Events & Campagnes

Klantenportaal
Contact
Contact

All-in LabelEasy-oplossing verzekert onbezorgd gebruik en transparant prijsmodel

De Bandag-fabriek in Lanklaar produceert loopvlakken voor het herrubberen van bus- en vrachtwagenbanden. Om te vermijden dat bij het wegen en het aanbrengen van het label met de informatie over het loopvlak, menselijke fouten sluipen, heeft het bedrijf besloten het hele proces te automatiseren.

Bandag deed hiervoor beroep op PHI DATA, dat 3 units Automatic Label Applicators installeerde.

Hoe werkt het?

Het geautomatiseerde systeem gaat als volgt in z’n werk: het loopvlak, dat zich op een loopband bevindt, wordt opgerold. Operatoren kunnen op een scherm aangeven over welk product en welke productie het gaat. De band wordt verpakt, komt op een kipstoel terecht middels een robotarm, en wordt gewogen.

Deze informatie wordt geregistreerd, en daarna kleeft het systeem met een robotarm het juiste label op het verpakte loopvlak. Door de oplossing komen het juiste gewicht en logistieke gegevens op het juiste product, zodat er geen klachten van klanten zijn met betrekking tot foute leveringen, foute gewichten, edm.

LabelEasy

Bandag koos voor de “LabelEasy”-formule, waarbij alle kosten – zowel de hardware, de installatie, de software-sturing, het onderhoud als de reparaties gerelateerd aan het project, per label worden betaald.

Dit heeft tal van voordelen voor Bandag, verklaart ook Heidi Kerkhofs, IT Developer bij Bandag in Lanklaar. “We hebben voor PHI DATA gekozen, omdat zij de enige partij zijn, die een leasing-oplossing konden voorstellen. We weten nu precies wat de kost per label bedraagt en dus ook per band. Daarenboven hoeven wij niet zelf te investeren in de applicatorsystemen. Omdat ook het onderhoud en eventuele reparaties mee in het leasingcontract zitten, moeten we in huis niet zelf over al deze knowhow beschikken.”

Toen het AZ Sint-Elisabeth Ziekenhuis Zottegem (SEZZ) besloot om een ERP-systeem in gebruik te nemen voor een meer geïntegreerd en gecentraliseerd beheer, wou het zich niet beperken tot de centrale administratieve diensten. Ook het magazijn en specifieke afdelingen konden de vruchten plukken van een verdere automatisering van processen. Maar daar was wel de juiste, gebruiksvriendelijke software en hardware voor nodig die perfect integreert met het centrale ERP-systeem. Hiervoor konden ze terecht bij PHI DATA.

SEZZ 300x225 1

Het AZ Sint-Elisabeth Ziekenhuis Zottegem (SEZZ) is een regionaal ziekenhuis met 333 erkende

bedden en een dagziekenhuis (chirurgie, oncologie en interne, geriatrie) met 74 plaatsen. Een team van meer dan 100 artsen en meer dan 900 medewerkers zorgt voor de opvang van zowat 35.000 opnames per jaar.

Projectbeschrijving

Het AZ Sint-Elisabeth Ziekenhuis Zottegem (SEZZ) werkt al een tijd aan de digitalisering van haar bedrijfsprocessen. Een volgende stap was de verdere automatisering van de logistieke processen en het voorraadbeheer van het magazijn, het klinisch labo en de afdeling Anatomo-Pathologie.

Vroeger moesten we wekelijks onze stock overlopen om te weten wat er moest worden bijbesteld. Vandaag, met de combinatie van PHI DATA en ons ERP-systeem, wordt de volledige stock gelabeld bij ontvangst en gescand bij gebruik. Bij het scannen weten we dan meteen of we nog voldoende voorraad hebben, zodat onaangename verassingen vermeden worden. Bovendien is de oplossing erg gebruiksvriendelijk en intuïtief, wat ook helpt bij de acceptatie door de gebruikers. – Annelies, Laborante Anatomo-pathologie

Om de communicatie tussen het logistieke centrum, de verschillende afdelingen en het centrale beheersysteem te verbeteren en fouten in het voorraadbeheer te vermijden, vond AZ Sint-Elisabeth Zottegem bij PHI DATA een Smart Edge-oplossing, die gebruik maakt van een combinatie tussen PHI DATA’s IDhospitalsupply-software en hardware (Datalogic Memor 10 Healthcare mobiele toestellen, Datalogic Gryphon 4500 Healthcare barcodescanners en robuuste Zebra GK420 TT-printers).

De oplossing blinkt uit in eenvoud. De interface is duidelijk genoeg zodat er weinig misverstanden mogelijk zijn. En alles wordt correct gecommuniceerd naar het ERP-systeem, zonder extra inspanning en zonder fouten. – Kathleen, Hoofdlaborant

De mobiele toestellen en barcodescanners registreren nu de behoeften van het magazijn en de specifieke afdelingen, en communiceren alles met het centrale beheersysteem. Op die manier kunnen de gebruikers de voorraden efficiënt bijhouden zonder dat er fouten worden gemaakt en behoudt het centrale logistieke centrum een beter overzicht.

Dankzij de open en constructieve aanpak van alle partijen – PHI DATA, Xperthis en ons IT-team – verliep de oplevering en integratie op maat en binnen de deadline. – Johan, Diensthoofd Logistiek en Magazijn

Memor cropped 229x300 1

De Smart Edge-oplossing van PHI DATA, die de verbinding maakt tussen de fysieke én de digitale omgeving en processen, verbetert de communicatie tussen het logistieke centrum en het centrale beheersysteem, en tussen de logistieke dienst en de afdelingen die van het systeem gebruik maken. Dit alles zorgt voor minder tijdverlies en minder fouten, waardoor de medewerkers meer aandacht kunnen besteden aan de zorg. De gebruiksvriendelijkheid van de toepassingen zorgt voor een grote acceptatie bij de eindgebruikers.

