PHI DATA a implémenté un système de scanning de code-barres pour le marquage, la réalisation d’inventaires et la localisation d’objets uniques sur la base de code-barres à l’hôpital AZ Jan Palfijn, à Gand. La solution englobe le matériel informatique, les étiquettes et les licences, et également la mise en œuvre et l’intégration avec le système de gestion des actifs existant.

Inventaire des actifs

Le service technique et le service infrastructure de l’AZ Jan Palfijn étaient en quête d’une solution qui permettrait de dresser périodiquement l’inventaire de tous les actifs dans l’hôpital entier. Ces « actifs » englobent tant l’appareillage médical que les tables, les chaises et les autres éléments du mobilier. L’objectif est, une ou plusieurs fois par an, de faire le tour de l’hôpital et de vérifier quels objets se trouvent dans quelles pièces. La solution devait également pouvoir communiquer avec le système de gestion des actifs actuel.

Pour obtenir une vision claire de quels objets et équipements mobiles se trouvent à quel endroit à l’hôpital, l’année dernière, l’AZ Jan Palfijn a lancé un système de gestion d’actifs (Rimses) permettant d’inventorier tous les objets. Dans ce système, nous trouvons le nom, la date d’achat, ainsi que l’emplacement plus toutes les caractéristiques techniques pour chaque objet. Ce système ne permet cependant pas de faire des contrôles périodiques. C’est pourquoi il a été recouru à une solution de PHI DATA. Le spécialiste des solutions Auto-ID, basé à Wemmel, a proposé, d’une part, une solution impliquant l’utilisation de scanneurs manuels pour l’enregistrement des actifs  et, d’autre part, le progiciel IDAsset permettant une intégration avec le système de gestion des actifs existant.

Comment ça fonctionne?

Hein Reynaert explique comment l’enregistrement et l’inventaire fonctionnent : « Tous les actifs que nous devons inventorier sont frappés d’une étiquette comportant un numéro d’objet et un code-barres. De cette manière, nous savons quels appareils ont été inventoriés, et lesquels pas. Ces étiquettes sont fournies par PHI DATA. Le scanning s’effectue au moyen d’un lecteur de code-barres. Les collaborateurs techniques du service infrastructure disposent, à cet effet, de deux scanneurs à main reliés au réseau WIFI, ce qui permet de procéder au scanning dans toutes les pièces. Sur ces scanneurs manuels tourne un système IT Android sur lequel se trouve l’application IDAsset de PHI DATA. »

Concrètement, les collaborateurs scannent d’abord le code-barres du local dans lequel ils souhaitent procéder à l’inventaire. Chaque local comporte, en effet, un numéro d’identification unique. Ensuite, ils voient s’afficher sur leur écran quels appareils doivent s’y trouver. Puis ils commencent à scanner les code-barres de tous les objets présents dans le local. Quand c’est fait, l’écran affiche un aperçu des appareils manquants et indique quels appareils ont été scannés en trop depuis le dernier inventaire. Ensuite, le collaborateur qui a effectué le scan envoie les informations de l’inventaire par Wifi au système existant de gestion des actifs. Tous les champs d’emplacement sont mis à jour en tenant compte des nouvelles informations. Le logiciel de PHI DATA, IDAsset, établit ensuite le lien entre les numéros de pièce et les numéros d’objet.

Facile et convivial

« Depuis que nous travaillons avec les scanneurs, notre travail est beaucoup plus simple. La simplicité d’utilisation nous permet de dresser l’inventaire périodique plus facilement. Alors que jusqu’ici nous avions moins de contrôle sur l’emplacement exact des appareils et du mobilier, nous sommes désormais en mesure de prendre plus rapidement la balle au rebond que lorsqu’il faut chercher quelque chose », explique Hein Reynaert.

La collaboration avec PHI DATA s’est déroulée très positivement. « PHI DATA nous a immédiatement suivis. Ils ont rapidement compris ce qu’étaient nos souhaits et exigences. Tant concernant la dimension technique du projet que celle de son exécution, rien à redire… tout s’est parfaitement déroulé. Par ailleurs, les collaborateurs de PHI DATA, comme leur solution, sont très flexibles. Les travaux de configuration et modifications sont intervenus au niveau d’IDAsset pour que le système puisse communiquer avec notre système de gestion des actifs Rimses. Aucune modification n’a été nécessaire au niveau de l’autre système. Nous espérons sous peu pouvoir équiper tous les équipements de l’hôpital d’étiquettes à code-barres pour pouvoir utiliser le système dans tout l’hôpital. »