Nieuwe lokalisatiemogelijkheden voor HHR

Het Heilig-Hartziekenhuis Roeselare–Menen (nu AZ Delta) implementeert verschillende lokalisatie-applicaties. Geavanceerde RTLS (Real Time Location System) -mogelijkheden zullen het werk van het personeel vereenvoudigen en de veiligheid en het comfort van de patiënten verbeteren. De applicaties maken gebruik van het Wi-Fi netwerk dat PHI DATA eerder installeerde in alle gebouwen van de drie campussen van het ziekenhuis.

Na de installatie van een Cisco Wi-Fi infrastructuur, gekoppeld aan een AeroScout lokalisatiesysteem MobileView RTLS-platform, analyseert PHI DATA de behoeften en de verschillende testopstellingen, waarbij ook de gebruikers hun input kunnen geven. Traceren van steriele sets Een van de prioriteiten is de integratie met de applicaties van Aexis Medical, marktleider op gebied van applicaties voor de centrale sterilisatie-afdeling. De MLine Suite van Aexis Medical biedt de mogelijkheid om de locatie van steriele sets, patiënten en materiaal te volgen door barcodes te scannen. Dankzij de integratie met het MobileView-platform van AeroScout zal dit proces volledig automatisch verlopen. De set kan doorheen het volledige ziekenhuis gevolgd worden.

Andere lokalisatie-applicaties zijn:

Dwaaldetectiesysteem voor patiënten van een verpleegafdeling. Om de veiligheid van de patiënten te verbeteren, worden de deuren “bewaakt” met Exciters die gekoppeld zijn aan tags. Van zodra een patiënt zonder begeleiding (van personeel of familie) de afdeling zou verlaten, wordt een alarm in werking gesteld.
Voor het preventieve onderhoud van de infuuspompen is ook een belangrijke lokalisatie-applicatie ontwikkeld. De meer dan 1000 pompen worden voorzien van een tag die de locatie aangeeft. Er wordt verwacht dat het aantal pompen hierdoor zal verminderen en de onderhoudskosten met 30% zullen dalen.
Geweldpreventie met behulp van bidirectionele (T4B) tags. Met die tags kunnen verpleegkundigen op een eenvoudige manier communiceren met het security-personeel via korte boodschappen en automatisch hun locatie aangeven.

De AeroScout-oplossing omvat een licentie voor 2500 tags die in drie jaar worden geïmplementeerd.

“We waren op zoek naar een volwaardige Track & Trace-oplossing waarmee we op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier kunnen werken, die preventief ingrijpt en een betere dienstverlening voor de patiënt garandeert. We wilden vanaf het begin een volledig platform ter beschikking stellen dat in het hele ziekenhuis kan worden ingezet. De samenwerking tussen Aexis Medical en PHI DATA maakt dat wij als gebruiker onze behoeften kunnen aangeven en de werking achteraf kunnen evalueren. Een ideale situatie.”

Chris van der Beken – IT Director

CHU Liège heeft een contract afgesloten met PHI DATA, specialist op het gebied van oplossingen voor automatische identificatie en lokalisatie. Het ziekenhuis, dat verbonden is aan de universiteit van Luik, doet een beroep op PHI DATA voor de temperatuurmonitoring in de koelkasten, diepvriezers en tanks van 47 laboratoria. Bovendien wordt het project binnenkort uitgebreid met een intelligent systeem voor de temperatuurmonitoring van bloedzakken die vervoerd worden en denkt CHU Liège erover om een alarmsysteem met lokalisatiemogelijkheden te implementeren.

Het CHU – Centre Hospitalier Universitaire – Liège ging in 2011 op zoek naar een partner die kon helpen met de levering, implementatie en opvolging van een gecentraliseerd systeem voor temperatuurmonitoring. Dat zou de temperatuur moeten opvolgen in de koude kamers, koelkasten, diepvriezers, autoclaven en stikstoftanks van de 47 laboratoria die het ziekenhuis telt. Daarnaast moest het systeem aan heel wat voorwaarden voldoen: de bijhorende software moest de resultaten kunnen analyseren en indien nodig de juiste groep mensen verwittigen per sms, e-mail, sirene, etc. Bovendien moest de temperatuur op regelmatige basis gecontroleerd worden, en moesten verschillende personen verschillende rollen toebedeeld kunnen worden.