Intussen blijft de ondersteuning door het PHI DATA-team even betrouwbaar als altijd, voegt Johan er nog aan toe: “Onze contactpersoon Wim Verduyn staat steeds 100% voor ons klaar. Als wij tegen morgen een nieuw toestel nodig hebben, zal hij daarvoor zorgen, koste wat het kost. Ook dat draagt bij tot onze tevredenheid.”

Smart Edge-oplossing

  • Gebruiksvriendelijke combinatie van software en hardware die perfect integreert met het bestaande centrale ERP-systeem

Voordelen

  • Verbeterde communicatie tussen het logistieke centrum en het centrale beheersysteem
  • Werking van de logistiek van en naar het magazijn vereenvoudigd
  • Minder tijdverlies, minder fouten, meer aandacht voor de zorg
  • Gebruiksvriendelijkheid bevordert de acceptatie bij de eindgebruiker

Technologie

  • PHI DATA’s IDhospitalsupply software
  • Datalogic Memor 10 Healthcare mobiele toestellen
  • Datalogic Gryphon 4500 Healthcare barcodescanners
  • Robuuste Zebra GK420 TT-printers

Bij Audi Brussels rijden jaarlijks meer dan 120.000 Audi A1’s van de band. Daar werken meer dan 2.500 medewerkers hard aan. Om de verschillende onderdelen te trekken, duwen, tillen en opruimen, rijden er zo’n 3.400 karretjes rond met verschillende hoogtes en breedtes. Al dat rollend materieel moet minstens 1 keer per jaar een grondig onderhoud ondergaan. Ook de levensduur van tractiebatterijen stijgt wanneer ze regelmatig worden onderhouden. Op zoek naar een oplossing die voor een overzicht en efficiëntie zorgt, kwam Audi terecht bij PHI DATA.

Als er 3.400 verschillende soorten karretjes rondrijden, is het moeilijk om in het oog te houden welke al een onderhoud hebben gehad en welke dringend toe zijn aan nazicht. Met behulp van Excellijsten die dagelijks werden aangevuld, deden de medewerkers van Audi in Brussel wat ze konden. Toch werden sommige karretjes niet vaak genoeg gecontroleerd. Bovendien moesten de karretjes in de montageafdeling tijdens het hele werkjaar beschikbaar blijven. Tijdens de jaarlijkse vakantie, het ideale moment voor de controle, waren ze soms onvindbaar omdat ze niet op hun plaats stonden. Daardoor werd de verplichte jaarlijkse controle soms bemoeilijkt.

Audi ging op zoek naar een oplossing die een veel sneller beeld gaf van welke karretjes gecontroleerd waren en welke dringend aan de beurt moesten komen. Er werd gekozen voor een systeem waarbij elk karretje wordt uitgerust met passieve RFID-tags. Een systeem met gerichte antennes leest de tags in een gang waar de meeste karretjes dagelijks passeren. Intussen loopt de onderhoudsploeg rond met handhelds waarmee ze de karren scannen die ze tegenkomen. Elke medewerker heeft zijn eigen inloggegevens en kan meteen in het systeem invoeren welke kar hij onder handen heeft genomen en wat hij er precies aan heeft gedaan.

“Ik wist precies naar welke oplossing mijn voorkeur uitging”, zegt Koen Cosyns, coördinator facility management bij Audi. “Passieve RFID-tags geven me het overzicht dat ik wil, voor een aanvaardbare prijs. Ik heb aan PHI DATA laten weten wat ik zocht, en zij hebben voor Audi Brussels een programma op maat geschreven. Dat was niet eenvoudig, want er golden heel wat restricties. De te controleren karretjes waren bovendien niet bepaald uniform, zowel in formaat als in functie.”

Bij de zoektocht naar de juiste partner ging Audi niet over één nacht ijs. “We hebben ook geïnformeerd bij andere leveranciers welke oplossingen zij konden bieden. PHI DATA bood op het vlak van prijs-kwaliteit de beste oplossing. Bovendien werkten we al met hen samen: PHI DATA levert ons al jaren printers en scanners. Zij kennen ons bedrijf dus goed, en wij weten dat ze een professionele, betrouwbare partner zijn. De samenwerking verloopt goed en als er zich een probleem voordoet, worden we snel geholpen.”

Sinds de implementatie van de oplossing zijn er minder vaak reparaties nodig en stijgt de levensduur van de karretjes die in omloop zijn. “Om een idee te geven van de impact van het regelmatiger onderhoud: we gebruiken de oplossing ook voor onze tractiebatterijen, die elektrische energie leveren aan onder andere onze vorkheftrucks en palletwagens. We traceren het onderhoud van meer dan 300 tractiebatterijen, die samen ongeveer 1 miljoen euro waard zijn. Ook daarvan kunnen we nu vlot zien wanneer die voor het laatst onderhouden zijn en wat eraan werd gedaan.”

