation fonctionnait correctement. Dans le même temps, ce test a permis d’adapter les procédures afin de réduire le nombre de manipulations. Les conservateurs ont par ailleurs demandé de pouvoir stocker d’autres informations que celles prévues initialement sur les balises RFID. Ces améliorations ont permis d’inventorier ensuite le reste des collections. Au fil du temps, d’autres fonctionnalités pourront être ajoutées. « Mais c’est pour le futur », fait remarquer Benoît Lécaillier. « Nous voulions surtout commencer par une solution simple et pratique, sans trop chercher la complexité. »
L’un des résultats les plus perceptibles lorsque toutes les œuvres seront dotées de balises sera la réalisation de l’inventaire annuel. « Il s’agit d’un travail qui s’étend sur plusieurs mois », fait remarquer Francisca Vandepitte. « Les gardes de collection doivent réaliser cet inventaire en plus de leur travail habituel, ce qui leur prend beaucoup de temps. Je suppose que nous pourrons parler demain en semaines plutôt qu’en mois, grâce aux balises RFID et à IDasset®. »
Véritable partenariat
« Notre collaboration avec PHI DATA a été particulièrement bonne », ajoute Benoît Décaillier. « Nous ne pouvons que nous réjouir de leur gestion de projet et de la qualité de leur solution. Ils ont veillé à un parfait déroulement du projet. Ils ont été à l’écoute de nos besoins et nous ont conseillés sur cette base. PHI DATA nous a aidés à ne pas en faire un projet purement technique, mais a mûrement réfléchi à la manière dont les utilisateurs pourraient travailler de manière optimale avec cette solution. Il est très important de pouvoir collaborer comme de véritables partenaires et de se concerter étroitement. « Un musée est une structure très complexe, qui nous oblige à collaborer avec un partenaire ouvert à nos spécificités et qui les prenne en compte lors du déploiement du projet », confie toujours Benoît Lécaillier.
De son côté également, Francisca Vandepitte est élogieuse à l’égard du partenariat avec PHI DATA. « J’ai été impliquée dans ce projet en tant qu’historienne de l’art et j’ai entre-temps beaucoup appris. Ce que j’ai surtout apprécié dans cette collaboration, c’est que les ingénieurs parlent une langue compréhensible, sans jargon spécifique. Durant les discussions avec PHI DATA, je ne me suis jamais sentie mal à l’aise, ce qui nous a permis d’avancer rapidement dans le cadre d’un dialogue réciproque. En outre, PHI DATA a toujours été accessible, disponible et prêt à répondre à nos questions », conclut Francisca Vandepitte.
