In het kader van de digitalisering van het logistieke proces van geneesmiddelen aan haar apotheken besloot Pharmacie Familia de kwaliteit van haar dienstverlening te optimaliseren. Dankzij de IDdelivery®-oplossing van Simac PHI DATA bespaart Pharmacie Familia tijd en wordt de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Bovendien zijn er in de toekomst een aantal uitbreidingsmogelijkheden beschikbaar.
Pharmacie Familia: geïntegreerde coöperatieve logistiek expert van geneesmiddelen
Pharmacie Familia maakt deel uit van de coöperatie EPC Group (650 werknemers) en beheert 98 apotheken in alle Waalse provincies. Deze apotheken worden bevoorraad vanuit de eigen logistieke vestiging in Ciney, in het hart van de provincie Namen. De farmaceutische producten worden opgeslagen in een magazijn van 4.600 m² dat speciaal is ontworpen voor de activiteit die er wordt uitgevoerd. Omdat Pharmacie Familia zowel de apotheken als de logistiek in eigen beheer heeft, is het de op één na grootste geïntegreerde distributeur van geneesmiddelen in Wallonië.
De apotheken worden elke nacht bevoorraad vanuit het centrale magazijn. In het verleden werd een groot deel van de administratie van de logistiek nog handmatig uitgevoerd: de chauffeurs gingen naar het magazijn, noteerden op een blad het aantal bakken die ze bij elke apotheek afleverden en maakten vervolgens hun ronde. Bij hun terugkeer in het logistieke centrum moest deze informatie opnieuw overgetikt worden in de administratietool. Om codeerfouten te voorkomen en het hele proces te harmoniseren, besloot de coöperatie het beheer van de leveringen te digitaliseren.
Gebruiksvriendelijkheid als prioriteit
“De criteria voor de marktbevraging waren duidelijk”, zegt Bernard Devriendt, Logistics Transformation Manager bij Pharmacie Familia. “We wilden een eenvoudig systeem dat zowel gebruiksvriendelijk als eenvoudig te implementeren was. We zochten een stand-alone systeem, geen ‘usine à gaz’. Gebruiksvriendelijkheid was het sleutelwoord, zowel voor onze IT-afdeling als voor onze chauffeurs.
Na een marktanalyse wendde Pharmacie Familia zich tot Simac PHI DATA, dat zijn IDdelivery®-oplossing aanbood in combinatie met mobiele Android-terminals, die speciaal zijn ontworpen om aan de vereiste logistieke criteria te voldoen. IDdelivery® kan als stand-alone oplossing worden gebruikt, maar ondersteunt ook de dynamische uitwisseling van XML-bestanden met andere toepassingen, met name het ERP-systeem van de coöperatie. “Vanaf de eerste demo’s was ik overtuigd van de gebruiksvriendelijkheid van de door Simac PHI DATA voorgestelde oplossing”, legt Devriendt uit. “Ik weet dat IDdelivery® veel meer mogelijkheden biedt dan wat wij momenteel gebruiken”, vervolgt hij, “maar ik wilde het product zo eenvoudig mogelijk houden. Het feit dat de oplossing al werd gebruikt door een collega van Pharmacie Familia in Vlaanderen speelde ook een rol, net als het feit dat de aanpak van Simac PHI DATA zeer oplossingsgericht is. “Ik werk graag met middelgrote bedrijven zoals Simac PHI DATA Bij grote leveranciers heb je vaak weinig invloed en krijg je daardoor weinig aandacht. Maar bij Simac PHI DATA heb ik een structuur gevonden waarvan het DNA overeenkomt met dat van ons.”
Pharmacie Familia en Simac PHI DATA werkten samen om het hele project uit te rollen. “Ik heb me vooral gericht op het functionele aspect”, zegt Devriendt. “En verder liep de samenwerking goed tussen onze IT-afdeling en de ontwikkelaars van Simac PHI DATA die verantwoordelijk waren voor de aanpassing van IDdelivery® aan onze behoeften.