Daarvoor wordt een kopie gebruikt van het programma dat PHI DATA maakte voor het rollend materieel. Onderhoudsmedewerkers lopen rond met handhelds en lezen de tags van batterijen die ze tegenkomen of waaraan ze werken. Ook hier kunnen ze rechtstreeks in het systeem invoeren welk onderhoud ze hebben uitgevoerd. “Dat is een groot voordeel van de handheldterminals, die we zowel gebruiken voor stilstaande karren als voor batterijen. De medewerkers scannen de RFID-tags en kunnen meteen in de database zien of er onderhoud nodig is. Vroeger moesten ze eerst door eindeloze Excellijsten scrollen. De levensduur van onze tractiebatterijen, die vroeger drie tot vijf jaar was, is door het regelmatige onderhoud verlengd tot zeven jaar.”

Op termijn wil Audi de oplossing uitbreiden. “We kijken nu welke gegevens we voor de productiegebonden eenheden kunnen verzamelen aan de hand van RFID-tags. Daarvoor willen we opnieuw samenwerken met PHI DATA.”

audi workflow management

DHL Parcel (Speedpack) levert dagelijks meer dan 6.000 pakketten, 800 paletten en 2.000 items met onregelmatige afmetingen in België en Luxemburg. Daarvoor vertrekken elke dag ruim 270 voertuigen aan het magazijn of aan een van de vijf crossdocking-zones in België.

Om de levering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de klanten de mogelijkheden te bieden om hun pakket in real-time te volgen, ging DHL Parcel (Speedpack) op zoek naar een oplossing. De oplossing moest bovendien waarschuwen wanneer de lading niet overeenkomt met de levernota. Omdat bepaalde klanten van DHL Parcel (Speedpack) heel specifieke eisen hebben wat betreft rapportage, moet het mogelijk zijn om rapporten op maat aan te maken. En ten slotte wilde DHL Parcel ook dat de oplossing klachten en claims gemakkelijk integreert in de order.

“We hebben contact gehad met een aantal leveranciers”, zegt David Thys, BPO/IT Program Manager bij DHL Parcel. “IDdelivery van PHI DATA kwam als beste uit de vergelijking. We hadden daarvoor verschillende redenen. PHI DATA scoorde erg goed op vlak van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, zowel wat betreft installatie als in dagelijkse werking. Bovendien was hun systeem eenvoudig te gebruiken en snel te implementeren terwijl het alle mogelijkheden biedt waarop we hoopten.”

IDdelivery geeft elk item een barcode met een uniek nummer. Deze nummers zijn gekoppeld aan een levernota die bij een bepaalde ronde of rit hoort. Alle chauffeurs beschikken over een industriële PDA van Motorola met ingebouwde barcodescanner. Die is in real-time verbonden met de centrale database. Door bij het laden alle barcodes te scannen, kunnen de chauffeurs meteen controleren of ze met de juiste lading vertrekken.

Na het laden toont IDdelivery de lijst van alle leveringsadressen van de ronde. Met één druk op de knop kan de chauffeur de ronde starten naar het eerste adres in de lijst. Het systeem is verbonden met een planningspakket en met Bing Maps, voor de berekening van de meest optimale route en de verwachte aankomsttijd. Het stelt klanten bovendien in staat om in real-time te volgen waar hun pakket zich op welk moment bevindt, en hoe laat het ongeveer bij hen thuis zal worden geleverd.

Eenmaal bij de klant aangekomen, worden de leveringsnota en de barcode op het artikel gescand. Indien er problemen zijn met de levering, bijvoorbeeld doordat ze beschadigd raakte, kan dat worden aangegeven, eventueel met foto’s. De ontvanger zet zijn handtekening op de levernota of op het scherm van de PDA, zodat er achteraf geen discussies zijn over wie welke levering in ontvangst heeft genomen.

Na de levering zijn die gegevens meteen beschikbaar voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen.

“We zijn erg tevreden over de oplossing”, zegt David Thys. “We gebruiken ze intussen al een aantal jaar en zowel onze vloot als onze backoffice werken nu veel efficiënter. Bovendien besteden we minder geld en tijd aan telefoneren, zowel van en naar mensen die vragen hebben over hun levering, als van en naar onze chauffeurs. Onze klanten zijn tevreden omdat we hen ondersteuning kunnen bieden op maat. En de mensen die wachten op hun levering reageren erg positief op de mogelijkheid om het leveringsuur van hun bestelling online te checken.”

AZ Monica is een privaat ziekenhuis van 477 hospitalisatiebedden en 100 daghospitalisatiebedden in de Antwerpse regio. Het ontstond uit de fusie van ziekenhuis Maria Middelares in Deurne en de Eeuwfeestkliniek in Antwerpen. Later werd de Apra kliniek (revalidatie) geïntegreerd in de Antwerpse campus. Beide oorspronkelijke campussen blijven bestaan als volledige acute ziekenhuizen, maar meer en meer treden specialisatie en complementariteit op. AZ Monica is tevens gelieerd aan het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) via een groepering.

Het ziekenhuis staat in België bekend als vooruitstrevende instelling en trekt die lijn ook door in haar logistieke behoeften. PHI DATA kreeg namelijk de opdracht alle verbruiksartikelen te voor-zien van RFID-labels om op een efficiëntere manier de voorraad te beheren. Daarnaast implementeert PHI DATA ook ARTA, de mobiele oplossing voor “middelen- en patiëntentransport”, die gebruikt wordt op Motorola MC55A-HC Healthcare handhelds, een primeur in België.

Efficiëntere supply chain

AZ Monica implementeerde reeds een AeroScout RTLS-systeem dat zorgt voor het traceren van patiënten, medisch materiaal en temperatuur-monitoring. Om het hele logistieke proces binnen het ziekenhuis te verbeteren, zet AZ Monica nu een stap verder en zullen ook alle verbruiksartikelen van een RFID-label voorzien worden. Zo is het mogelijk sneller een meer accurate inventaris op te maken voor de honderd verschillende bergruimtes, die dan vanuit één centraal magazijn bevoorraad kunnen worden. Het grootste voordeel is dat met een minimale voorraad het nodige materiaal toch steeds beschik-baar is.