Na vergelijkingen met een tiental andere spelers op de markt, besliste CHU Liège om met PHI DATA in zee te gaan. Deze laatste stelde de tags van AeroScout, marktleider op het gebied van tracking en monitoring via WiFi, voor. Wim Verduyn, Senior Key Account Manager bij PHI DATA, legt uit: “De grootste uitdaging bleek aan het begin van het project te liggen. Er waren namelijk twee WiFi-netwerken beschikbaar: dat van het ziekenhuis, en dat van de Université de Liège. Geen van beide bleek echter te voldoen voor de ondersteuning van de tags. Omdat het ziekenhuis toen al beslist had om een nieuw WiFi-netwerk van AeroHive te implementeren, hebben we gezien de urgentie van de implementatie aangeraden om te starten bij de labo’s. Op die manier hebben we snel kunnen schakelen, en zijn intussen in de 47 laboratoria bijvoorbeeld al 273 koelkasten en diepvriezers van tags voorzien.”

De resultaten van de eerste implementatie zijn zo positief dat CHU Liège momenteel denkt aan een uitbreiding van het project. De koelboxen die bloedzakken en stalen vervoeren zouden ook gemonitord moeten worden. PHI DATA heeft daarvoor voorgesteld om tags te voorzien in de koelboxen, die bij vervoer ingeschakeld kunnen worden, een alarm geven wanneer de temperatuur stijgt of daalt en voorzien zijn van een geheugen. Zo zouden ze verder kunnen monitoren op momenten waarop geen WiFi-signaal aanwezig is. Daarnaast wil CHU Liège ook een alarmsysteem ter beveiliging van het personeel en materiaal installeren. Enkele deuren en medewerkers krijgen dan een alarmknop die ze kunnen inschakelen wanneer er gevaar dreigt. Die knoppen zijn voorzien van een lokalisatiesysteem, zodat ook meteen de locatie van het alarm doorgegeven wordt.

Uitdaging:

Automatiseren van de logistiek achter het wasproces van de kledij van gedetineerden

Beschrijving:

PHI DATA heeft het volledige wasproces van de kledij van gedetineerden geautomatiseerd met de hulp van barcode- en RFID-labels. De automatisering maakt het mogelijk de logistiek achter het wasproces efficiënter te laten verlopen, en duidelijke rapporten op te maken per kledingstuk.

Resultaat:

Efficiënt wasproces
Traceerbaarheid van kledij
Rapporten per kledingstuk inzake wasbeurten en reparaties

De penitentiaire inrichtingen van Leuze en Marche-en-Famenne, die onder toezicht staan van de FOD Justitie, doen onder meer voor het beheer van het wasgoed een beroep op externe diensten-leveranciers. Leuze doet beroep op de diensten van Facilicom; de gevangenis van Marche-en-Famenne werkt hiervoor samen met Sodexo. Beide inrichtingen waren op zoek naar een manier om de hele logistiek achter het wasproces efficiënter te laten verlopen, en het reinigen van het linnen in kaart te brengen. Dit is onder meer noodzakelijk om aan te tonen dat de geleverde service beantwoordt aan de eisen van het lastenboek van FOD Justitie. PHI DATA ontwikkelde voor beide inrichtingen een oplossing die het best bij hen paste.

Leuze

In de penitentiaire inrichting van Leuze installeerde PHI DATA een systeem van barcodelabels, die in de kledij werden aangebracht. Elke barcode is een uniek nummer dat verbonden is met een kledijtype en een maat. Elke code is ook gelinkt aan een celnummer. In de wasplaats bevindt zich een PC met geïntegreerd geheugen en barcode scanner. Alle kledingstukken die de wasplaats binnenkomen en verlaten worden gescand via de barcode reader en in de terminal ingegeven. Indien een kledingstuk niet is gelinkt aan een cel, of indien een kledingstuk te vroeg wordt aangeboden voor een wasbeurt, wordt de wasbeurt geweigerd. Het systeem laat eveneens toe aan te geven of er een reparatie dient te gebeuren.

Na het wassen wordt elk kledingstuk opnieuw gescand om de wasbeurt te registreren, maar eveneens om de verdeling van het propere wasgoed te organiseren. De scanner toont op een scherm het geassocieerde celnummer en het registratienummer, zodat de operator de kledij in de juiste bak kan plaatsen, die gelinkt is aan de juiste cel. Nadat alle gewassen kledingstukken werden gesorteerd, worden ze verpakt en aan de cellen bezorgd. Omdat het systeem alle binnenkomende en uitgaande kledij registreert, is alle informatie omtrent de activiteiten van de wasplaats gekend. Het systeem is dan ook in staat om heel eenvoudig rapporten te leveren, die gelinkt zijn aan een gegevensbank en automatisch worden geüpdated.

