Als dochterbedrijf van de groep Aveve is Hortiplan actief in de tuinbouwsector. Momenteel telt Hortiplan zo’n 48 medewerkers en heeft het bedrijf vestigingen in Sint-Katelijne-Waver en Roeselare. Hortiplan is voor veel tuinbouwbedrijven een betrouwbare en innovatieve partner op het vlak van technische installaties en de bijhorende dienstverlening. Dat betekent dat er voortdurend veel materiaal in omloop is: voor elke installatie heeft het personeel van Hortiplan heel wat onderdelen nodig en bovendien kunnen klanten in de vestigingen ook onderdelen komen omruilen, ophalen of afgeven. Het overzicht behouden over waar alle materialen zich bevinden en wat al dan niet nog in voorraad is, is een hele uitdaging.

Efficiëntie en kostenbesparing

Omdat in de vestigingen van Hortiplan onderdelen en materialen toekomen voor verschillende installaties tegelijkertijd, nam het vaak heel wat tijd in beslag om het juiste stuk terug te vinden. Eens de materialen waren ontvangen, was het onduidelijk waar welk item zich bevond. Welk materiaal werd gebruikt voor een project, werd genoteerd op papieren bonnen. Omdat het erg lang duurde voor het verbruik werd geregistreerd, werden er geregeld materialen bijbesteld die eigenlijk nog voorradig waren of waren onderdelen niet meer op voorraad zonder dat iemand daarvan op de hoogte was. Om op een efficiëntere manier te kunnen werken en zo tijd en kosten te besparen, ging Hortiplan op zoek naar een partner met ervaring op dit gebied.

De behoeften waren duidelijk: Hortiplan had nood aan een systeem dat een overzicht biedt van alle binnenkomende en uitgaande materialen, de locatie van de materialen in de opslagruimte en het project waar de materialen bijhoren. Daarnaast moesten de magazijniers een melding kunnen krijgen wanneer welke materialen klaargezet moeten worden. Bovendien moeten de goederen los van het ERP-systeem geregistreerd kunnen worden en willen klanten en techniekers steeds kunnen beschikken over een leveringsbon, ook wanneer de bestelling wegens omstandigheden manueel wordt verwerkt in plaats van via een scanner.

De keuze voor PHI DATA

Hortiplan kwam terecht bij PHI DATA, dat gespecialiseerd is in oplossingen voor automatische identificatie, lokalisatie en datacaptatie. PHI DATA stelde Hortiplan een totaalpakket voor als oplossing bestaande uit IDwms light, een warehouse management systeem van PHI DATA, en enkele terminals en PDA’s van Intermec.

“We waren al een tijdje op zoek naar een manier om onze logistieke processen beter te stroomlijnen. De oplossing van PHI DATA leek ons het meest geschikt om die klus te klaren”, zegt Thomas Ceulemans, Operation Manager bij Hortiplan in Sint-Katelijne-Waver. “Eén van de doelstellingen van de implementatie van IDwms light is om het leven van onze medewerkers eenvoudiger en aangenamer te maken. Doordat de inventaris elektronisch wordt bijgehouden, kunnen we veel sneller zien of bepaalde materialen nog binnen zijn en hoeft er niet gezocht te worden naar specifieke stukken. We kunnen nu met één druk op de knop zien wat we hebben binnengekregen, wat werd omgeruild of wat is buitengegaan. Dat bespaart ons heel wat tijd en geld, want we doen beduidend minder onnodige bijbestellingen.”

De orderpicking verloopt nu een stuk vlotter. De magazijniers van Hortiplan krijgen op hun PDA binnen welk en hoeveel materiaal klaargezet moet worden voor elk project. Specifieke productkennis is niet meer nodig eens de producten ingegeven zijn in een order, waardoor vervanging in geval van ziekte veel eenvoudiger is geworden. “We zijn er serieus op vooruitgegaan. De controle en logistiek verlopen op een systematische manier die te monitoren valt. Het geheel loopt vlotter, efficiënter en goedkoper”, zegt Thomas Ceulemans.

Over de dienstverlening van PHI DATA is Hortiplan tevreden: “Om een voorbeeld te geven: op een gegeven moment werd een update doorgevoerd, waarna de scanner niet meer werkte. Dat was even spannend omdat je, eenmaal je bent overgeschakeld op elektronisch stockbeheer, niet meer terug kan. PHI DATA heeft dat toen erg snel en correct opgelost”, vindt Thomas Ceulemans.