Kwaliteitsverbetering
Vanuit de ERP van Pharmacie Familia wordt elke avond een XML-bestand gegenereerd met het volume van de orders die naar elke apotheek moeten worden verzonden. Deze bestellingen worden gesorteerd op basis van de routes die door de zes chauffeurs worden afgelegd. Dit XML-bestand wordt vervolgens ingevoerd in IDdelivery®. Op elke bak die bestemd is voor een apotheek, wordt een streepjescode aangebracht die de chauffeurs bij het verlaten van het centrale magazijn scannen met behulp van de IDdelivery®-applicatie op hun mobiele terminal. Deze barcode wordt vervolgens opnieuw gescand wanneer de bakken bij de apotheek worden afgeleverd. Via de terminal kunnen ze ook verschillende incidenten registreren, bijvoorbeeld wanneer niet alle bakken in de bestelwagen kunnen worden geladen, wanneer een vloeibaar geneesmiddel in een bak is gemorst of wanneer de chauffeur geen toegang heeft tot een apotheek. Elke ochtend kan Bernard Devriendt via een webportaal alle leveringen van de vorige nacht bekijken en eventuele incidenten raadplegen, zodat hij in real-time actie kan ondernemen om ze op te lossen. “Deze incidenten worden doorgestuurd via de mobiele terminal. Om incidenten proactief te registreren, kunnen chauffeurs de mobiele terminal ook gebruiken om foto’s te nemen.”
De terminals zelf worden beheerd via de Soti MobiControl Mobile Device Management (MDM) oplossing. De gebruikte terminal heeft dezelfde functies als een smartphone, terwijl de MDM het mogelijk maakt om aan te geven welke applicaties chauffeurs wel en niet kunnen gebruiken. Bij de ingebruikname werden de toestellen eerst getest door een vrijwilliger, die vervolgens de opleiding verzorgde van zijn collega’s. “De bediening is zeer intuïtief en iedereen die een smartphone kan gebruiken, heeft geen tijd nodig om eraan te wennen,” benadrukt Devriendt. “De terminals zijn goed ontvangen door de chauffeurs. Ze weten dat het foutenpercentage aanzienlijk is verminderd en dat er altijd een registratie is van alles wat ze doen. Ze zien het ook als een verbetering van de kwaliteit van hun werk, ook al zijn ze misschien iets minder blij dat ze gemakkelijker gecontroleerd kunnen worden. Ook voor mij, als hoofd logistiek, was de invoering van IDdelivery® een enorme stap vooruit. Ik kan nu veel tijd besparen en gemakkelijker controleren wat er mis is gegaan bij de leveringen, of welke chauffeur bijvoorbeeld vergeten is een bak te scannen.
Echt partnerschap
Pharmacie Familia is bijzonder tevreden over de door Simac PHI DATA geleverde oplossing. Sinds de implementatie van IDdelivery® in 2021 heeft Bernard Devriendt er nauwelijks omkijken naar. “We drukken ’s avonds op een knop en alles gebeurt automatisch. We hebben nauwelijks ondersteuning nodig. Als ik ooit de supportdienst van Simac PHI DATA zou moeten bellen, zou ik moeite hebben om een telefoonnummer te vinden”, lacht Devriendt. “Tijdens de implementatie zelf hadden we uiteraard meer contact en werkten we veel samen. Ik kan alleen maar tevreden zijn over de relatie met Simac PHI DATA en de manier waarop zowel de technische als de commerciële medewerkers betrokken waren bij het algemene denkproces. Ze zijn veel meer dan alleen een leverancier, ze zijn een echte partner.”
Devriendt denkt ook na over verdere uitbreidingsmogelijkheden, want veel functionaliteiten van IDdelivery® blijven voorlopig onbenut. “Momenteel wordt ID Delivery gevoed door XML-files uit onze ERP, maar op zeker moment gaan we ook de retours van bij de apotheken in ID Delivery beginnen registreren en doorgeven naar onze andere systemen. Maar eerst moeten die systemen daar nog voor klaargemaakt worden.”
“Ik werk graag met middelgrote bedrijven zoals Simac PHI DATA. Bij grote leveranciers heb je vaak weinig invloed en krijg je daardoor weinig aandacht. Maar bij Simac PHI DATA heb ik een structuur gevonden waarvan het DNA overeenkomt met dat van ons.”
Bernard Devriendt, Logistics Transformation Manager