Marche-en-Famenne

In Marche-en-Famenne opteerde Sodexo om te werken met een geautomatiseerd beheersysteem dat gebruik maakt van RFID-labels. Ook aan dit proces komt een minimum aan manuele registratie te pas, zodat de gedetineerden binnen de 6 uur propere kleren terugkrijgen. De RFID-labels zorgen voor de identificatie en traceerbaarheid van de kledij, en verhogen de kwaliteit en efficiëntie van de diensten in de wasplaats.

PHI DATA leverde RFID-tags om aan 8.000 stuks t-shirts, broeken en sweaters te bevestigen. Daarnaast zijn ook de linnenzakken van de gedetineerden, waarin de kledij naar de wasserij gebracht wordt, voorzien van een RFID-label. Die zakken zijn gekoppeld aan een cel, zodat aan het inleespunt duidelijk wordt welke gedetineerde welke kledij laat wassen. Deze informatie wordt doorgegeven aan een ander team in de wasserij, dat ervoor zorgt dat de gedetineerde meteen een set propere kledij van hetzelfde type en dezelfde maat terugkrijgt.

Het voordeel hiervan is dat de kleding zelfs niet uit de zak dient gehaald om de inhoud te kennen. Dit is des te meer handig omdat de kleding ook gewassen wordt in de zak. De propere kledij wordt klaargelegd op een oppervlakte waar een RFID-antenne in is verwerkt. Op een scherm wordt meteen aangeduid of dit de juiste kleding is, en het artikel wordt automatisch verwijderd van de lijst van nog klaar te leggen kleding. Wanneer de lijst leeg is, weet men dat alle binnengebrachte kledij vervangen is door een propere set. Alle informatie en rapportering vindt plaats in een MS SQL-server. Dagelijks worden op die manier 1.000 kledingstukken gewassen.

“Onze vraag aan PHI DATA was zeer duidelijk: we wilden het hele logistieke proces van kledij sorteren, wassen en terugbezorgen zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Dankzij het identificeren van de kledij met de RFID-chips lezen we automatisch welke stukken binnenkomen en weer buitengaan, en bij welke gedetineerde ze terechtkomen. De oplossing is sinds de opening van de penitentiaire inrichting live, en blijkt een groot succes. Voor de gedetineerden die met het systeem werken, is deze uiterst moderne technologie bovendien een flinke hulp voor hun reintegratie in de samenleving”, zegt Jacques Deltour van Sodexo.

DSV, een wereldwijde leverancier van logistieke oplossingen, behandelt in zijn healthcare-vestiging in Gent vooral de opslag en verdeling van temperatuurgevoelige producten en healthcare artikelen, zoals medische toebehoren, farmaceutica en cosmetica. Het bedrijf beschikt er over vijf verschillende temperatuurzones, waarin de producten volgens de strengste temperatuureisen worden bewaard.

Accreditatie als aanleiding

Omdat DSV bij een audit in het kader van accreditatie-rapporten moet kunnen tonen hoe de producten exact bewaard worden, ging het bedrijf op zoek naar een oplossing met continue monitoring en rapporteringsmogelijkheden. DSV wilde onder meer op temperatuur en vochtigheid laten monitoren. Daarbij kunnen voor alle sensoren andere grensbereiken worden ingegeven. Wanneer die grenzen worden over- of onderschreden, gaat een alarm af bij de persoon die op dat ogenblik voor die sensor is opgegeven.

Draadloze oplossing

Tijdens de zoektocht naar de meest geschikte oplossing werden verschillende leveranciers met elkaar vergeleken. Uiteindelijk besloot DSV in zee te gaan met PHI DATA. “Wat ons vooral overtuigde, waren de uitgebreide mogelijkheden om alarmen in te stellen en rapporten te trekken”, zegt Willem Wijnant, Project Manager bij DSV Solutions. Ander doorslaggevend argument voor de oplossing van PHI DATA was de grote flexibiliteit van het systeem: de verbindingen verlopen draadloos en de sensoren zijn vlot te verplaatsen. Bovendien zijn de alarmdrempels en andere instellingen eenvoudig te wijzigen.

PHI DATA installeerde een condition monitoringsysteem van AeroScout. De oplossing die werd geïnstalleerd, is erg volledig en flexibel en biedt een overzicht van het grondplan van de vestiging waarop zichtbaar is waar alle sensoren zich bevinden.

Doordat de sensoren draadloos bereik hebben, zijn er geen extra bekabeling of extra access points nodig. En wanneer ze onverwacht offline gaan, gaat er niet alleen een alarm af, maar onthoudt het geheugen van de sensor gedurende een bepaalde periode de bewaaromstandigheden tot er opnieuw verbinding is gemaakt tussen server en sensor.