Om dit project te verwezenlijken doet AZ Monica een beroep op PHI DATA, dat hiervoor zijn in huis ontwikkelde IDwms en IDhospitalsupply oplossingen naar voor schuift.

“PHI DATA heeft de laatste jaren heel wat ervaring opgedaan binnen de healthcare-sector. Heel vaak werd op ons beroep gedaan voor zaken als temperatuurmonitoring en dwaaldetectie, maar de laatste tijd zien we meer en meer interesse in onze puur logistieke oplossingen. Binnen de meer industriële sector zijn supply chain management en warehouse management systemen allang ingeburgerde begrippen, maar ziekenhuizen hinken op dat vlak wat achterop. Terwijl zij ook als bedrijven met een logistieke ketting beschouwd kunnen worden, en dus ook op dat vlak aan efficiëntie kunnen winnen”, zegt Wim Verduyn, senior account manager healthcare bij PHI DATA.

Patiëntentransport

Naast de optimalisatie van de bevoorrading is PHI DATA ook verantwoordelijk voor de implementatie van een oplossing voor patiëntentransport. PHI DATA werkt daarvoor samen met Ortus Group, een Nederlandse leverancier die sinds kort ook in België actief is en met AZ Monica zijn eerste Belgische refe-rentie binnenhaalt. Met de ARTA software van de Ortus Group kunnen alle mogelijke transportopdrachten geoptimaliseerd worden, gaande van het vervoer van patiënten tussen verschillende afdelingen, tot het opnemen van de maaltijden en de aansturing van de facility teams.

“We zien technologie als een middel om de verpleegkundigen tijdrovend administratief werk uit handen te nemen en tegelijkertijd de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren. Dat is het doel van het LEAN management project dat we eerder dit jaar opgestart hebben, en waar PHI DATA ons in belangrijke mate in ondersteunt. Dankzij hun kennis van de healthcare-sector en hun jarenlange ervaring in de logistieke wereld hebben ze ons al meerdere keren hun diensten bewezen.”

Dirk Van de Vyver, Adjunct algemeen directeur bij AZ Monica

De holistische aanpak kadert in de al-gemene LEAN doelstelling van AZ Monica. Dirk Van de Vyver, adjunct algemeen directeur bij AZ Monica zegt: “We zien technologie als een middel om de verpleegkundigen tijdrovend administratief werk uit handen te nemen en tegelijkertijd de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren. Dat is het doel van het LEAN management project dat we eerder dit jaar opgestart hebben, en waar PHI DATA ons in belangrijke mate in ondersteunt. Dankzij hun kennis van de healthcare-sector en hun jarenlange ervaring in de logistieke wereld hebben ze ons al meerdere keren hun diensten bewezen. Daarom zien we dit project slechts als het begin van een lange strategische samenwerking, waarbij we samen stap voor stap nieuwe processen kunnen bestuderen en implementeren.”

Het huidige contract omvat de implementatie van PHI DATA’s IDwms en IDhospitalsupply, en de levering en installatie van het eerste deel van de ARTA transportoplossing, die op Motorola MC55A-HC Healthcare handheld toestellen draait. Deze zijn ontwikkeld voor de ziekenhuissector, zijn compact en eenvoudig in gebruik en beschikken over een groot scherm en een desinfectiebestendige witte behuizing. De analyse van de processen en goederenstromen is al uitgevoerd, het eerste deel van de applicaties zal nog dit jaar worden opgeleverd.

Bekijk de video:

Uitdaging:

Een oplossing om terugkerende logistieke processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen

Beschrijving:

Voorraadbeheer i.s.m. ERP-leverancier Xperthis; ERP op PC-niveau, mobiele terminal met PHI DATA IDhospitalsupply software, dat in contact staat met centrale ERP-systeem (SAP). In totaal zijn er 10-15 gebruikers.

Oplossing:

Handscanners met IDhospitalsupply software

Resultaat:

Snellere manier van werken en efficiëntere interne logistiek

—

Zoals de meeste ziekenhuizen moet ook  AZ Maria Middelares in Gent op regelmatige tijdstippen de voorraadruimtes van de patiëntenafdelingen aanvullen. In die voorraadruimtes bevinden zich rekken met bakjes, die plaats bieden aan alles wat het verplegend personeel dagelijks nodig heeft: van plastieken bekertjes, verbanden en pleisters, tot steriele goederen en drukwerk.

Tot 2013 werd het beheer van die voorraden manueel verzorgd. Magazijnbedienden liepen langs een tiental afdelingen van het ziekenhuis om te kijken welke niet-steriele producten zij dienen aan te vullen in de voorraadruimte. Zodra een bakje leeg was, gaf de bediende deze informatie in op een laptop, die in verbinding stond met het centrale ERP-systeem. In het magazijn bekeek hij vervolgens welke producten dienden te worden verzameld, om bij een volgend bezoek aan de afdeling de lege rekken opnieuw aan te vullen.

Deze manier van werken was uiterst tijdrovend en omwille van de manuele input foutgevoelig. Het AZ zocht daarom een oplossing om deze terugkerende logistieke operaties zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Immers, Maria Middelares zou in 2014 en 2015 deze methode van bevoorraden uitbreiden naar een dertigtal afdelingen; en dit niet alleen voor niet-steriele, maar ook voor steriele goederen.

