Toonaangevend Belgisch foodservicebedrijf beheert leveringen nu succesvol met Zebra Touch Computers en SOTI® MobiControl

JAVA Foodservice is een belangrijke naam op de Belgische markt voor de bezorging van verse levensmiddelen. JAVA is een familiebedrijf dat meer dan 90 jaar geleden werd opgericht en in eerste instantie bekend stond om zijn koffie. Het bedrijfsonderdeel JAVA Foodservice werd kortgeleden overgenomen door de Nederlandse Sligro Food Group. JAVA Foodservice levert ingrediënten en cateringdiensten aan ziekenhuizen, restaurants, scholen en pretparken.

De uitdaging

De markt voor de levering van levensmiddelen is bijzonder competitief. De chauffeurs van JAVA gebruikten in het verleden MC75 handheld mobile computers en mobiele printers voor het leveringenbeheer. De MC75’s begonnen echter oud te worden en JAVA wilde overstappen op een papierloze leveringsoplossing. Daarom wenste het bedrijf zelf een interne app te ontwerpen en zijn chauffeurs met smartphone-achtige toestellen te laten werken. Nadat er enkele consumentensmartphones waren getest, realiseerde het bedrijf zich dat het robuustere apparaten voor industrieel gebruik nodig had. Daarom wendde JAVA zich tot het Wemmelse PHI DATA, waarmee het reeds langere tijd samenwerkt. PHI DATA adviseert over, integreert en onderhoudt Auto-ID-oplossingen voor de automatisering en optimalisatie van bedrijfsprocessen in toeleveringsketens van allerlei verschillende industrietakken in de Benelux. Dankzij de oplossingen van PHI DATA kunnen klanten altijd rekenen op accuratere informatie en daardoor op betere kwaliteit en productiviteit. PHI DATA raadde aan, gebruik te maken van de Zebra TC55 Touch Computer met SOTI MobiControl.

De oplossing

De chauffeurs ontvangen hun dagelijkse bezorgingsrooster en de contactgegevens voor elke klant die ze gaan bezoeken via JAVA’s eigen Android-app op hun TC55. Eventuele gewijzigde instructies worden ontvangen terwijl de chauffeur nog onderweg is. Voor elke klant moet bepaalde informatie worden ingevoerd, bijvoorbeeld of de goederen al dan niet zijn afgeleverd, in welke verpakking (bijvoorbeeld in rollen of op pallets), en of er gebruikte verpakkingen worden mee teruggenomen. Vervolgens gebruikt de chauffeur de TC55 om picklists, artikelen en transportkarren te scannen, om te controleren of hij alle correcte goederen heeft geleverd en of hij het juiste aantal containers en dozen terugbrengt naar het magazijn van JAVA. Als er een probleem is met een bepaald product dat moet worden bezorgd of een bepaald pallet dat moet worden opgehaald, kan hij dat aangeven als niet-bezorgd of niet beschikbaar voor ophalen, waarbij hij een aantal specifieke oorzaken kan selecteren. Vervolgens ontvangt de binnendienst waarschuwingen en informatie, zodat het salesteam in actie kan komen. Ten slotte dient de klant op het scherm zijn handtekening te zetten om de levering te bevestigen. De klant kan verschillende medewerkers machtigen om een levering in ontvangst te nemen en de chauffeur kan door de lijst naar de gegevens van deze personen zoeken. Dankzij deze werkwijze weten zowel JAVA als de klant altijd precies wie de goederen in ontvangst heeft genomen. De chauffeur heeft niet langer een mobiele printer bij zich, dus de klant ontvangt geen afdruk, maar een digitale kopie van de bestelling en een elektronisch ontvangstbewijs. Chauffeurs kunnen zo nodig foto’s nemen of naar het hoofdkantoor sms-en of bellen om te overleggen over een bepaalde levering. Alle informatie wordt in real-time bijgewerkt en verwerkt door de systemen bij de binnendienst van JAVA. Dit levert nauwkeurige, zuivere gegevens op, zodat medewerkers bij de binnendienst geen uitleg hoeven te vragen over onleesbare krabbels of beschadigde formulieren. JAVA heeft nu een Zebra OneCareservicecontract voor de TC55’s. Elk toestel dat gerepareerd moet worden, wordt naar het Zebra Repair Centre gestuurd en binnen 2–3 werkdagen vervangen. Wanneer de ITmedewerkers een toestel moeten configureren of bijwerken terwijl de chauffeur ermee op pad is, kunnen ze gebruik maken van SOTI MobiControl. De vorige app die JAVA gebruikte voor het leveringenbeheer, werd regelmatig bijgewerkt en vanwege de drukke roosters van de koeriers was het implementeren van deze updates op de handsets van de chauffeurs altijd een traag en lastig proces. Dankzij de implementatie van SOTI MobiControl kan het JAVA-team de handsets nu snel en gemakkelijk op afstand bijwerken met nieuwe versies van de app. JAVA maakte zich ook zorgen over vertrouwelijke klantgegevens op de toestellen.
Het bedrijf wilde alle gegevens van een toestel kunnen wissen als het per ongeluk bij een klant bleef liggen of werd gestolen of verloren. Dit is een van de eerste projecten waarbij SOTI MobiControl is geïmplementeerd op een Android-toestel. In eerste instantie waren er enkele problemen, maar die zijn snel opgelost dankzij de goede samenwerking tussen Zebra, SOTI, PHI DATA en JAVA.

“Onze chauffeurs zijn het grootste deel van de dag onderweg. We wilden hen een smartphone-achtig apparaat geven, maar de toestellen die we hadden getest waren niet voldoende stevig en betrouwbaar voor ons type werk. De Zebra TC55 voldeed aan alle eisen. Bovendien is snelheid essentieel in onze competitieve branche. Het feit dat we onze app dankzij SOTI MobiControl op afstand kunnen beheren en downloaden naar het toestel van een chauffeur terwijl hij onderweg is, is voor ons van onschatbare waarde.”

Wim Heylen, ICT Director, JAVA Group

De resultaten

De meeste klanten van JAVA zijn aan het overschakelen op papierloze processen. Zij waarderen de tijdbesparing, de afname in papierwerk en administratie en de betere klantenservice. Dankzij de zuivere, nauwkeurige gegevens in real-time kunnen kantoormedewerkers veel sneller reageren op problemen met de bezorging. Bovendien hebben zowel de klant als JAVA nu een elektronisch dossier met alle historische gegevens van ontvangstbewijzen en bestellingen. De chauffeurs werken graag met de TC55: hij is mooier, sneller, steviger en beter geschikt voor het zware gebruik in de wereld van de logistiek. Deze nieuwe papierloze oplossing is een stap vooruit in JAVA’s streven om het milieu minder te belasten. Het nieuwe systeem betekent minder administratieve taken en verlaagt de kans op fouten tot het minimum. Gegevens worden onmiddellijk overgedragen naar de binnendienst. Zo wordt er tijd en geld bespaard en wordt de factureringscyclus verbeterd. Daarbovenop worden tijd en kosten bespaard door de toestellen op afstand te beheren, bij te werken en te deactiveren met behulp van SOTI. De oplossing levert dus een uitstekend ROI op. JAVA zal de app in de toekomst blijven ontwikkelen en bijvoorbeeld GPS-tracking in opnemen, voor het geval iemand een toestel verliest en de batterij leeg raakt.