Het opvragen van data en rapporten verloopt erg gebruiksvriendelijk. Door te werken met een rechtensysteem krijgt elke gebruiker andere mogelijkheden. Zo kan een magazijnier de temperatuur in ‘zijn’ temperatuurzone wel bekijken, maar niet de configuratie aanpassen.

Doordat DSV opteerde voor een oplossing inclusief servicecontract, zijn alle upgrades en updates en ondersteuning van de software in het contract inbegrepen. Zonder dat servicecontract moet de licentie vernieuwd worden bij elke grote update. Bovendien is ondersteuning door PHI DATA inbegrepen in geval van vragen of problemen, zowel vanop afstand als ter plaatse.

Vlotte implementatie

“De implementatie verliep heel vlot”, zegt Willem Wijnant. “PHI DATA was duidelijk zeer goed op de hoogte van het product en bood een goede ondersteuning bij de configuratie. We werkten al met een systeem waarbij de temperaturen werden gemonitord, maar dat liet geen rapportage binnen het softwarepakket toe. Met dit nieuwe systeem verloopt de rapportage erg vlot, dus dat is een groot voordeel. Vroeger moesten we die rapporten manueel maken, nu kunnen we ze gewoon uit het systeem laten rollen. Bovendien bleven de aanpassingen aan ons bestaande systeem en onze locatie minimaal. Doordat alles via WiFi werkt, moesten we geen andere hardware-investering voorzien.”

Op termijn wil DSV de oplossing graag uitbreiden naar de andere vestigingen in België.

Wemmel, 18 april 2017 – Specialist in ID-automatisering PHI DATA^® uit Wemmel heeft een aanbesteding gewonnen die uitging van vier Europese instanties: het secretariaat-generaal van de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Rekenkamer en het European University Institute. Voorwerp van de opdracht is de implementatie van een nieuw systeem voor asset management.

Deze vier instanties maken regelmatig een inventaris op van hun activa (IT-uitrusting, meubilair, maar ook waardevolle voorwerpen). Momenteel gebeurt de inventarisatie met behulp van mobiele barcodelezers, die evenwel versleten zijn en moeten worden vervangen.

De aanbesteding levert PHI DATA^® een raamovereenkomst van vijf jaar op voor de aankoop van barcodelezers, de installatie en configuratie van een klantapplicatie op de barcodelezers, de set-up van een intermediaire server en vijf jaar onderhoud van de hele oplossing (inclusief software en hardware).

PHI DATA^® heeft begrepen wat de vier instellingen nodig hadden en heeft een oplossing met 150 barcodelezers (Datalogic Memor X3) voorgesteld. Zij zullen een verbinding maken met de backend client via PHI DATA^®’s eigen IDasset^®-software.

De nieuwe oplossing vervangt het huidige inventarissysteem dat verschillende Europese instellingen sinds 2007 gebruiken en kan worden ingezet voor het beheer en de inventarisatie van activa die zich op meerdere locaties bevinden.

Over PHI DATA^®

Als Belgisch Auto-ID solution integrator adviseert, integreert en onderhoudt PHI DATA^® automatiserings- en optimalisatieoplossingen. We nemen onder andere buitendienst, distributie, werkvloer, ID-etikettering, temperatuurmonitoring en interne locatiebepaling voor onze rekening, doorheen de hele supply chain en in diverse sectoren. Door onze hoge kwaliteitsnormen en erg klantgerichte service bekleedt PHI DATA^® al meer dan 35 jaar een vooraanstaande positie binnen deze sterk evoluerende sector.

Dankzij onze oplossingen beschikt uw organisatie altijd over accurate informatie. Doordat de productiviteit en efficiëntie van uw dagelijkse bedrijfsvoering zullen toenemen, verdient u bovendien uw investering al op korte termijn terug.

Als solution integrator werkt PHI DATA^® samen met fabrikanten van topklasse. Daardoor vinden wij ook een oplossing die het best aansluit op de noden van uw organisatie. Onze leidraad is onze filosofie van Creativiteit, Competentie en Continuïteit.

Elektronicaketen Media Markt maakt in zijn 20 Belgische en Luxemburgse vestigingen gebruik van door PHI DATA geleverde terminals om producten te inventariseren. Dankzij de roterende leeskop en het ontbreken van een handgreep kunnen werknemers de toestellen makkelijker hanteren en zo geleverde producten sneller en op een meer gebruiksvriendelijke manier scannen.

Media Markt – Saturn is de grootste elektronicaketen van Europa met meer dan 800 winkels in 16 landen. De winkels staan bekend om hun grote aanbod aan elektronica, huishoudtoestellen, cd’s, dvd’s en games.