PHI DATA introduceerde een barcodesysteem voor de identificatie van de afdelingen en de artikels. Deze worden geregistreerd met handscanners die over een op maat gemaakte software beschikken. Per scan wordt een tekstbestand gegenereerd, dat wordt ingelezen in het centraal administratief ERP-systeem via een USB- connectie op een PC. Indien een rekje leeg is, scant de magazijnier de barcode van het rek, en die code wordt opgeladen in het ERP-systeem. Zo weten de magazijniers snel en zonder fouten welke afdeling welke producten nodig heeft.

“De nieuwe manier van werken is een pak efficiënter”, legt Bart Claus, Distributiemedewerker in het AZ Maria Middelares uit. “Het grote voordeel is dat er nagenoeg geen fouten meer gebeuren, omdat we niet langer manueel de informatie moeten intikken. En niet alleen is de foutenmarge enorm verminderd, we winnen er ook veel tijd mee – tot 2 à 3 uur per dag.”

“We hebben voor PHI DATA gekozen omdat het zeer handig is dat zij zowel de hardware (de handscanners) als de software (op de scanners) konden leveren”, voegt Bart Claus toe. “Wij zijn zeer tevreden over de oplossing en zijn van plan deze in de toekomst uit te breiden met andere mogelijkheden zoals het opmaken van een inventaris, of het automatisch berekenen van het verbruik.”

Bij AZ Jan Portaels, het algemeen ziekenhuis van Vilvoorde, werken 858 medewerkers en 130 specialisten. In de 406 bedden worden elk jaar 10.700 patiënten gehospitaliseerd. Veel patiënten, dat wil zeggen veel werk. Om alles zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, ging AZ Jan Portaels op zoek naar oplossingen om verwarde patiënten van de afdeling geriatrie te beschermen én naar manieren om de kwaliteit van de bewaring van medicijnen, reagentia en patiëntenmonsters te garanderen. De perfecte partner voor die oplossingen vond het ziekenhuis bij PHI DATA.

Betrouwbare wegloopdetectie

AZ Jan Portaels was op zoek naar oplossingen voor verschillende problemen. Zo was het systeem voor wegloopdetectie dat op de Geriatrie-afdeling werd gebruikt niet voldoende betrouwbaar. Om de veiligheid van verwarde patiënten te garanderen zonder te zeer beslag te leggen op de tijd van het personeel, gingen de verantwoordelijken samenzitten om te bekijken waaraan een nieuw systeem zeker moest voldoen.

Het resultaat was een lijstje met vijf prioriteiten:

  • Het nieuwe systeem moet betrouwbaar te zijn
  • Het alarm mag zo weinig mogelijk afgaan
  • Alarm dient via de DECT binnen te komen
  • Alleen de uitgang wordt gemonitord
  • Gesloten deuren ontmoedigen wegloopgedrag, maar tegelijk houdt de afdeling een open sfeer

De oplossing die PHI DATA aanbood, voldeed perfect aan al deze eisen. De deuren zijn standaard gesloten en gaan automatisch open als iemand de deuren nadert, tot iemand zonder tag dichterbij komt. Als een patiënt met een tag nadert, blijft de deur gesloten. Het alarm gaat enkel af wanneer iemand met een tag de deur nadert en deze open staat. Wanneer een patiënt met tag getransporteerd dient te worden, bijvoorbeeld voor een onderzoek, gebruikt het personeel het badgesysteem. Zo krijgt deze patiënt tijdelijk vrije doorgang.

“We zijn erg tevreden over de samenwerking”, zegt Marc Debremaeker, diensthoofd biotechniek en stafmedewerker MICT (medische informatica en communicatie technologie). “Doordat we de oplossing aan andere, bestaande systemen wilden koppelen, hadden we een partner nodig die met ons meedacht. De kleine problemen die onvermijdelijk opduiken in de loop van zo’n project werden snel opgelost door PHI DATA. Ook de oplossing zelf doet precies waarop we hadden gehoopt. Doordat er pas alarm wordt geslagen wanneer een patiënt effectief de afdeling verlaat, kunnen we de veiligheid van onze patiënten garanderen zonder dat onze medewerkers te veel tijd verliezen met het in het oog houden van de uitgang.”

Temperatuurmonitoring

Een ander argument dat AZ Jan Portaels overhaalde om voor de oplossing van PHI DATA te kiezen, is de moduleerbaarheid ervan. Van die mogelijkheid maakte het ziekenhuis intussen al dankbaar gebruik: ook voor de temperatuurmonitoring van de koelkasten zowel in de apotheek en het laboratorium als op de verpleegafdelingen en consultaties werd gekozen voor PHI DATA.

Eerst kwam het laboratorium aan bod. “Volgens de ISO 15189-norm moet het laboratorium de temperatuur van koelkasten, diepvriezers en broedstoven monitoren. In totaal gaat het bij ons om 34 plaatsen. Op al die locaties keken we één keer per dag de minimum- en maximumtemperatuur na op de thermometer, maar dat was tijdrovend, niet efficiënt genoeg en sommige problemen werden te laat opgemerkt”, zegt dokter Sonja De Bock, diensthoofd Klinische Biologie. Daarom ging het laboratorium op zoek naar een geautomatiseerd systeem dat de temperatuur continu meet en een waarschuwing geeft wanneer vooraf bepaalde grenzen worden overschreden.

