Uitdaging:

Een oplossing om terugkerende logistieke processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen

Beschrijving:

Voorraadbeheer i.s.m. ERP-leverancier Xperthis; ERP op PC-niveau, mobiele terminal met PHI DATA IDhospitalsupply software, dat in contact staat met centrale ERP-systeem (SAP). In totaal zijn er 10-15 gebruikers.

Oplossing:

Handscanners met IDhospitalsupply software

Resultaat:

Snellere manier van werken en efficiëntere interne logistiek

—

Zoals de meeste ziekenhuizen moet ook  AZ Maria Middelares in Gent op regelmatige tijdstippen de voorraadruimtes van de patiëntenafdelingen aanvullen. In die voorraadruimtes bevinden zich rekken met bakjes, die plaats bieden aan alles wat het verplegend personeel dagelijks nodig heeft: van plastieken bekertjes, verbanden en pleisters, tot steriele goederen en drukwerk.

Tot 2013 werd het beheer van die voorraden manueel verzorgd. Magazijnbedienden liepen langs een tiental afdelingen van het ziekenhuis om te kijken welke niet-steriele producten zij dienen aan te vullen in de voorraadruimte. Zodra een bakje leeg was, gaf de bediende deze informatie in op een laptop, die in verbinding stond met het centrale ERP-systeem. In het magazijn bekeek hij vervolgens welke producten dienden te worden verzameld, om bij een volgend bezoek aan de afdeling de lege rekken opnieuw aan te vullen.

Deze manier van werken was uiterst tijdrovend en omwille van de manuele input foutgevoelig. Het AZ zocht daarom een oplossing om deze terugkerende logistieke operaties zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Immers, Maria Middelares zou in 2014 en 2015 deze methode van bevoorraden uitbreiden naar een dertigtal afdelingen; en dit niet alleen voor niet-steriele, maar ook voor steriele goederen.

PHI DATA introduceerde een barcodesysteem voor de identificatie van de afdelingen en de artikels. Deze worden geregistreerd met handscanners die over een op maat gemaakte software beschikken. Per scan wordt een tekstbestand gegenereerd, dat wordt ingelezen in het centraal administratief ERP-systeem via een USB- connectie op een PC. Indien een rekje leeg is, scant de magazijnier de barcode van het rek, en die code wordt opgeladen in het ERP-systeem. Zo weten de magazijniers snel en zonder fouten welke afdeling welke producten nodig heeft.

“De nieuwe manier van werken is een pak efficiënter”, legt Bart Claus, Distributiemedewerker in het AZ Maria Middelares uit. “Het grote voordeel is dat er nagenoeg geen fouten meer gebeuren, omdat we niet langer manueel de informatie moeten intikken. En niet alleen is de foutenmarge enorm verminderd, we winnen er ook veel tijd mee – tot 2 à 3 uur per dag.”

“We hebben voor PHI DATA gekozen omdat het zeer handig is dat zij zowel de hardware (de handscanners) als de software (op de scanners) konden leveren”, voegt Bart Claus toe. “Wij zijn zeer tevreden over de oplossing en zijn van plan deze in de toekomst uit te breiden met andere mogelijkheden zoals het opmaken van een inventaris, of het automatisch berekenen van het verbruik.”