Uitdaging: Snelheid en ergonomie

Het uitgebreide productportfolio en de omvang van de stock maken een hele opgave van de receptionering en inventarisatie van de producten die geleverd worden.

“Bij de opening van een nieuwe winkel moeten er zo’n 70.000 verschillende producten gescand worden”, vertelt Benoit Brumagne, ICT-manager bij Media Markt BeLux. “Omdat de producten zo verschillend zijn qua vorm en grootte – het gaat van cd’s tot wasmachines en koelkasten – was het scannen voor onze werknemers een tijdrovende en vaak ook vermoeiende job. De scanners moeten immers perfect voor het label gepositioneerd worden om te kunnen scannen.”

Omdat niet verkochte cd’s na een bepaalde periode kunnen teruggestuurd worden, zocht Media Markt bovendien een oplossing die het scannen en inventariseren van grote aantallen cd’s kon versnellen.

Oplossing: Roterende leeskop

PHI DATA leverde aan de 20 vestigingen van Media Markt 800 Motorola MC3090R terminals zonder handgreep en met een roterende leeskop. “Dankzij die toestellen kunnen werk-nemers de terminal veel eenvoudiger perfect voor het label houden om te kunnen scannen”, aldus Benoit Brumagne. “Bijkomend pluspunt is dat de terminal door zowel links- als rechtshandigen kan gebruikt worden.”

Doordat de toestellen uitgerust zijn met een radiokaart kunnen de gegevens via een draadloos netwerk in real time doorgestuurd worden, waardoor ze onmiddellijk beschikbaar zijn in het softwaresysteem.

Voor het retourneren van niet verkochte cd’s ontwikkelde PHI DATA een eigen software-oplossing.

“Wanneer een cd gescand wordt, zoekt die oplossing meteen in de inventaris hoe lang die cd al in de rekken ligt. Is een vooraf bepaalde datum overschreden, wordt de werknemer die scant daar meteen attent op gemaakt en kan hij de cd uit de rekken halen en retourneren”, aldus Vanbellingen.

Resultaat: Minder fouten en tijdswinst

De keuze voor de PHI DATA-oplossing leverde Media Markt concrete resultaten op. Zo loopt het retourneringsproces van niet verkochte producten nu opvallend vlotter, dankzij de eenvoudigere opvolging van bestaande stocks.

Daarnaast realiseerde Media Markt een besparing van een halve FTE voor de receptionering van producten bij de opening van een nieuwe winkel. Maar het belangrijkste resultaat is dat Media Markt een gevoelige stijging noteerde van de kwaliteit van de datainvoer, aldus Benoit Brumagne. “De fouten die samenhangen met handmatige invoer vallen volledig weg nu we het volledige productgamma via scanners receptioneren.”

“We zijn intussen al acht jaar klant van PHI DATA en zijn telkens opnieuw aangenaam verrast over de kwaliteit van de dienstverlening en de proactieve manier waarop PHI DATA specifieke vragen en problemen aanpakt.”

Benoit Brumagne
ICT-manager bij Media Markt BeLux

Met haar nieuw concept LabelEasy, implementeert PHI DATA haar eerste all-in-one labeloplossing bij SCA Hygiene Products Stembert, leverancier van huishoudelijke en sanitaire papierwaren. Dankzij de all-in formule is het bedrijf verzekerd van continuïteit in de dienstverlening en leveringen en is de productiviteit gewaarborgd.

De samenwerking geldt voor vijf jaar, waarin PHI DATA meer dan 40 miljoen labels aan SCA Hygiene Products zal leveren.

Managed Labelling Services

PHI DATA lanceerde LabelEasy eind 2011 op de Belgische markt.

Dit nieuwe concept biedt een all-in-one labeloplossing aan een vaste prijs per label en voorziet een duidelijke plan-ning wat betreft levertermijn en onder-houd. Zo beschikt de klant over één globale oplossing, één contract, één aanspreekpunt en een vaste all-in prijs per label. Daardoor is het niet langer nodig om met verschillende leveran-ciers in zee te gaan om alle stappen van het printproces – van aankoopfase over installatie en training tot operationele fase – af te dekken. De grootste voordelen hiervan zijn het gebruiksgemak, de flexibiliteit en tijdswinst maar vooral ook de kwaliteit die consistent blijft, omdat maar één partij alles in beheer neemt.