Uiteindelijk werd gekozen voor de Aeroscout Condition Monitoring-oplossing van PHI DATA. Tags in de koelkasten, diepvriezers en broedstoven monitoren continu de temperatuur. Als vooraf bepaalde grenzen worden overschreden, wordt er via mail en DECT een alarm verstuurd. De draadloze oplossing, die via WiFi werkt, bouwt een archief op met daarin maandelijkse rapporten. Bovendien zijn de temperatuuroverschrijdingen én corrigerende maatregelen traceerbaar.

Calibration as a service

Eenmaal alle koelkasten, diepvriezers en broedstoven in het laboratorium naar ieders tevredenheid waren uitgerust met tags, werd de aandacht verlegd naar de koelkasten in de apotheek en op de verpleegafdelingen en consultaties. Die bevatten vaak erg dure medicijnen en het is de verantwoordelijkheid van de apotheek om de correcte bewaaromstandigheden ervan te garanderen tot het moment dat ze worden toegediend aan de patiënt.

“We hebben hiervoor een lastenboek opgemaakt”, zegt Kim De Gieter, diensthoofd Apotheek. “Vier leveranciers schreven daarop in. De opdracht werd gegund aan PHI DATA omdat zij het best voldeden aan onze criteria. We hebben vijftig tags aangekocht voor monitoring, en bovendien gekozen voor calibration as a (managed) service.” Calibration as a service houdt in dat AZ Jan Portaels elk jaar voor het verstrijken van het certificaat een doos vol gekalibreerde tags ontvangt, inclusief bijhorende certificaten en een overzicht van de unieke codes. Het volstaat dat Jan Portaels de tags verwisselt, de nieuwe tags activeert en de oude verpakt en terugstuurt. De oude tags worden jaarlijks bij terugkeer door PHI DATA gecontroleerd op slijtage. De batterijen van alle tags worden elke 2 jaar vervangen. Daardoor is AZ Jan Portaels zeker dat de tags altijd correct werken.

“We zijn erg tevreden over onze keuze, al kost de uitrol heel wat tijd doordat alle verpleegafdelingen, consultaties en operatiekamers moeten worden aangepakt. Ook dienen alle betrokken medewerkers te worden geïnformeerd of opgeleid. Maar eenmaal alles draait zoals het hoort en iedereen met de oplossing overweg kan, is de return on investment snel duidelijk: de draadloze Condition Monitoring-oplossing zorgt ervoor dat er automatisch rapporten worden gecreëerd waarop de temperaturen en de duur van een eventuele temperatuurafwijking duidelijk af te lezen zijn. Daardoor kunnen we de juiste beslissingen nemen omtrent het al dan niet verder gebruiken van de medicatie. Bovendien verloopt de samenwerking erg goed. De mensen van PHI DATA zijn makkelijk en snel te bereiken in geval van vragen of problemen.”

PHI DATA implementeerde een barcode scansysteem voor de markering, inventarisatie en lokalisatie van unieke objecten aan de hand van barcodes bij AZ Jan Palfijn in Gent. De oplossing omvat hardware, labels en licenties, en tevens de implementatie en koppeling met het bestaand asset management systeem.

Assets inventariseren

De technische dienst en de dienst infrastructuur van het AZ Jan Palfijn waren op zoek naar een oplossing die zou toelaten om periodiek een inventaris te maken van alle assets in het hele ziekenhuis. Deze “assets” omvatten zowel medische apparatuur als tafels, stoelen en ander verplaatsbaar meubilair. De bedoeling is om één of meerdere keren per jaar een ronde van het hele ziekenhuis te doen en te controleren welke objecten zich in welke ruimtes bevinden. De oplossing moest ook met het huidige asset management systeem kunnen communiceren.

Om een duidelijk zicht te krijgen op welke verplaatsbare objecten en toestellen zich op welke plaats in het ziekenhuis bevinden, heeft het AZ Jan Palfijn het afgelopen jaar een asset management systeem (Rimses) geïntroduceerd, waarin alle objecten kunnen worden geïnventariseerd. Per object wordt in dat systeem zowel de naam, de aankoopdatum als de locatie ingegeven, samen met alle technische details. Dit systeem is echter niet in staat om periodieke controles te doen. Daarvoor wordt beroep gedaan op een  oplossing van PHI DATA. De Wemmelse specialist in Auto-ID oplossingen stelde een oplossing voor waarin zou worden gewerkt met handscanners voor de registratie van assets en het softwarepakket IDAsset voor de koppeling met het bestaande asset management systeem.

Hoe werkt het?

Hein Reynaert legt uit hoe de registratie en inventarisatie in zijn werk gaan: “Alle assets die we dienen te inventariseren, krijgen een sticker met een objectnummer en een barcode. Op die manier weten we meteen welke toestellen werden geïnventariseerd en welke niet. Deze labels worden aangeleverd door PHI DATA en uitgelezen met een barcodelezer. De technische medewerkers van de dienst infrastructuur beschikken hiervoor over twee handscanners, die gekoppeld zijn aan het WIFI netwerk en waarmee ze objecten in alle ruimtes scannen. Op deze handscanners draait een Android IT-systeem, waarop de applicatie IDAsset van PHI DATA staat.”

Concreet scannen de medewerkers eerst en vooral de barcode van het lokaal waarin ze willen inventariseren, want ieder lokaal heeft zijn unieke nummer. Zodra dat gebeurd is, krijgen ze op hun scherm te zien welke toestellen er horen te staan. Daarna kunnen ze van start gaan met het scannen van de barcodes van alle objecten die in het lokaal aanwezig zijn. Als dat gebeurd is, toont het scherm een overzicht van welke toestellen er ontbreken, en welke er teveel zijn gescand sinds de laatste inventaris. De medewerker die de scan uitvoert stuurt de informatie met de inventaris vervolgens via WIFI naar het bestaande asset management systeem. Daar worden alle locatievelden geüpdatet met de nieuwe informatie. De software van PHI DATA, IDAsset, legt vervolgens de koppeling tussen de ruimtenummers en de objectnummers.