Van CAPEX naar OPEX

SCA Hygiene Products koos als eerste op de Belgische markt voor LabelEasy. “Het belang van labels en printers wordt vaak onderschat. In onze sector zijn het echter bedrijfskritische producten, die ervoor zorgen dat we productief kunnen blijven. We zagen niets dan voordelen in de nieuwe formule van PHI DATA, en hebben, ook op basis van eerdere samenwerkingen, vrij snel beslist om met hen in zee te gaan. Dankzij LabelEasy kunnen we nu terugvallen op één leverancier voor het beheer van het hele printproces en alle leveringen. Bovendien beschikken we over een voorspelbaar en verspreid kostenplaatje in functie van ons productievolume, en is er geen hoge investeringskost aan het begin,” zegt Fabien Grégoire, financieel directeur bij SCA Hygiene Products.

“Met LabelEasy proberen we nog beter in te spelen op de huidige behoeften van onze klanten en markttrends.In plaats van apart hun labels te bestellen, printers aan te kopen en onderhoudscontracten af te sluiten, kunnen ze nu bij ons terecht voor een all-in ‘label as a service’-formule. Naast tal van praktische voordelen bieden we bedrijven hiermee in de eerste plaats een enorme gemoedsrust.”

Rudi Lambrechts, Business Development Manager Printmedia Solutions bij PHI DATA.

Het Sint-Dimpna Ziekenhuis in Geel is gestart met temperatuurmonitoring van haar koelkasten via een draadloos netwerk. In samenwerking met AeroScout, wereldleider in ”Visibility Solutions” in de gezondheidszorg, introduceert PHI DATA dit project als een primeur in Europa. Door middel van Wi-Fi-tags kan het ziekenhuis in een eerste fase van op afstand de temperatuur van de koelkasten in 10 verpleegafdelingen controleren, automatisch rapporten maken en alert reageren in geval van plotse temperatuurschommelingen.

In het Sint-Dimpna Ziekenhuis in Geel heeft PHI DATA de installatie gedaan van draadloze temperatuursensoren en het MobileView management platform van AeroScout voor de temperatuurmonitoring van onder meer medicijnen en voedingswaren. In de koelkasten van het ziekenhuis worden Wi-Fi tags (AeroScout T5a Sensor Tags) geplaatst. Dankzij deze technologie is het mogelijk de temperatuur van de koelkasten draadloos te monitoren, automatisch rapporten te maken en alarmen te laten afgaan bij plotse temperatuurdalingen of –stijgingen. De MobileViewoplossing van AeroScout wordt geïntegreerd in het bestaande draadloze Cisco netwerk en het bestaande gebouwen management systeem van Honeywell. Later, bij uitbreiding van het netwerk in de rest van het ziekenhuis, zullen naast de verpleegafdelingen ook andere afdelingen zoals het labo en de apotheek worden uitgerust met dit systeem van temperatuurmonitoring.

“De temperatuurcontrole in een ziekenhuis is van vitaal belang”, zegt Danny Van Reeth van het AZ Sint-Dimpna. “Medicijnen en voedingsmiddelen moeten in optimale omstandigheden worden bewaard en strikt worden gecontroleerd. Vroeger deden de verpleegsters een dagelijkse ronde om de temperatuur te noteren. Een tijdrovend werk waarbij altijd de kans bestond dat bij het schrijven een vergissing werd gemaakt. Dit manuele systeem werd al vervangen door “loggers” die slechts om de zoveel dagen werden gelezen. Het nieuwe real time temperatuurmonitoring systeem zal ons niet alleen helpen om de reglementering nog strikter na te leven maar ook om onze patiënten de best mogelijke zorgen te verstrekken.”

“We zijn erg opgetogen met het vertrouwen dat we van het AZ Sint-Dimpna krijgen.verklaart Erik Cotman, Business Development Manager bij PHI DATA. “De AeroScouttoepassing past perfect binnen hun bestaande infrastructuur. Zo wordt bovendien de installatie vermeden van een bekabeld monitoringsysteem dat onflexibel en duur is. Het AeroScout platform laat ons, dankzij zijn lokalisatie mogelijkheid, ook toe om in de toekomst andere applicaties toe te voegen, zoals bijvoorbeeld asset management, materiaalonderhoud, beveiligingsopties voor de patiënten en personeel, flow- en resources management…”

“Door onze samenwerking met PHI DATA bieden we een toegevoegde waarde aan de gezondheidssector. Hun background in automatische identificatie (AUTO-ID) en onze “unified visibility solutions” helpen ziekenhuizen bij de optimalisatie van hun processen en van de dienstverlening aan patiënten”, aldus Wim Verduyn, AeroScout’s Healthcare Director Europe.

Het AZ Sint-Dimpna is een algemeen ziekenhuis met 295 bedden. Het is ontstaan uit een fusie van het Sint-Elisabethziekenhuis van het OCMW Geel en de Onze-Lieve-Vrouwkliniek van de vzw Gemeenschap Augustinessen Geel. Er werken ongeveer 700 personen en 70 geneesheren-specialisten. AZ Sint-Dimpna beschikt over de volgende hospitalisatiediensten: chirurgie, inwendige ziekten, kindergeneeskunde, kraamafdeling en geriatrie.

“De temperatuurcontrole in een ziekenhuis is van vitaal belang. Medicijnen en voedingsmiddelen moeten in optimale omstandigheden worden bewaard en strikt worden gecontroleerd. Vroeger deden de verpleegsters een dagelijkse ronde om de temperatuur te noteren. Een tijdrovend werk waarbij altijd de kans bestond dat bij het schrijven een vergissing werd gemaakt.”

Danny Van Reeth, Technisch Directeur

Sint-Trudo is het streekziekenhuis voor de regio Zuidwest Limburg en zuidelijk Vlaams-Brabant. Het heeft 310 bedden. Voor de bewaking van de bewaaromstandigheden van de geneesmiddelen en medische stalen maakt het ziekenhuis al langer gebruik van condition monitoring met calibratietags. Bij condition monitoring worden de temperatuur, en indien gewenst ook de vochtigheidsgraad en het CO2-niveau, permanent gemeten. Wanneer de waarden afwijken, gaat er een alarm af.

De temperatuur wordt bij Sint-Trudo elke tien minuten gemeten in elke koelkast in de omgeving van de apotheek en in het magazijn. Daarna wordt ze draadloos doorgestuurd naar de server. Maar Sint-Trudo merkte dat de tags na verloop van tijd minder accuraat werden. “Daardoor waren we er niet meer zeker van dat onze geneesmiddelen en medische stalen onder de beste omstandigheden werden bewaard”, zegt Toon Pirard, apotheker in het Sint-Trudo Ziekenhuis. Bovendien krijgt elke aangeschafte tag een certificaat dat maar één jaar geldig is. Om in aanmerking te komen voor JCI-accreditatie (een kwaliteitslabel dat alleen wordt toegekend aan ziekenhuizen die voor meer dan 1.300 objectieve criteria een optimale score behalen) moeten tags altijd over een certificaat beschikken, dus dienen ze om het jaar opnieuw gekalibreerd te worden.

Er zijn drie manieren om die tags opnieuw te kalibreren. Ofwel door ze in een ijsbad en in kokend water te steken om te kijken in hoeverre ze afwijken en de waarden opnieuw in te stellen, ofwel door één gecertificeerde referentietag te kopen waarmee tien andere tags worden geijkt, ofwel door de kalibratie uit te besteden. “Wij hebben voor die laatste oplossing gekozen”, zegt Toon Pirard. “Kalibreren in ijsbad en kokend water kost veel tijd, je hebt extra tags nodig voor de tijd die de kalibratie in beslag neemt en de methode is onbetrouwbaar en wordt niet aanvaard voor accreditatie. Ook wanneer we gekalibreerde referentietags aankopen kost dat veel tijd, heb je extra tags nodig en heb je niet voor elke tag een certificaat. Het outsourcen van de kalibratie is iets duurder, maar dat wordt gecompenseerd doordat je geen extra tags nodig hebt en je personeel er geen tijd aan hoeft te besteden.”

Daarom koos Sint-Trudo voor calibration as a (managed) service van PHI DATA, een onderhoudscontract met een jaarlijkse vaste prijs per tag. Klanten die zo’n contract afsluiten, krijgen elk jaar voor het verstrijken van hun certificaat een doos vol gekalibreerde tags, inclusief bijhorende certificaten en een overzicht van de unieke codes. Het volstaat dat Sint-Trudo de tags verwisselt, de nieuwe tags activeert en de oude verpakt en terugstuurt. De oude tags worden jaarlijks bij terugkeer door PHI DATA gecontroleerd op slijtage. De batterijen van alle tags worden elke 2 jaar vervangen. Daardoor is Sint-Trudo zeker dat de tags altijd werken en hoeft het nergens meer op te letten.

“Calibration as a service is een ideale uitbouw van ons bestaand loggingssysteem. We besparen op personeelskost en we kunnen certificaten voorleggen dat alles aan de eisen voldoet”, zegt Toon Pirard.