Eenvoudig en gebruiksvriendelijk

“Sinds we werken met de scanners is ons werk een stuk gemakkelijker. De gebruiksvriendelijkheid maakt het eenvoudig om periodiek inventaris op te maken. Waar we voordien minder controle hadden over de precieze locatie van toestellen en meubilair, kunnen we nu korter op de bal spelen wanneer er iets gezocht moet worden”, legt Hein Reynaert uit.

De samenwerking met PHI DATA verliep zeer positief. “PHI DATA was meteen mee. Ze hadden ook snel door wat onze wensen en noden waren. Zowel project-technisch als op het vlak van de uitvoering hebben we niets aan te merken: alles is uiterst vlot verlopen. Naast de medewerkers van PHI DATA was ook hun oplossing zeer flexibel. Alle instellingen en aanpassingen zijn op het vlak van IDAsset gebeurd, zodat het zou kunnen communiceren met ons asset management systeem Rimses. Langs de andere kant zijn er geen aanpassingen nodig geweest. Wij hopen binnenkort alle assets in het ziekenhuis met de barcodelabels te kunnen uitrusten, zodat het systeem in het hele ziekenhuis kan worden gebruikt.”

Volvo Cars Corporation telt wereldwijd ongeveer 20.000 werknemers. Volvo bouwt al sinds 1965 auto’s in Gent, in één van de twee hoofdfabrieken van Volvo Car Corporation (de andere bevindt zich in Göteborg, Zweden). 95 % van de productie wordt geëxporteerd. De hoeksteen van de werkorganisatie in de fabriek is teamwerking. De monteurs werken in teams van ongeveer 12 personen. Volgens het principe van zelfbeheer staat het team zelf in voor het opvolgen van de belangrijkste indicatoren (kwaliteit, kost, leveringszekerheid, verbeteringen, veiligheid, medewerkerstevredenheid en milieu).

In dat kader past ook het DAISSY-project (Direct Access Information & Support System), dat gecoördineerd werd door Flanders’ Drive, de competen-tiepool voor de voertuigindustrie in Vlaanderen. Het concept van DAISSY werd door Volvo Cars bedacht en helpt bedrijven uit de automobielsector hun werknemers rechtstreeks en op eenvoudige/snelle wijze vanop de werkvloer toegang te bieden tot diverse computersystemen, om zo hun betrokkenheid te verhogen, en op termijn de productiekwaliteit en productiviteit te verhogen.

Concreet heeft Volvo Cars Gent vanaf 2008 circa 400 DAISSY-toestellen (Intermec CN3 / CN70) in gebruik genomen en vier modules geïmplementeerd: de elektronische rotatiekaart, een kwaliteitsmodule voor het traceren en updaten van kwaliteitsproblemen, een alternatieve trigger voor ANDON-systeem en een logistieke module voor een flexibele materiaalafroep.

Van Pick-to-Light naar Pick-to-Voice

Na de succesvolle implementatie van de vier modules binnen het DAISSY-project, werd ook bekeken of het pickingproces interactiever gemaakt kon worden. Tot voor kort werd er uitsluitend gebruik gemaakt van gedrukte picking-lijsten en Pick-to-Light-methode. Dat houdt in dat er een lamp gaat branden boven de doos waaruit iets gehaald moet worden. Deze werkwijzen waren een eerste stap om de kans op verkeerde pickings te beperken. Het nadeel van een Pick-to-Light is echter de beperkte mobiliteit en de beperkte flexibiliteit (het is relatief duur om een Pick-to-Light enkele meters te verplaatsen of om hem uit te bereiden met extra kisten/dozen).

Wim De Spiegeleer, de verantwoordelijke voor de kwaliteitssystemen in het assemblageproces bij Volvo Cars en de initiatiefnemer van het DAISSY-project, zegt: “We zijn best tevreden over ons Pick-to-Light-systeem, maar houden uiteraard voortdurend in de gaten wat er beter zou kunnen. Omdat een Pick-to-Voice een interactievere werkwijze mogelijk maakt, zijn we met enkele leveranciers rond de tafel gaan zitten om te bekijken wat de mogelijkheden waren. Onze keuze is op PHI DATA gevallen. Daar waren verschillende redenen voor. Ten eerste waren de concurrerende oplossingen niet beschikbaar op de CN3 handheld, die van PHI DATA wel. Gezien we al veel van die apparaten in gebruik hadden, wilden we de Voice-oplossing daar graag op laten draaien. Daarnaast is de software ook heel flexibel, waardoor we de Voice-dialoog zonder interfaces of middleware kunnen aansturen vanuit ons eigen DAISSY-systeem. Zo hoeven we nooit een beroep te doen op externe IT’ers, zoals wel het geval is bij vele andere oplossingen.”