Sociale huisvestingsmaatschappij

Woonhaven Antwerpen is een sociale huisvestingsmaatschappij die sociale woningen verhuurt en verkoopt. Ze biedt huurders een kwalitatieve en betaalbare woning aan met aandacht voor duurzaamheid en architectuur. De maatschappij heeft 18.000 huurwoningen, waarvan 97% appartementen zijn. Die woningen liggen verspreid over de Antwerpse districten (uitgezonderd Ekeren), Mortsel en Edegem. Het aantal slaapkamers varieert van geen (studio) tot 5 slaapkamers. Woonhaven Antwerpen staat ook in voor onderhoud en renovatie van de flats.

Voorraadbeheer optimaliseren

In het technisch magazijn ligt een voorraad van zo’n 8.000 artikelen die nodig zijn voor dat dagelijkse onderhoud. Een deel van de vervangstukken bevindt zich niet in het centrale magazijn, maar in een van de 75 mobiele magazijnen, camionettes waarmee de onderhoudsploeg de baan op gaat. Tot voor kort werd alleen het centrale magazijn geïnventariseerd. Van zodra een item uit dat magazijn in een camionette werd geladen, was alleen op de papieren pickbon informatie beschikbaar over de juiste locatie. Het ERP-systeem van Woonhaven Antwerpen liet toe om ook de 75 deelmagazijnen te inventariseren, maar in de praktijk vroeg dat te veel inspanningen. Daardoor waren er dus gedurende een hele periode items moeilijker te vinden.

Daarom ging Woonhaven Antwerpen op zoek naar een oplossing die het mogelijk maakt om de informatie over de locatie weer te geven op handheld scanners. “We hebben onderzocht wat er beschikbaar was op de markt en die oplossingen vergeleken”, zegt Jan Pieters, Hoofd ICT en beleidsinformatie bij Woonhaven Antwerpen. “De oplossing van PHI DATA kwam als winnaar uit de bus: die zat prijs/kwaliteit het beste in elkaar.”

Standaard biedt PHI DATA IDStock aan voor het optimaliseren van voorraadbeheer wanneer de artikelen op verschillende locaties liggen. Maar omdat het ERP-systeem van Woonhaven Antwerpen al weet waar elk item zich bevindt, werd een oplossing op maat gecreëerd. “PHI DATA heeft voor ons software ontwikkeld waarmee Honeywell-scanners via webservices communiceren met ons ERP-systeem. Onze magazijnbeheerders hoeven geen specifieke functies op te roepen, de update verloopt eenvoudig via barcodes.”

De oplossing maakt het mogelijk om de transfer van artikelen tussen verschillende magazijnen op te vangen. Op de pickbon staat de juiste locatie. De oplossing zorgt ervoor dat die pickbon op het scherm van de handheld verschijnt in plaats van op papier. Items die worden gescand en gepickt, worden automatisch afgeboekt. Ook de ontvangst van materialen verschijnt geautomatiseerd in het systeem.

Bovendien verloopt de stocktelling een stuk vlotter. Waar in het verleden het magazijn twee dagen gesloten was zodat de voorraad kon worden geteld en via Excel-lijsten opnieuw worden ingevoerd in de ERP-omgeving, wordt nu via deze oplossing aan cycle-counting gedaan via het magazijn. Dat wil zeggen dat het hele jaar door zones kort worden gescand, zodat het magazijn open kan blijven. Daardoor worden verlies en beschadigingen van goederen nu ook gedurende het jaar opgevangen.

Positief traject

Woonhaven Antwerpen gebruikt de oplossing sinds begin 2015. “Meer dan besparen, was het ons doel om controle te krijgen over ons centrale magazijn en over de voorraad in alle wagens. Dat hadden we hiervoor niet. Onrechtstreeks merken we wel dat we hierdoor tijd en geld besparen.”

Jan Pieters is erg tevreden over de service. “Omdat we afhankelijk waren van een andere leverancier voor de webservice, hebben we de implementatie van de oplossing moeten uitstellen. PHI DATA was erg flexibel over die vertraging en heeft de implementatie snel op een nieuwe datum ingepast. De gebruikelijke bugs en aanpassingen die horen bij de start van zo’n project werden efficiënt opgelost. Vlak na de eerste setup vroegen wij al om een uitbreiding: we wilden dat de transfers die werden uitgevoerd via de scanners ook werden afgedrukt op een ticket. Zo hadden techniekers een boodschappenlijst die ze konden invullen op hun werkbonnen. Ook die levering van hardware en software is heel vlot verlopen. Wat ons betreft was dit dus zeker een positief traject dat we op termijn nog verder willen uitbreiden in samenwerking met PHI DATA: we willen graag een artikel in het magazijn kunnen scannen om herbevoorrading aan te vragen. PHI DATA heeft ons verzekerd dat dit eenvoudig mogelijk is en er slechts een kleine uitbreiding nodig is van de bestaande software.”