Volvo’s interne IT-afdeling kon in samenwerking met PHI DATA de bestaande Pick-to-Light-aansturing uitbreiden naar Pick-to-Voice, zonder dat daar een volledig nieuw systeem voor geïmplementeerd moest worden. Wat het werkproces zelf betreft had Volvo enkele duidelijke voorwaarden gesteld. De operator moest zichzelf kenbaar kunnen maken, zodat eventuele problemen of fouten gemakkelijk te traceren zijn. Deze vereiste past in de DAISSY-filosofie van het bedrijf, die er onder andere voor gezorgd heeft dat elke werknemer toegang heeft tot de lijst die opsomt welke fouten hij op welk moment gemaakt heeft. Daarnaast moest het systeem ook zorgen voor een bevestiging dat een bepaald voorwerp gepicked werd. Ten slotte moest er een extra stap ingebouwd worden om te controleren of het juiste item wel op de juiste plaats is beland. Om daaraan tegemoet te komen moet de operator een code voorlezen voor het systeem dat registreert wat er gezegd wordt.

“Het grootste voordeel van Pick-to-Voice is dat de foutenmarge nog kleiner is dan bij Pick-to-Light omdat er meerdere controlemomenten ingebouwd zijn. Daarnaast is het ook een heel flexibel systeem: borgingen kunnen van op een bureau bijgesteld worden, en er is heel veel ruimte voor nieuwe functionaliteiten. Omdat het om een uitbreiding van een oplossing ging, bleef de kost ook beperkt,” zegt Wim De Spiegeleer.

“Nadelen waren er niet, groeipijnen wel. Zo hadden de werknemers even tijd nodig om te wennen aan het systeem, en waren er op spraakniveau wel enkele moeilijkheden. Door het systeem wat bij te stellen is dat probleem nu van de baan. Daarnaast waren er ook enkele problemen met de verbinding tussen de draad van de headset en het apparaat zelf, maar daar heeft PHI DATA meteen onderzoek naar verricht, zodat we ook dat op korte tijd hebben opgelost.”

Toekomstmuziek

Doordat de oplossing zo flexibel is, zijn er talrijke mogelijkheden voor uitbreidingen. Zo onderzoekt Volvo bijvoorbeeld een “Assemble-to-Voice” oplossing, waarbij het DAISSY-systeem aan de operator vertelt wat de volgende stap in een proces is. Zo zou Assemble-to-Voice kunnen waarschuwen voor complexe of weinig voorkomende montages, kunnen meegeven wat er zeker gecontroleerd moet worden, hoe een bepaalde montage aangepakt moet worden, enz. Op die manier verwachten we nog kwalitatiever te kunnen produceren.

Uitdaging

Efficiënt en snel een interventieploeg alarmeren bij agressief gedrag tegenover personeel.

Oplossing

RTLS-oplossing met RFID-tags van Stanley Healthcare (Aeroscout)

Resultaat

Verhoogde veiligheid voor medewerkers bij agressief gedrag.

Patiënten of familieleden die slecht nieuws krijgen, onder invloed zijn of een psychiatrische afwijking vertonen, reageren niet altijd even voorspelbaar. Dat weten ook de meer dan 1.100 medewerkers van AZ Klina, het algemeen ziekenhuis van de regio Noord-Antwerpen. Begin 2013 ging het ziekenhuis op zoek naar een oplossing om zijn medewerkers te beschermen tegen agressief gedrag. PHI DATA kon die oplossing bieden.

Het ziekenhuis zocht een systeem dat het personeel in staat stelt om in geval van agressie snel en eenvoudig een interventieploeg te alarmeren. Het toestel moest comfortabel te dragen zijn, betrouwbare informatie doorgeven aan de alarmcentrale en bovendien zelf aangeven of mensen binnen of buiten bereik zijn.

PHI DATA implementeerde een RTLS (Real Time Location System)-oplossing waarbij artsen, verpleegkundigen, paramedici en ondersteunende medewerkers uitgerust worden met badges, die tags van Stanley Healthcare (Aeroscout) bevatten. De T3-tags zijn compact en beschikken over een actieve RFID-chip. PHI DATA kan de gebruikte RTLS-technologie implementeren in bestaande WiFi-systemen en zo realtime informatie doorsturen over de locatie of conditie van mensen en/of goederen.

De implementatie bij AZ Klina verliep in vijf stappen:

In een eerste stap werd bepaald welke afdelingen tags nodig hadden en hoeveel.In een volgende stap werd de ideale configuratie op de T3-tags geïmplementeerd en werden alle tags en functionaliteiten getest. Daarna werden de tags gekoppeld aan de alarmserver, zodat de juiste telefoontoestellen verbonden zijn aan elk soort alarm. Vervolgens werd bekeken hoe de rapportage met betrekking tot oproepen, batterijniveau en tags binnen en buiten bereik moest worden aangepakt. En als laatste werd een gebruikershandleiding uitgewerkt voor iedereen die met de T3-tags overweg moet kunnen.

“We gebruiken het systeem nu meer dan een maand en zijn tot nu toe erg tevreden”, zegt Jan Herrijgers van AZ Klina. “Bij de implementatie merkten we al dat PHI DATA erg snel reageert in geval van problemen of vragen. Ze volgden het projectverloop goed op en gingen zelf achter openstaande issues aan. En het resultaat mag er zijn: we beschikken nu over een erg betrouwbaar systeem dat zelf traceert of tags binnen of buiten bereik zijn en krijgen een erg goede support.”

Na deze eerste positieve ervaringen overweegt AZ Klina om ook patiënten en medische toestellen te traceren.

Linkedin Twitter Youtube

Menu

Sectoren

Contact

Simac PHI DATA® NV
Heide 11, 1780 Wemmel

Tel: +32 2 460 71 12
E-mail: info@phidata.be

Simac PHI DATA © 2024 – Alle rechten voorbehouden – Privacybeleid – Cookiebeleid – Algemene voorwaarden

Website gemaakt door Kreatix